Каждый работник предприятия, в том числе и его руководство, согласно действующему законодательству имеет право на время отпуска, которое может быть ему выделено на основании его заявления и графика отпусков. Оформляется данный период распоряжением, а также выписывается записка расчет о предоставлении отпуска работнику.
Это документ используется для осуществления расчета суммы отпускных, которые полагаются работнику. Для него установлена Росстатом специальная форма Т-60, какую предприятие имеет право использовать, или разработать в соответствии с нуждами компании собственный бланк.
Стандартизированные формы включены во все специализированные программы. При периодическом внесении всех необходимых данных, бланк заполняется в автоматическом режиме.
Выписывается он в отделе кадров вместе с приказом на предоставления отпуска. Определенных сроков оформления документа не существует. Есть правило, что работник за три дня до отправления в отпуск или в течение этого же срока с момента поступления от него заявления, должен получить причитающуюся ему сумму отпускных. Поэтому желательно данный документ выписывать сразу же после издания соответствующего распоряжения.
При его заполнении инспектор по кадрам в записке расчете указывает все дни оплачиваемых отпусков (ежегодных и дополнительных), а также период времени за которые они положены. Согласно законодательству каждый месяц труда дает работнику право на 2,33 дня отпуска. После этого он визирует документ своей подписью и передает его для произведения расчета оплаты этого времени отдыха в бухгалтерию
Бухгалтер-расчетчик выполняет выборку всех необходимых для определения отпускных сведений, к которым относятся суммы зарплаты, премий, доплат и т. д., а также периоды времени (за каждый полный месяц 29,3). Далее он определяет среднедневной заработок и с учетом количества дней отпуска рассчитывает общую сумму оплаты дней отдыха.
В соответствующих графах производится удержание НДФЛ и прочих сумм, и определяются деньги к выдаче. В записке проставляются реквизиты платежных документов на выдачу или перечисление денег. После подписания бланка бухгалтером, его подшивают к расчетным ведомостям за данный период времени.
Примечание. В каждой организации должен быть составлен и быть актуален , в соответствии с этим планом сотрудник в установленные законодательством сроки пишет , далее руководитель издает соответствующий . После этого бухгалтер производит расчет и за 3 дня до ежегодного отпуска сотрудник должен получить отпускные.
Порядок заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска
Лицевая сторона
Лицевую сторону бланка оформляется инспектором по кадрам. Сюда вносятся данные согласно изданного распоряжения об отпуске.
В верхней части документа записывается полное название фирмы и ее код по классификатору ОКПО. Ниже проставляется порядковый номер документа, дата его оформления.
Затем в соответствующих строках нужно указать полные Ф.И.О. работника, которому предоставляется отпуск, его табельный номер, название должности и структурного подразделения.
Если сотруднику согласно спецоценке условий труда положены дополнительные дни отдыха (например, в связи с вредными или опасными условиями труда), то ниже указывается их длительность, и заполняется таблица. В нее вносятся соответствующие данные: название отпуска, его период, даты начала и окончания и причину (основание) предоставления.
Затем указывается общее число дней отпуска (основного + дополнительного), после чего ответственный работник ставит свою должность, подпись и фамилию.
Оборотная сторона
Данную сторону заполняет бухгалтер-расчетчик.
Сначала сведения заносятся в раздел «Расчет оплаты отпуска». В левой таблице построчно указывается информация за предыдущие 12 месяцев работы - год и месяц (графы 1 и 2) и сумма за этот период, учитываемая при расчете среднего заработка (графа 3). В конце таблицы подводится суммарный итог.
В правой таблице нужно проставить количество дней (графа 4) или часов (графа 5) за которые производится расчет и вывести среднедневной заработок (графа 6).
Затем переходят к заполнению таблицы «Начислено» , которая состоит из двух частей, соответствующие текущему и будущему месяцу начислений с идентичными графами. Так, в графах 7 и 11 записывается число календарных дней отпуска, приходящихся на данный месяц, в столбцах 8-10 и 12-14 - сумма начислений, когда выплаты производятся за счет разных источников. В графе 15 подводится суммарный итог.
В таблицу «Удержано» в графы 16-21 вносятся соответствующие удержания (к примеру НДФЛ, по исполнительным листам и т. д.). В графе 22 указывается общая их сумма. Графа 23 - это деньги к выплате сотруднику.
Процедура предоставления отпуска состоит из нескольких этапов: работодатель издает соответствующий приказ, выплачивает отпускные, вносит необходимую информацию в кадровые документы. Унифицированная форма № Т-60 применяется для расчета заработной платы и других выплат при предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого или другого отпуска. Выплачивать отпускные работнику необходимо как минимум за три календарных дня до начала отпуска.
Как составить записку-расчет о предоставлении отпуска
В форме Т-60 указываются следующие данные:
- наименование организации;
- сведения о работнике с указанием структурного подразделения и должности;
- вид предоставляемого отпуска с указанием количества календарных дней;
- расчет сумм среднего месячного и дневного заработка для точного определения размера отпускных.
Дадим несколько рекомендаций по заполнению унифицированной формы Т-60. При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в строке «Период работы» указывается целый год, даже если он еще не отработан. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком строка не заполняется. Отпускные рассчитываются умножением среднего дневного заработка на количество дней отпуска и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.
Предлагаем вам скачать записку-расчет на отпуск (бланк 2019 года) в нашем конструкторе документов. Мы гарантируем, что представленный на этой странице шаблон полностью соответствует нормам действующего законодательства РФ.
Каждый официально работающий сотрудник располагает правом на ежегодный отдых . Перед его уходом в отпуск составляется записка-расчет, которая является официальным подтверждением предоставления данного периода и применяется для начисления отпускных.
Данный документ в 2016 году составляется по форме Т-60, согласно письму Роструда № ПГ/1487-6-1 от 14.02.13, только в упрощенном виде .
Данный бланк имеет весомое значение для:
- Начисления отпускных, которые должны выдаться на руки работнику в течение 3 дней после начала отдыха;
- Предоставления расходов на отпускные во время расчета прибыльного налога для отчета в налоговых инстанциях;
- Бланк является доказательством обоснованного количества дней, начисленных на отпуск.
В распоряжении работника имеется отпуск в 28 календарных дней, при работе на предприятии от 6 месяцев.
Во время расчета отпускных берется «условное» количество календарных дней , которое в полном отработанном месяце соответствует 29,4 дням.
Если же месяц отработан не в полном объеме, то данное условное число делится на фактическое количество календарных дней в месяце и умножается на число отработанных.
Правила формирования бланка и образец документа
Записка-расчет заполняется с 2-х сторон – лицо заполняется кадровиком, оборотную сторону бухгалтер, где и вносится расчет.
Лицевая сторона
В верхней части бланка формируется шапочка из данных о предприятии :
- Порядковый номер формы;
- Табельный номер трудящегося;
- Данные о структурном подразделении, где закреплен работник;
- Указывается его должность;
- Поле «А» содержит сведения о стаже сотрудника, применяя который и высчитывают количество отпускных дней. Также здесь указываются первая и последняя дата отдыха;
- Поле «Б» – информация о дополнительных отпусках;
- Графа «В» содержит число предоставленных дней для отдыха и общая его продолжительность;
- В итоге заполняющий документ работник, подписывается.
Оплачивать покупки в интернет-магазинах с помощью электронных кошельков очень удобно. Какие преимущества это даёт и как подключить электронные читайте по ссылке.
Оборотная страница
На обороте фиксируются расчеты, применяя сведения кадровика:
- Графа «Расчет оплаты отпуска» содержит данные о начислениях за каждый месяц года, используемые в вычете отпускных. Кроме, указывается общее число дней стажа года по календарю и высчитывается эквивалент среднего заработка;
- Графа «Начислено» содержит расчетные начисления;
- При этом в гр. 8 указываются насчитанные средства за отдых, которая равна вычислению среднего заработка от количества отпускных дней;
- Гр. 7 – сумма дней для отдыха;
- Гр 6 содержит число среднего заработка;
- При наличии прочих начислений заполняются следующие графы;
- Итог записывается в графу 15;
- Поле «Удержано» содержит сведения об удержаниях:
- В гр. 16 удержания НДФЛ с начислений в гр.15;
- В гр. 22 идет подсчет всех удержанных сумм;
- 23 графа содержит данные о выплачиваемой сумме;
- Данную сумму указывают цифрами и расшифровывают прописью;
- В итоге ставит роспись бухгалтер.
Образец записки-расчета можно скачать
Любой трудоустроенный гражданин имеет право на отдых. Но прежде чем он отправится в отпуск, компания обязана выплатить отпускные.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Расчёт и перечисление денег происходит после заполнения всех нужных бумаг, без которых получение отпускных становится невозможным.
Что это за документ?
Записка расчёт является утверждённой на государственном уровне унифицированной формой Т-60.
Документ применяется в нахождении размера отпускных, на которые имеет право сотрудник.
Политика предприятия может использовать и собственный бланк, утверждённый соответствующим приказом.
В каких случаях оформляется?
Отдых предоставляется на основании установленного и заявления сотрудника.
Оформляется это время соответствующим распоряжением, после чего бухгалтер выписывает записку расчёт на имя сотрудника.
Применяется ли при увольнении сотрудника?
Процесс оформления расчёта отпускных от определения окончательного размера зарплаты при увольнении немного отличается, но записка расчёт заполняется обязательно.
Здесь применяется форма Т-61, которая была создана специально для этих целей.
Составлением документа занимаются сразу две службы - бухгалтерия и отдел кадров.
На его основе компания может создать свой бланк, обращая внимание на все нюансы. Данный формат также включён в набор форм любой программы по кадровому и бухгалтерскому учёту.
Обязательна ли?
Зачастую когда отдел кадров говорит о записках расчётах во время расторжения трудового договора с сотрудником либо оформления его отпуска, обычно речь идёт об унифицированных форматах № Т-60 и Т-61. Сведения о подобной необходимости указаны в постановлении Госкомстата нашей страны от 02.01. 2004 года.
В нём сказано, что указанные бланки первичной отчётности по учёту рабочих часов и расчётов с сотрудниками должны заполнять все предприятия независимо от вида собственности, работа которых ведётся на территории России. При этом с бюджетных компаний Правительство снимает эти требования.
Здесь можно сделать вывод только о том, что бюджетные предприятия не используют данные формы учёта, в то время, как и для других компаний в постановлении также отсутствует прямое указание на обязательность их использования.
Как оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику в 2019 году?
Перед тем как заполнить бланк Т-60, важно обратить внимание на следующие моменты:
- Документ имеет большую ценность , поскольку выполняет роль подтверждения суммы расходов и будет обязательно учитываться в спорной ситуации с работником налоговой инспекции. Если компания проигнорирует записки расчёта даже при наличии приказа на отпуск, её расходы будут непризнанными.
- Во время расчётов нельзя допускать ошибок . Так как рабочий год не всегда совпадает с календарным, поскольку он запускается с момента официального принятия работника в штат компании, не стоит включать праздничные сутки в количество рассчитываемых дней.
- В отпускной стаж не приравнивается отдых без содержания , начиная с 15-го дня, и по уходу за ребёнком, о чём говорится в ст. 121 ТК России.
- Форма применяется предприятиями, работающими на общей либо упрощённой системе налогообложения.
- Форма может заполняться в письменном и электронном виде , на основании всех требований.
Порядок и правила заполнения
Заполняется записка расчет о предоставлении отпуска работнику с двух сторон. С первой страницей работает кадровик, со второй - бухгалтер, и он же обозначает здесь все расчёты.
Лицевая сторона
- Лицевая сторона документа заполняется кадровым сотрудником. Здесь вносится информация, указанная в выданном распоряжении на отпуск.
- Указывается полное название организации и её код ОКПО. Данные записываются в верхней части бумаги. В нижней области фиксируется порядковый номер документа и дата его составления.
- После в соответствующей строке вписываются полные инициалы сотрудника , на имя которого составляется записка расчёт, его табельный идентификатор, занимаемая должность и наименование структурного подразделения.
- Проставляется временной период, за который будут выплачиваться отпускные , его продолжительность, время начала и его окончания.
- Если работнику на основании специальной оценки трудовых условий по закону положены несколько дополнительных дней отпуска, указывается его срок, после чего заполняется таблица. В ней фиксируются соответствующие сведения, такие как название отдыха, его длительность, время начала и окончания, а также основания предоставления.
- Последним пунктом на лицевой странице заполняется общее количество отпускных дней , после чего уполномоченное лицо указывает свою должность и подписывает документ.
Обратная сторона
- Заполнение второй стороны начинается с раздела «Расчет оплаты отпуска». В левой таблице на каждой сроке вносятся данные за предыдущие 12 месяцев - месяц, год и сумма за данный промежуток, которая была взята за основу во время расчёта средней оплаты труда (графа 3). В конце указывается суммарный итог.
- В таблице с правой стороны проставляется число суток (графа 4) либо часов (графа 5) , за которые осуществляется расчёт, после чего выводится среднее число заработка (графа 6).
- Следующей на очереди идёт таблица «Начислено» , состоящая из двух пунктов, соответствующих нынешнему и дальнейшему месяцу начислений с аналогичными частями. Так, в пунктах 7 и 11 указывается количество календарных отпускных суток, затрагивающие данный месяц, в столбцах 8 – 10 и 12 –14 — размер начислений, когда выплаты осуществляются за счёт различных источников. В части 15 указывается суммарный итог.
- В строке, которая располагается немного ниже, обозначается сумма к выплате прописью, идентификатор и время заполнения платёжного поручения, по которому она была предоставлена на руки.
Кто заполняет?
Заполнением записки расчёта занимается отдел кадров вместе с приказом отправления на отдых.
Законодательство не предусматривает конкретных сроков предоставления документа.
Работник обязан обратиться в отдел кадров с соответствующим заявлением за трое суток до отправления в отпуск, и в течение этих дней он должен получить причитающееся ему финансирование.
Хорошо, если должностные лица занимаются оформлением записок приказов сразу после получения соответствующего распоряжения от руководства.
Во время его заполнения сотрудники отмечают все дни отпусков, которые оплачивает работодатель - как , так и , а также промежуток времени, за который они причитаются.
По закону за один рабочий месяц сотрудник получает 2,33 дня отпуска. Затем он визирует заявление личной подписью и направляет его для осуществления расчётной операции бухгалтеру компании.
Выборкой всех нужных для определения данных о размере отпускных, к которым относятся показатель заработной оплаты труда, доплат и иных видов поощрений, выполняет бухгалтер-расчётчик. После этого он находит среднедневной размер заработка, опираясь на число отпускных суток, и приступает к расчётам общего размера отпускных.
Кто подписывает?
Форма обязательно подписывается тем работником бухгалтерии, который занимался составлением документа. Кроме подписи, на бумаге указывается фамилия.
Пример заполненного документа:
Куда подшивать?
В записке расчёте обязательно отмечаются реквизиты платёжных документов на предоставление либо перечисление финансов.
Сразу после того как бланк подписывается бухгалтером, его подшивают к расчётным ведомостям за указанный временной промежуток.
Где и сколько хранится?
Срок хранения заполненных бумаг - 5 лет.
Унифицированные формы Т-60 и Т-61 компания обязана сохранять в своей базе на протяжении 75 лет, в том случае, если она не имеет лицевые счета. При этом вся информация может сохраняться в электронном формате.
Записка-расчет представляет собой первичный учетный документ бухгалтерского учета, необходимый для подтверждения предоставления сотруднику оплачиваемого отпуска и обоснования расчета причитающейся ему выплат.
Документ оформляется по унифицированной форме Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года .
Порядок формирования
Записка-расчет составляется непосредственно перед предоставлением сотруднику оплачиваемого отпуска.
Документальным обоснованием для ее формирования являются заранее составленный работодателем график отпусков на очередной год, приказ руководителя организации о предоставлении отпуска сотруднику, платежная ведомость и расходный кассовый ордер.
Согласно действующему законодательству применение записки-расчета по форме Т-60 распространяется на все организации не зависимо от формы собственности за исключением бюджетных учреждений. Хранение данных документов осуществляется службой бухгалтерского учета со сроком не менее 5 лет.
Законом не установлены точные сроки формирования записки. Согласно Трудовому кодексу работник должен получить отпускные за 3 дня до выхода на отдых , поэтому целесообразно к этому моменту сформировать все необходимые документы.
Заполнение
Форма Т-60 представляет собой двухсторонний документ. Лицевая сторона содержит основные сведения о сотруднике и предоставляемом отпуске, ее оформлением занимается отдел кадров на основании приказа о предоставлении отпуска.
Оборотная сторона документа заполняется бухгалтерией и содержит в себе сведения о начисленных отпускных.
Лицевая сторона
- Вверху документа указываются полное наименование компании и ее код по классификатору ОКПО.
- Рядом с заголовком указывается его номер и дата составления.
- Следующие строки содержат персональную информацию о работнике:
- полные Фамилия, Имя, Отчество;
- табельный номер;
- наименования структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
- должности в соответствии со штатным расписанием.
- Далее следуют сведения непосредственно о предоставляемом отпуске.
- Сперва указываются данные об ежегодном оплачиваемом отпуске. Здесь отмечается за какой период работы предоставляется отпуск, его продолжительность в днях, а также даты начала и завершения.
- Следующие строки заполняются в случае предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска.
Дополнительный отпуск полагается определенным категориям работников в соответствии с Трудовым кодексом, его предоставление предусмотрено внутренними локальными документами организации.
- В самом низу лицевой стороны документа указывается должность ответственного сотрудника отдела кадров, подпись и ее расшифровка.
Оборот
В первом разделе оборотной стороны документа находится таблица, в которой отражаются сведения о начисленной заработной плате за предыдущие периоды.
- В графах 1 и 2 вписываются периоды в помесячной разбивке, за которые была начислена заработная плата.
- В графе 3 указывается размер выплат, полученный сотрудником в советующий период. В самом конце графы 3 определяется общая сумма начисленной за расчетный период заработной платы. Указываются все выплаты, полученные сотрудником в конкретном отчетном месяце (в т. ч. премии, надбавки, корректировки и т.д.). Как правило, расчетный период составляет 12 месяцев.
- В графу 4 заносится общее количество дней в расчетном периоде.
В расчете используют «условное» число календарных дней, которое в месяце составляет 29,4 дня. В случае если сотрудник был на больничном, производится соответствующий пересчет количества дней.
- Графа 5 заполняется, если устанавливается суммированный учет рабочего времени.
- В графе 6 указывается средний дневной (или часовой) заработок, который определяется как отношение итоговой суммы (6 гр.) к количеству календарных дней (гр.4) или часов (гр. 5).
- Следующий раздел «Начислено» состоит из двух одинаковых частей и содержит сведения о начисленных работнику отпускных. Заполнение второй части осуществляется в случае если отпуск выпадает на несколько месяцев.
- В графах 7 и 11 указывается количество дней отпуска, приходящиеся на соответствующий месяц.
- Графы 8, 9 и 12, 13 содержат информацию о сумме начислений, приходящихся на каждый месяц отпуска в зависимости от их источника финансирования. Сумма начислений в графе 8 (12) равна произведению количества дней отпуска, указанных в графе 7 (11), на средний дневной заработок, указанный в графе 6.
- Если работнику положены дополнительные выплаты, то они заносятся в графы 10 и 14.
- В графу 15 заносится итоговая сумма начисленных выплат по всем источникам финансирования.
- Раздел «Удержано» содержит в себе информацию обо всех удержаниях с заработной платы работника:
– в графе 16 указываются сведения об удержанных налогах;
– в графах 17-21 отображаются прочие удержания (к примеру, алименты). - В графе 22 суммируются значения по графам 16-21.
- В графе 23 рассчитывается итоговая величина отпускных выплат, которая определяется как разница между суммой начислений по графе 15 и суммой удержаний по графе 22.
Под расчетом бухгалтер вписывает причитающуюся к выплате сумму, затем дублирует ее прописью. Рядом вписываются реквизиты документа (номер и дата), по которому эта сумма будет выплачена. Внизу документа ответственный сотрудник бухгалтерии указывает свою должность, ставит подпись и указывает ее расшифровку. Ниже вы можете ознакомиться с бланком и образцом заполнения записки-расчет на отпуск.
