Порядок работы с секретными документами
1. Порядок разработки, учета, хранения, размножения и уничтожения секретных (конфиденциальных) документов
Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.
При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами:
-решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;
-объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;
-оптимизация объема засекречиваемых сведений;
-периодический просмотр степени секретности (СС) сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.
Рассекречивание СД производится при:
-изменении перечней сведений, подлежащих засекречиванию;
-окончании срока действия грифа;
-изменении международной обстановки;
-появлении новых достижений в науке и технике;
-продаже или передаче вооружения другим странам;
-снятии оружия или б/техники с вооружения.
Для проведения работ по рассекречиванию создаются специальные комиссии из числа работников РСО и соответствующих специалистов.
Говоря о технологии подготовки к документированию и документировании конфиденциальной информации, отметим наличие двух специфических особенностей (дополнительных этапов) , необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться. Следующая, третья, специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правомерно документированной информации без санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.
Причина появления этой особенности заключается в необходимости документирования такого правового события, как зарождение персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиденциальных сведений и соответствующее увеличение состава источников, владеющих данной информацией. Исполнитель документа таким правом обладать не может в силу того, что он лишь потребитель информации, а не ее собственник или владелец. Если решение об издании открытого документа принимается руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об издании конфиденциального документа решается этим руководителем еще до изготовления первого проекта документа на основании анализа сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком будущего документа.
Разрешение фиксируется двумя способами: или утвержденным первым руководителем фирмы перечнем (табелем, списком) издаваемых в подразделениях конфиденциальных документов, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей подписанной этим руководителем записи на черновике документа. На черновике документа, вошедшего в указанный перечень, исполнитель указывает: наименование подразделения (направления деятельности) фирмы, свою фамилию и номер телефона, количество необходимых экземпляров проекта документа, номер формы бланка или типовой формы. Отметка заверяется росписью исполнителя. Во втором случае эта отметка утверждается разрешающей визой соответствующего руководителя фирмы.
Четвертая и, пожалуй, наиболее существенная особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете - присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный документ в службе КД заполняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течение его последующего «жизненного цикла». Обязательно учитываются проекты подготовленных конфиденциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер. Приложения к подготовленным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер открытого документа, если приложение не содержит защищаемых сведений.
В случае, когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа. Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа.
В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.
Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов, имеющем графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата; примечание.
Таким образом, подготовленный черновик и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителем, то конфиденциальные документы - до изготовления проекта документа с черновика. Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной составной частью в структуру системы защиты информации от несанкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации. Интересно, что еще не согласованный окончательно, не подписанный и не утвержденный проект конфиденциального документа на этапе окончания работы над черновиком обязательно зафиксирован по двум видам учета: во-первых, по учету носителей документированной информации и, во-вторых, по учету подготовленных документов, в учетной карточке которого последовательно отражается ход работ над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.
В процессе изготовления конфиденциального документа должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации :
-предотвращение несанкционированного изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже при наличии объективных предпосылок для такого действия; ссылки на последующее получение разрешения на издание не должны иметь силы;
-обеспечение контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготовляются черновик, проект документа и его варианты; контроль за сохранностью и порядком уничтожения испорченных носителей посредством установления информационной связи различных форм учета: например, учета носителя, учета черновика и изготовленного проекта документа, инвентарного учета и других;
-обеспечение тайны информации путем изготовления документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;
-обеспечение оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов путем нанесения на проект документа учетных и защитных отметок.
Этап изготовления конфиденциальных документов включает следующие технологические процедуры (рисунок 1.3.):
-прием работником службы КД от исполнителя черновика документа;
-традиционный или автоматизированный учет черновика и проекта подготовленного документа;
-печатание и выдача черновика и проекта документа исполнителю;
-перепечатывание отдельных листов и документа в целом;
-снятие копий с документа, производство выписки и изготовление дополнительных экземпляров документа;
-ежедневная проверка наличия у работника службы КД черновиков и проектов документов, находящихся на этапе изготовления.
При полном перепечатывании документа его новый вариант регистрируется за новым учетным номером. Новый учетный номер присваивается также копиям и выпискам из документа. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются в карточке и за номером основного документа с проставлением соответствующей отметки на размноженном документе и учетной карточке. Ценные текстовые и табличные конфиденциальные документы с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются централизованно в помещении службы КД с использованием пишущих машин или персональных ЭВМ. Информационные показатели в черновиках этих документов не указываются, а вписываются от руки первым руководителем в уже изготовленный экземпляр документа.
Основная масса проектов типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешения первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализовано самими исполнителями и руководителями непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах, рабочих комнатах и с соблюдением общего прядка учета этих документов. Проект документа, изготовленный лично исполнителем или руководителем, немедленно передается им в службу КД вместе со всеми сопутствующими материалами для внесения необходимой записи в учетную карточку. После выполнения этой операции проект документа и все материалы возвращаются исполнителю под роспись в учетной карточке.
При этом следует помнить, что исполнителям не разрешается передавать черновики документов для печатания техническим сотрудникам подразделения, не имеющим допуска к выполнению подобной работы. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинках, компьютерах и принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов службы безопасности.
Чертежно-графическая документация изготавливается децентрализовано исполнителями с соблюдением установленных правил и под контролем руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и службы КД.
Конфиденциальные документы могут копироваться и размножаться с помощью соответствующей организационной техники с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм). Копирование и размножение конфиденциальных документов всегда санкционируется полномочным должностным лицом с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы КД. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения фирмы.
На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа.
В ходе изготовления конфиденциальных документов не должны использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, так как это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопутствовавшие составлению и изготовлению документа, не следует выбрасывать и мусорную корзину, их необходимо помещать в специальные сборники и затем уничтожать в установленном порядке.
На последнем листе всех экземпляров отпечатанного документа (на лицевой или оборотной стороне) проставляются учетный номер, гриф конфиденциальности документа, фамилия исполнителя и номер его телефона, фамилия лица, печатавшего документ, дата. Указывается количество изготовленных экземпляров и при необходимости - адресность каждого из них. Может указываться номер магнитного носителя, с которого печатался документ. Кроме того, учетный номер с указанием грифа конфиденциальности проставляется на нижнем поле каждого листа документа, что закрепляет каждый лист за документом определенного номера. Количество экземпляров документа определяет исполнитель, исходя из реальной потребности в них.
Особо ценные документы на бумажных носителях могут при необходимости снабжаться специальными защитными средствами, препятствующими попыткам копирования или фальсификации документов, например угасание текста при копировании документа, использование красящих лент, отпечаток которых не воспроизводится при копировании или фотографировании, проставление условно случайных знаков в установленных местах, не воспроизводимых в процессе копирования или фальсификации.
При изготовлении документов на машиночитаемых носителях могут производиться следующие действия, затрудняющие несанкционированный доступ к этим документам : шифрование всего или части текста документа, внесение программных дополнений, не позволяющих посторонним лицам прочитать или скопировать документ. После изготовления с помощью компьютера бумажного или (и) машиночитаемого конфиденциального документа информация с магнитного диска, который использовался при составлении текста документа, стирается. Дискеты подлежат многократному форматированию или физическому уничтожению. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и работника службы КД в учетной форме документа и аппаратном журнале компьютера.
Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. Однако при издании конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:
-предотвращение доступа к документу должностных лиц и сотрудников, не имеющих служебного отношения к данному документу;
-предупреждение утраты документа или его частей, элементов
-текста в процессе передачи документа при издании;
-перекрытие визуальных и акустических каналов в процессе обсуждения с должностными лицами содержания документа.
Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры:
-заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию (подбор необходимых материалов, предыдущих документов, уточнение фамилий руководителей и исполнителей, сроков исполнения, указанных в тексте, исправление допущенных неточностей и др.);
-итоговое внутреннее согласование документа (предварительное согласование проводилось при работе над черновиком и проектом документа);
-внешнее согласование документа;
-подписание документа руководителем;
-утверждение, одобрение документа (при необходимости).
Процедуры этапа организует лично исполнитель документа. При направлении проекта документа должностному лицу на срок более одного дня передача осуществляется через службу КД с внесением необходимых отметок в учетную форму документа и внутреннюю опись документов, находящихся у должностного лица. Факт передачи документа на срок до одного дня фиксируется росписью должностного лица во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.
Проекты конфиденциальных документов должны обязательно визироваться руководителем службы КД. При визировании ему предъявляются все экземпляры документа со всеми приложениями, а также их учетные формы. Если в процессе визирования или подписания проекта документа принимается решение об изменении уровня грифа конфиденциальности, то такое изменение должно быть срочно внесено во все экземпляры документа, черновик редакции документа, в учетные формы и описи. Изменение грифа во всех указанных материалах заверяется росписью работника службы КД и датируется.
Следовательно, этапы изготовления и издания конфиденциальных документов характеризуются наличием комплекса специфических ограничительных и учетных процедур, предназначенных для защиты носителя и конфиденциальности информации, Особое значение в этом комплексе имеет процедура учета подготовленного черновика и проекта документа, которая дает возможность организовать постоянный контроль за движением проекта документа и работой исполнителя с ним.
2. Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел
Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных конфиденциальных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.
Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел.
Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.
Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации. Вместе с тем номенклатура является и учетным документом для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия.
Номенклатура конфиденциальных дел должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел, т.к. состав граф этих номенклатур имеет существенные различия.
Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год подразделением конфиденциального делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделением конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии предприятия и утверждается руководителем предприятия.
Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенклатуры конфиденциальных дел и в случае ее значительной переработки. Если таких изменений нет, то на каждый последующий год (до 5 лет) номенклатура перепечатывается, подписывается руководителем подразделения КД, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без вышеперечисленных согласований.
Номенклатура должна иметь соответствующий гриф конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и регистрироваться в журнале учета изданных документов. Первый экземпляр номенклатуры хранится в подразделении конфиденциального делопроизводства и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в архив предприятия. Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись на первом экземпляре номенклатуры, что является основанием для привлечения их к ответственности в случаях неправильного адресования документов в дела.
После утверждения номенклатуры дел возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений.
Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру дел соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру дел текущего года.
Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с момента их заведения до закрытия.
В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета документов выделенного хранения.
Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа «Общая (разная) переписка», «Руководящие материалы» и им подобные, которые не раскрывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела.
Заголовок может включать в себя указание вида дела («дело», «документы», «переписка») или видов документов, название автора, корреспондента, содержание документа (вопрос), время и место события.
Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются в начале его.
Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могут быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. При этом:
-в заголовках дел с планово-отчетной документацией указывается периодичность этой документации, например: «Месячные планы…», «Отчет о выполнении плана… за - г.»;
-если в деле объединяется переписка с несколькими однородными предприятиями, то в заголовке указывается их обобщенное название, например: «Переписка с приборостроительными заводами…»;
-в конце заголовков дел с копийными распорядительными документами пишется слово «копии».
При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:
-группировку документов в дело по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);
-раздельную группировку документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения;
-группировку документов с учетом распределения обязанностей между сотрудниками предприятия, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление пользователей с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы;
-группировку распорядительных документов по видам документов (приказы, указания, постановления, распоряжения, решения);
-группировку приказов по предприятию по трем делам: по основной деятельности, личному составу (при наличии конфиденциальных приказов) и оперативным вопросам;
-группировку приказов по основной деятельности в два дела: с подлинниками и копиями;
-группировку документов коллегий и других коллегиальных органов в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.);
-группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);
-группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов;
-группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года.
Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.
При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер.
Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов в разделе, соответствующему названию подразделения КД при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе «Конфиденциальное делопроизводство» при производственно-отраслевой схеме построения.
Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 01-01, 01-02, 02-01 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.
Формирование конфиденциальных дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.
Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении КД.
В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном порядке. Вторые экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения (до 10 лет) проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения КД допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату.
Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом по планированию, проектированию, а также разработке научных тем и, как правило, для документов временного срока хранения.
В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании.
Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров.
В делах с перепиской поступившие документы помещаются, как правило, вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, как правило, в дело сразу, до получения ответов на них.
Распорядительные документы вышестоящих предприятий, изданные в текущем году, но поступившие в начале следующего года, помещаются в дело текущего года.
Планы и отчеты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещаются в дела начального года действия планов, отчеты об их выполнении - в дела последнего года действия планов.
Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скорошивателях или в папках регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.
Если в дела подшиваются документы, зарегистрированные по учетам предшествующего или следующего года (планы, отчеты и др.), то в журналах их учета рядом с индексом (номером) дела в скобках проставляется год дела, в которое они помещены.
Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель.
О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих учетных формах документов.
Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.
Список литературы
секретный документ несанкционированный доступ
1.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149 - «РГ» - Федеральный выпуск №4131 от 29 июля 2006 г.
2.Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти - «РГ» - Федеральный выпуск №4937 от 24 июня 2009 г.
.Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно - практическое пособие). - М.; «Издательство РАГС», 2003. - 372 с.
.Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов - Журнал «Делопроизводство» №1, 2008 г.
.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.; «Приор - издат», (издание 9-е переработанное и дополненное), 2010. - 160 с.
Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов - традиционных (бумажных), либо электронных (на флэшках, картах памяти, на дискетах, лазерных дисках и др.). Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в строжайшем учете и в защите от разглашения (см. раздел ЗАЩИТА КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ).
Все документы в фирме делятся на ТРИ КАТЕГОРИИ: ВХОДЯЩИЕ, ИСХОДЯЩИЕ, ВНУТРЕННИЕ.
Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы конфиденциальную информацию. Составляется ПЕРЕЧЕНЬ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ. Данный перечень составляется специальной комиссией. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Затем, комиссия, в зависимости от ценности информации, присваивает документам степень (гриф) конфиденциальности. В завершении, перечень документов согласовывается с начальниками отделов и утверждается руководителем организации. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе секретности. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок и, по его истечению, может быть продлен на новый срок, по решению комиссии.
Большая часть документации предприятия хранится и используется в офисе предприятия. Поэтому охрана офиса должна быть продумана тщательно и обеспечиваться на самом высоком уровне, начиная с защиты здания, помещений, и заканчивая рабочими местами работников. Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется "Положением о коммерческой тайне" на предприятии» и специальной «Инструкцией по закрытому делопроизводству», которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами
Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну (закрытое делопроизводство ) осуществляется в соответствии с основными стадиями “ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА” документа, которыми являются:
Получение,
Хранение,
Использование,
Реализация (отправка),
Уничтожение.
ПОЛУЧЕНИЕ (ОТПРАВКА) ДОКУМЕНТА. Документ, поступающий в организацию из вне и содержащий гриф конфиденциальности, должен быть передан только уполномоченному на это лицу (руководителю, секретарю, инспектору закрытого делопроизводства) и обязательно зарегистрирован в специальном журнале. Далее, документ передается соответствующему руководителю отдела (подразделения) предприятия, а последний, в свою очередь, определяет непосредственного исполнителя по данному документу (также имеющему допуск к данной категории документов), и адресует документ ему. Аналогичный порядок существует при реализации (отправлении) документа внешним потребителям (партнерам): подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале и отправка.
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Для хранения конфиденциальных документов используют специально отведенные помещения, имеющие ограниченный доступ, металлические шкафы и сейфы, запирающиеся на ключ и оборудованные охранной сигнализацией. Помещения должны дополнительно в нерабочее время опечатываться. Периодически соответствующими должностными лицами проводится инвентаризация архива документов и выборка материалов, срок действия грифа секретности которых истек. По истечении срока действия секретности документа возможны следующие действия: 1) гриф конфиденциальности может быть продлен; 2) гриф может быть снят и документ переходит в разряд общедоступных; 3) документ уничтожается.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТА. Система доступа работников к конфиденциальным документам, должна иметь разрешительный характер (в соответствии с должностью). Каждая выдача таких документов работникам регистрируется в специальном журнале, а соблюдение правил использования и обращения с документами на предприятии контролируется уполномоченными должностными лицами предприятия. Контролируется и непосредственная работа с документом и соблюдение общих правил защиты информации на предприятии. Например, нарушением считается оставление документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений.
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо ценности, а также те, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. После этого члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.
КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПРАВИЛ хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию (секретное делопроизводство ), осуществляется уполномоченными работниками (начальниками отделов, сотрудниками службы безопасности и лицами ответственными за ведение закрытого делопроизводства) с помощью проверок. Кстати, контролируется оборот не только секретных документов, но и сохранность фирменных бланков, квитанций, накладных, чистых листов с печатями, штампами, и т.п. Проверки могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт, и принимаются меры, предотвращающие в будущем нарушения такого рода. Виновные лица, нарушившие правила конфиденциального делопроизводства могут быть подвержены дисциплинарным наказаниям, вплоть до увольнения.
* Охранное агентство "ТАГГЕРД" уже более 20-И ЛЕТ (с 1993 года) оказывает многочисленные услуги безопасности и охраны, в том числе связанные с обеспечением сохранности коммерческой тайны предприятий, а также помогает предпринимателям организовать закрытое (конфиденциальное) делопроизводство. Для решения данных задач мы привлекаем специалистов в области информационных технологий, профессиональных охранников, инженеров и техников, способных обеспечить надежную защиту конфиденциальной информации от разглашения. Солидный опыт и знания сотрудников ЧОП - надежная гарантия безопасности наших Клиентов! Мы выполняем свою работу (см. раздел УСЛУГИ ЧОП) на высоком профессиональном и качественном уровне, по умеренным ценам!
Секретное делопроизводство сопряжено с немалым риском. В большинстве своем он обуславливается незнанием специфики работы и нарушениями ключевых принципов ее исполнения.
Государственная тайна – что это такое?
Это понятие имеет несколько значений. В общем смысле тайна характеризует что-то непознанное и неразгаданное. Применительно к госструктурам под такими сведениями понимают данные, которые известны строго определенной категории лиц. Государственная тайна, таким образом, - это то, что не подлежит разглашению. Эти данные сохраняют свой статус обычно в течение определенного временного промежутка. Он устанавливается в зависимости от значимости сведений, их необходимости, вытекающих из интересов всей страны либо конкретного ведомства. По различным причинам информация со временем теряет свою секретность. Спустя определенный период она может быть обнародована или опубликована.
Грифы секретности: виды
В повседневной работе ведомств и министерств РФ составляется огромное число актов. Реализация управленческих функций невозможна без документооборота. Одной из характерных особенностей административной деятельности считается разнообразие материалов. Классификация секретной информации осуществляется в соответствии с ФЗ №5485-I. Значительная часть актов, издаваемых административными органами, содержит сведения, не подлежащие разглашению. Однако существуют степени секретности. Они отражаются специальными отметками на бумагах. Законодательством предусмотрены следующие грифы: "Секретно", "Особой важности" и "Совершенно секретно". Рассмотрим их подробнее. 
Отличительные черты отметок
Грифы секретности документов устанавливаются в зависимости от содержания и важности сведений, в них присутствующих. Соответственно, за разглашение тех или иных данных предусматривается определенная ответственность. Отметка "Особой важности" предполагает самую высокую степень секретности. Такой статус присваивается ограниченной категории актов. Разглашение таких сведений создает опасность для страны. Обнародование этих данных может причинить существенный ущерб государственным интересам. В связи с этим акты, отнесенные к данной группе, должны защищаться особым образом.
Отметка "Совершенно секретно" ставится на документы, в большей степени относящиеся к безопасности и обороноспособности страны. Вред от их разглашения вполне очевиден. Порядок обращения с такими сведениями строго регламентируется.
Существует еще одна категория документов. На них ставится отметка "Для служебного использования". Если грифы секретности четко устанавливают статус актов, то в этом случае имеет место ограничение доступа к сведениям. Оно необходимо для предотвращения утечки служебных данных. 
Общие правила
Грифы секретности и порядок обращения с ними устанавливаются в соответствии с перечнями, определенными указанным выше ФЗ. Внесение сведений и изменение списков таких данных возлагается на конкретных должностных лиц. При формировании перечня учитываются все сферы производства. Грифы секретности устанавливаются для сведений:
- В военной области.
- В сфере науки, хозяйства и техники.
- В области внешней экономики и политики.
- В сфере разведывательной, оперативно-розыскной, контрразведывательной деятельности.
- В области борьбы с терроризмом.
В ходе мероприятий, когда устанавливаются грифы секретности, производятся выписки из соответствующих актов, определяются исполнителем. Контроль этой деятельности возлагается на лицо, подписавшее бумаги. Эти субъекты несут ответственность за правильное отнесение документов к той или другой категории секретности, определение соответствующего грифа. 
Принципы
Для сохранения сведений, представляющих особую важность для страны, должно проходить непрерывное совершенствование действующего порядка засекречивания. Как показывает практика, для реализации этой задачи значение имеют научно обоснованные подходы и системный метод. Грифы секретности должны устанавливаться правильно в строго регламентированных случаях. Этим обеспечивается эффективность защиты важных сведений. Существуют следующие принципы определения секретности документов:
- Системный подход.
- Объективность.
- Оптимизация объема данных.
- Периодический пересмотр.
Системный подход
В качестве одной из ключевых характеристик этого принципа выступает рассмотрение процесса засекречивания в целом. В ходе него должны учитываться: взаимообусловленность и одновременно противоречивость двух направлений. В первую очередь имеет место стремление обеспечить надежную защиту государственной тайны. С другой же стороны, необходимо предотвратить необоснованное, массовое сокрытие данных со всеми негативными последствиями. При завышении грифа секретности значительно сужаются возможности осуществления обмена сведениями между ведомствами. Также это приводит к постоянному увеличению объема актов, содержащих недоступные широкому кругу пользователей данные. Это, в свою очередь, зачастую осложняет защиту действительно важной информации. Еще одной крайностью является занижение секретности. В этом случае опасность также очевидна, поскольку такая деятельность формирует предпосылки для утечки важных данных. 
Объективность
Этот принцип базируется на безусловном следовании требованиям перечня секретных документов, определенного в законодательстве. Не допускается руководствоваться субъективным мнением, основываться на единоличных решениях исполнителей. В противном случае вероятны ошибки, которые могут привести к занижению либо завышению секретности того или иного документа.
Оптимизация объема
Этот принцип имеет особое значение в деятельности по засекречиванию и сохранению сведений. В любом акте должен присутствовать минимум данных, которые действительно нужны для решения конкретного вопроса или выполнения той или иной работы. Наличие лишней информации может привести к бесконтрольному разглашению всех сведений.
Периодический пересмотр
Регулярно документы, в которых содержатся секретные сведения, должны пересматриваться. Данные могут потерять свою актуальность или их важность может снизиться. При пересмотре происходит разгрузка системы документов. Тот или иной статус акта устанавливается в соответствии с объемом важности сведений, присутствующих в нем. Он, в свою очередь, должен согласовываться с фактической степенью секретности. 
Изменение статуса
Оно производится в строгом соответствии с действующим законодательством. По ФЗ, при изменении объективных факторов, вследствие которых последующая защита данных, отнесенных к государственной тайне, является нецелесообразной, акты должны быть рассекречены. В соответствии с положениями закона, срок, в течение которого данные подлежат защите, составляет не больше 30 лет. В качестве исключений выступают документы, которые, согласно решению межведомственной комиссии, продлевают указанный период для таких сведений. Деятельность по рассекречиванию или снижению грифа производится уполномоченными органами. Ими являются специальные комиссии, включающие в состав компетентные лица.
Последние назначаются руководителями соответствующих ведомств. Комиссии должны составлять акты, в которых подробным образом обосновывают необходимость снижения грифа или рассекречивания. Изменить статус сведений могут и руководители уполномоченных ведомств, в которых были составлены или разработаны соответствующие бумаги. Эти должностные лица также вправе рассекретить или засекретить такие акты. Уничтожение бумаг осуществляется в строгом соответствии с нормативно-правовыми положениями, регламентирующими сферу такого делопроизводства.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможенного органа (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству ФТС России.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
9.1. Составление номенклатур дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности таможенного органа.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о таможенном органе и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
9.1.3. Номенклатура дел таможенного органа (сводная) составляется по установленной форме (приложение 35) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 36).
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за делопроизводство данного подразделения в последнем квартале текущего года, согласовывается с архивным отделением ОДО, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в ОДО.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в ОДО таможенного органа.
9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется ОДО на основе номенклатур дел структурных подразделений, подписывается начальником ОДО, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) таможенного органа, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) архивного учреждения, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем таможенного органа. Согласовывается номенклатура дел с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в таможенном органе.
9.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения таможенного органа получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел ОДО. Второй используется в ОДО в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве таможенного органа. Четвертый - в государственном архиве.
9.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем таможенного органа и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
9.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренного изменения функций и структуры таможенного органа.
9.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел таможенного органа являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) таможенного органа.
9.1.11. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности таможенного органа.
Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
9.1.12. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) таможенного органа. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, отдел документационного обеспечения, отдел бухгалтерского учета и финансовой экспертизы и др.).
9.1.13. Графы номенклатур дел таможенного органа, его структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в таможенном органе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 02-03, где 02 - обозначение структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например:
"Приказы и распоряжения по вопросам деятельности отдела" (05-03, 06-03, 07-03, 08-03, 09-03 и т.д.).
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);
название таможенного органа или структурного подразделения (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу; например:
"Документы к протоколам заседаний коллегии таможенного управления".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в таможенном органе децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
9.2.3. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.
9.2.5. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в таможенном органе;
раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
ксерокопии факсограмм, телефонограмм помещаются в дела на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры;
по объему дело не должно превышать 250 листов;
при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
9.2.6. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
9.2.7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможенного органа (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группируются в отдельные дела;
документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, документы к заседаниям коллегии;
протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления <*>;
лицевые счета должностных лиц по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.8. Дела таможенного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к хранению и включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится должностными лицами ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.
9.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
9.2.10. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя (приложение 37): составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 38); оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 39), внесение необходимых дополнений, изменений и уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия таможенного органа, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела); подшивку и переплет дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.2.11. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются простым карандашом арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы, другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый.
9.2.12. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение 37). В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составителя.
В случае перенумерации листов дела составляется новый лист-заверитель; при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
9.2.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (дела с приказами и распоряжениями, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 38), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
9.2.14. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 39). На ней указываются реквизиты:
наименование таможенного органа - наименование управления, таможни, таможенного поста указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения - название отдела записывается в соответствии с утвержденной структурой;
индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел таможенного органа, согласованной с ЭПК архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность;
дата дела (тома, части) - указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (протоколы, письма, доклады и т.д.), а также дел, состоящих из нескольких томов(частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, входящих в дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено:
количество листов в деле проставляется в соответствии с заверительной надписью;
реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку из номенклатуры дел; на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";
архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) - проставляется чернилами на обложках дел постоянного хранения в архиве таможенного органа только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и таможенного органа по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
9.2.15. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Делопроизводство секретное
особая отрасль административной (управленческой) деятельности ведомств, учреждении, организации, предприятий, содержанием которой является составление (изготовление), учет, хранение, пересылка, пользование в установленном порядке и уничтожение документов разной степени секретности.
Все сведения (документы, изделия и работы) по степени секретности делятся на особой важности, совершенно секретные и секретные. Секретное делопроизводство осуществляется по особым правилам, строго и четко регламентированным административно-правовыми нормами, разрабатываемыми по указанию Советского правительства Комитетом государственной безопасности и утверждаемыми Советом Министров СССР.
На подразделения (секретные отделы, отделения, группы), занимающиеся секретным делопроизводством и осуществляющие контроль за его ведением, нормативными актами Советского правительства и Комитета государственной безопасности при Совете Министров СССР возложены следующие задачи:
изучение всех сторон деятельности ведомств, учреждений и предприятий с целью выявления и закрытия возможных путей утечки сведении, составляющих государственною тайну, и других секретных сведений;
разработке и осуществление мероприятий, обеспечивающих режим секретности при работе с особой важности, совершенно секретными и секретными документами;
систематический контроль за работой с секретными документами, за выполнением нормативных актов, регламентирующих декретное делопроизводство, за правильным определением степени секретности работ и документов (см. Гриф секретности); за обеспечением режима секретности при проектировании, производстве, учете, хранении, движении и испытаниях специзделий в цехах, лабораториях, на складах, испытательных участках и на территории учреждений или предприятий;
контроль за порядком изготовления, размножения, учета, хранения и использования бланков служебных удостоверений (пропусков) и чистых бланков.
Все сотрудники органов КГБ в силу особых условий работы соприкасаются с секретными документами, представляющими государственную тайну. Малейшее проявление недисциплинированность в работе с секретными документами, утрата политической бдительности могут открыть агентуре противника доступ к интересующим ее сведениям о работе органов государственной безопасности.
Бдительность и конспирация должны быть профессиональными качествами каждого сотрудника КГБ, работающего с секретными документами.
Строгий порядок и учет ведения документации, которого требуют условия работы органов госбезопасности, может быть обеспечен только правильно и четко поставленным секретным делопроизводством. В этом случае секретное делопроизводство будет содействовать успеху оперативной работы и предупреждению разглашения сведении, составляющих государственную тайну.
Секретными отделами (отделениями) ведомств, учреждений, предприятий и организаций предоставляются изолированные служебные помещения с прочными дверями и надежными запорами, исключающими возможность проникновения туда посторонних лиц.
В зависимости от сроков хранения документы бывают:
· временного хранения (до 10 лет включительно);
· долговременного хранения (свыше 10 лет);
· постоянного (вечного) хранения.
Документы постоянного хранения передаются в государственные архивы, остальные подлежат хранению в структурных подразделениях организации или в ее архиве. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом их оформления. Основным нормативным актом, устанавливающим порядок хранения документов в организации, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.
В бухгалтерском учете организации движение первичных документов регламентирует график документооборота. Он утверждается приказом руководителя предприятия и может быть оформлен в виде схемы (перечня) работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями, с указанием взаимосвязи и сроков выполнения. Цель создания графика – улучшение всей учетной работы в организации, усиление контрольных функций бухгалтерского учета, повышение механизации и автоматизации учетных работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, их надлежащую передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Составление графика, контроль за его соблюдением, сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. До передачи в архив документы должны храниться в бухгалтерии, в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности следует держать в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.
Документы текущего месяца (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки из банка и т. д.), обработанные вручную и относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные бумаги допускается хранить непереплетенными, но во избежание утери или злоупотреблений они должны быть подшиты в папки. Как группировать документы в дела? Каждый бухгалтер выбирает способ самостоятельно, особый порядок установлен только для счетов-фактур, хранение которых осуществляется в соответствующих журналах 1 .
В зависимости от объема документооборота архив создается или как самостоятельное структурное подразделение, или как подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата). Работа архива ведется согласно принимаемому положению, которое разрабатывается на основании Основных правил работы архивов организации, одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. В нем необходимо закрепить порядок передачи дел в архив, график передачи дел сотрудниками подразделений организации, регламент выдачи документов из архива в пользование (выдача осуществляется на основании оформленного бланка заказа на срок, не превышающий три месяца).
Обязанностью организации является обеспечение сохранности документов бухгалтерского и налогового учета, управленческих документов, образующихся в деятельности организации. За подготовку хранения отвечает единоличный исполнительный орган. В настоящее время действует немало нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения документов юридического лица.
Конкретные сроки хранения документации определены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (далее – Перечень). Однако сроки хранения определенных документов устанавливают и другие нормативные акты.
Подготовка и передача документов в архив
10.2.1. В архив федерального органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
10.2.4. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.
10.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив федерального органа исполнительной власти сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
10.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи заведующего архивом федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив федерального органа исполнительной власти передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
СДП - это порядок учета, составления, хранения, размножения, пересылки и уничтожения СД.
Ведение СДП возлагается на 1-е отделы РСО предприятия. СДП осуществляется на основании следующих документов:
Инструкция 0126;
Ведомственные инструкции по СДП;
ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).
"УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ"
Условные наименования (шифры) присваиваются закрытым работам. Они представляют из себя явления природы, нарицательные имена сущ-е.
Условные обозначения (индексы) присваиваются секретным изделиям. Они представляют из себя цифробуквенные обозначения. УО и УИ применяются для указания ссылок на СД и СИ. Само название СД или СИ применяется только в крайних случаях.
ВОПРОС N2. "ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью. Существует 2 формы учета СД: журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат: СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.
"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.
"ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ"
При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:
СД выдаются только под личную роспись;
Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;
При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
Запрещается держать СД вместе с несекретными;
Запрещается хранить СД в рабочих столах;
При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;
Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;
Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;
При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.
"Порядок разработки секретных документов"
СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;
СС документа определяется в соответствии с перечнями;
Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;
В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;
Запрещается снимать копии с СД без разрешения;
Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.
"Осуществление оформления секретного документа"
Порядок оформления СД:
Приложения;
N экземпляра;
Порядок оформления последнего листа:
Исполнители;
Количество листов и экземпляров;
адреса экземпляров;
