100 р бонус за первый заказ
Выберите тип работы Дипломная работа Курсовая работа Реферат Магистерская диссертация Отчёт по практике Статья Доклад Рецензия Контрольная работа Монография Решение задач Бизнес-план Ответы на вопросы Творческая работа Эссе Чертёж Сочинения Перевод Презентации Набор текста Другое Повышение уникальности текста Кандидатская диссертация Лабораторная работа Помощь on-line
Узнать цену
Для определения значения словосочетания "управленческий документ" необходимо установить совокупность признаков управленческого документа. К этим признакам относятся:
Управленческий документ содержит две части - содержательную (текст документа) и справочную;
Управленческий документ предназначен для выполнения управленческой функции.
Справочная часть документа содержит сведения, связывающие этот документ со средой управления. Все сведения справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и содержит сведения, связанные между собой этим смыслом. Такая группа называется реквизитом документа.
Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами (стандартами, инструкциями, правилами…), действие которых распространяется на определенный круг субъектов процесса управления.
В состав реквизитов управленческих документов обязательно входит реквизит (подпись), заверяющий достоверность текста документа. (Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что принять правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых оно вырабатывается, недостоверны, а также тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно.)
Управленческий документ относится к классу сообщений. Т.е. для него всегда можно установить автора документа и того, кому этот документ адресован, а также документ может перемещаться в пространстве и существовать во времени столь долго, сколько это необходимо для управления.
Таким образом, если документ обладает этими признаками, то его можно отнести к управленческим.
Обобщая сказанное, можно определить "управленческий документ следующим образом.
Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.
Из перечисленных признаков управленческого документа наиболее неисследованным является третий признак. Под целью управленческого документа будем понимать тот результат, который должен быть получен по завершению исполнения документа. Как показывают исследования, установление целей управленческого документа, предшествующее его созданию, позволяет существенно сократить количество создаваемых документов и повысить их коэффициент информативности.
Субъект управления, определяя содержание документа и передавая его на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы. То есть он определяет желаемую цель - цель документа.
Исполнитель в результате исполнения документа достигает некоторого результата, который на практике может не совпасть с целью документа. Причины этого несовпадения могут быть обусловлены факторами различной природы. В управленческом документоведении изучению подлежат факторы, определяемые управленческим документом.
К основным видам управленческих документов относятся: организационные (устав, правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положения, инструкции, регламенты и т.п.); распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления решения) и информационно-справочные (деловые письма, записки, протоколы, акты, справки). Эти виды документов соответствуют типам разрабатываемых управленческих решений.
Организационные документы содержат, как правило, решения стратегического, долгосрочного характера, поэтому они являются многостраничными и редко изменяемыми документами и включают основные правила функционирования организаций.
Распорядительные документы служат для оформления тактических и оперативных решений краткосрочного характера, поэтому всегда содержат конкретные сроки исполнения решения, а также вносят изменения в организационные документы.
Организационные и распорядительные документы движутся сверху вниз по иерархии управления, направляясь от руководителей к исполнителям.
Информационно-справочные документы – это документы, которые направляются обычно от исполнителей к администрации или поступают от сторонних лиц и организаций, они чаще всего содержат некий проект управленческого решения, который поступает на рассмотрение руководству и выступает основанием для принятия и оформления управленческого решения в форме распорядительного или организационного документа. Гораздо реже они выступают, собственно, в качестве оформленного решения, это относится, пожалуй, только к протоколам, в форме которых может быть оформлено принятое коллегиально управленческое решение.
Кратко рассмотрим сущность и структуру основных видов управленческих документов, которые, как правило, приходится разрабатывать менеджерам для реализации управленческих решений.
Начнем с положения. Как правило, встречаются положения двух видов: положения о структурном подразделении и положения об области деятельности.
Положение о структурном подразделении – локальный нормативный акт, принятый в соответствии с действующим законодательством, который определяет область деятельности подразделения, его функции или задачи, порядок управления, права и обязанности работников структурного подразделения, ответственность, взаимодействие с другими подразделениями, административную и функциональную подчиненность.
Положение об области деятельности – локальный нормативный акт, принятый в соответствии с действующим законодательством, который определяет принципы и основные правила выполнения работ в конкретной области деятельности, а также характеризующий процессы, входящие в состав данной области. Например, «Положение об аттестации работников».
Этапы создания положения: создание проекта положения; обсуждение проекта; согласование проекта положения; утверждение положения; ознакомление с положением.
Положение должно содержать следующие реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, наименование документа (ПОЛОЖЕНИЕ), дату и номер регистрации, заголовок к тексту (наименование структурного подразделения (или области деятельности) в предложном падеже, например, об управлении кадрами, об аттестации), текст, подписи разработчиков, визы согласования (если положение подлежит внешнему согласованию, то и гриф согласования).
Похожим на положение организационным документом является инструкция – локальный акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.
Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.
Инструкция согласовывается с руководителями структурных подразделений, ответственными за область деятельности, на которую распространяется действие инструкции, а также с юридической службой организации. Инструкция утверждается приказом или грифом утверждения руководителя организации или структурного подразделения. При утверждении инструкции приказом устанавливается срок введения в действие инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. При утверждении грифом сроком введения в действие является дата утверждения, если в тексте не установлен иной порядок введения
Примером часто используемой разновидностью инструкции является должностная инструкция.
Основными видами распорядительных документов являются приказ и распоряжение.
Приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений. Правом издавать приказы по отдельным аспектам деятельности организации могут быть наделены иные должностные лица организации на основе делегирования.
По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказы могут формироваться в дела по различным видам деятельности и структурным подразделениям, при этом каждому виду приказа будет соответствовать свой уникальный индекс. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.
Проекты приказов по основной деятельности готовят и вносят подразделения на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет служба ДОУ.
Проекты приказов и приложения к ним согласовываются исполнителем с руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, как правило, визируются причастными к поручениям в приказе должностными лицами.
Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости с документами, послужившими основанием для их издания. Датой приказа является дата его подписания.
Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе исполнитель приказа направляет адресатам в соответствии с перечнем должностных лиц, указанных в тексте приказа, или указателем рассылки, который составляется исполнителем.
Приказ оформляется на общем бланке или с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Приказ, оформляемый на общем бланке, имеет следующие реквизиты: наименование вида документа – приказ; дата и номер приказа; заголовок (Об утверждении.., О создании..), текст, подпись, визы согласования (на обратной стороне листа или прилагаемые к документу), отметка об исполнителе.
Текст приказа по основной деятельности может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.
Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...» или «Отменить действие приказа №…». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иное не указано в тексте приказа. В случае организационной необходимости делается выписка из приказа.
Распоряжение – это распорядительный документ по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связным с организацией исполнения приказов, положений и других актов данного или вышестоящего органа управления, а также по производственным, хозяйственным и административным вопросам. Порядок оформления и регистрации распоряжений тот же, что и для приказов.
Промежуточной формой между организационно-распорядительными и информационно-справочными документами является протокол, который, с одной стороны, может устанавливать решения для исполнения нижестоящими лицами, а, с другой стороны, включает различные сведения информационного характера о ходе разработки данных решений.
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов управления. Он составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Датой протокола является дата заседания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Текст протокола включает вводную и основную части. Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы, должности приглашенных на заседание.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников, по итогам которой проводится подсчет присутствующих. Список передаются секретарю собрания и становится одним из приложений к протоколу.
Повестка дня включается во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его наименование отвечает на вопрос «о чем?». По каждому пункту указывается докладчик. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Разделы основной части протокола нумеруются в соответствии с повесткой дня. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.
В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Допускается использования ссылки «Текст доклада прилагается» (тогда доклады становятся приложением к протоколу). В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него. В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола.
Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают председатель и секретарь. Протокол считается окончательно оформленным после подписания и оформления всех приложений к данному протоколу.
Принятые на заседании решения доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписка из протокола заверяется.
Особой важной разновидностью управленческих документов является акт -документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. В организациях составляются акты работы различных комиссий, акты о приеме-передаче дел, акты об отказе от подписи, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и т.д.
Текст акта обычно делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. Введение содержит основание для составления акта (указание на событие, ссылку на документ и т.д.) и список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт.. Констатирующая часть включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов или результаты проверки. В случае необходимости акт может также содержать выводы и предложения комиссии.
Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:
· название вида документа (АКТ);
· дату и место составления (должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления);
· заголовок к тексту (формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Может формулироваться с помощью отглагольного существительного: «О приеме-передаче дел»);
· указание на количество экземпляров и их местонахождение (или адресаты, которым он направлен);
· подписи (располагаются в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности).
Для обмена официальной информацией в организации служат записки . В зависимости от цели предоставления информации различают следующие разновидности записок: докладную, служебную, объяснительную.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю прямого (непосредственного) подчинения (от нижестоящего должностного лица к вышестоящему), который информирует его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, выполненной работе, и содержит выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки делится на две части: 1) констатирующая, в которой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация; 2) в которой излагаются предложения, просьбы.
Служебная записка – применяемый на одном уровне управления (между структурными подразделениям или должностными лицами непрямого подчинения) документ. В тексте записки излагаются факт или событие, послужившие поводом для ее написания, а также выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Объяснительная записка – документ, адресованный руководителю, составляемый в ответ на его просьбу или указание объяснить какие-либо факты и события. Объяснительная записка является обязательным документом, который руководитель должен затребовать от работника, в следующих случаях: при нарушении трудовой дисциплины до применения дисциплинарного взыскания; при расследовании несчастного случая; для установления причины возникновения ущерба. В случае отказа работника дать указанное объяснение составляется соответствующий акт.
Письма служат для обмена информацией со сторонними организациями и лицами, в общем виде, служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте (традиционной или электронной). Письма составляются на бланке письма.
Обязательными реквизитами письма являются дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – печать.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная часть письма.
Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать формулу уважительного обращения к адресату: «Уважаемый господин Кудряев!», «Уважаемый Иван Петрович!».
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма должен быть небольшим, отвечая принципу лаконичности официального текста.
Письмо должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «Об оказании научно-технической помощи», «О нарушении договорных обязательств»
Если письмо является ответным, то в бланке письма указывается номер и дата письма, на который дается ответ: «На № ________________ от _______________».
Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки.
Письма визируются составителем, руководителем структурного подразделения. Письма подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленных им полномочий.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его регистрации.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Эссе на тему : « Управленческая функция документа »
Прежде чем рассуждать об управленческой функции документа я бы хотел раскрыть такие понятия как документ и управление. Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Управление - процесс воздействия на систему для перевода её из одного состояния в другое, либо для поддержания её в установленном режиме деятельности.
Из понятия документа можно увидеть важность этого термина и его значение для человека. Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и так далее. Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения. Теперь перейдем к раскрытию функций документа.
Функция документа - это, прежде всего, его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Если рассматривать такую дисциплину, как делопроизводство, то она может нам дать общие и специфические функции документа. К общим относятся: информационная, социальная, коммуникативная и культурная. К специфическим: управленческая, правовая и научно-историческая. Нас интересует управленческая и, обращаясь к понятию управления, можно сказать, что документ в данной функции выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе управления.
Управление может быть эффективным лишь при наличии актуальной или даже опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер. Оперативную информацию, необходимую для управленческой деятельности можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация образуется на высших уровнях управления. При движении ее вниз средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию и происходит ее увеличение.
Управленческие документы отражают как структуру, так и стадии и этапы управления и в то же время, сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения. Например, чтобы абитуриент, который сдал документы на поступление в высшее учебное заведение, узнал о своем поступлении, он должен дождаться приказа о зачислении студентов от декана этого вуза, в данном случае, приказ - документ управленческого характера. управление документ реквизит
Таким образом, правленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Документированная информация как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Анализ ОАО "Камско-Устьинский гипсовый рудник", особенности организации службы документационного обеспечения управления.
курсовая работа , добавлен 22.11.2013
Рассмотрение эволюции документа в его историческом развитии, современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества. Свойства и признаки документа, его атрибутивность, функциональность, структурность, информационность.
реферат , добавлен 09.02.2010
Характеристика понятия о документе - средстве закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях или явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Признаки, функции и свойства документа.
курсовая работа , добавлен 12.01.2011
курсовая работа , добавлен 20.12.2011
Поняття управлінського документа, його значення та функції. Наукові підходи щодо класифікації функцій документа. Способи документування документів. Роль документа в житті людини та суспільства. Основні вимоги до організації сучасного діловодства.
курсовая работа , добавлен 30.12.2013
Носитель информации как материальная составляющая документа. Появление искусственных носителей на полимерной основе. Форма материального носителя электронной информации, а также проблема установления доказательственной силы машиночитаемого документа.
курсовая работа , добавлен 25.04.2014
Основные положения документооборота в организации. Характеристика документа в области качества. Этапы документооборота на предприятии. Анализ документов процесса производства продукции. Разработка и совершенствование документа производственного процесса.
курсовая работа , добавлен 19.10.2013
Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа. Древние рукописные книги. Понятие и значение документа в управленческой деятельности. Особенности делопроизводства в России. Столбовое, коллежское и исполнительное делопроизводство.
курсовая работа , добавлен 01.12.2009
Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.
реферат , добавлен 14.11.2013
Теоретический анализ предприятия, как объекта управления. Анализ состояния процесса автоматизации предприятия. Изучение особенностей оперативного управления основным производством. Входные документы функциональной подсистемы. Форма выходного документа.
Современные трактовки понятия "документ"
1. Понятие «документ» в современном обществе
1.1 Генезис развития понятия «документ»
Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.
Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» - «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство» . Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.
В русский язык слово «документ» пришло в XVIII в., во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства . Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Это происходит всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в XIX в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство» .
Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.
В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении .
С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные научный оборот П. Отле:
а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;
б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;
в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука) .
Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.
Первый Государственный стандарт терминов и определений у нас в стране был утвержден в 1970 г. В этом Государственном стандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» . Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т.п.
После переработки в 1983 г. Появился новый Государственный стандарт, в котором было записано, что «документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве» . Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.
В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия «документ», О.П. Коршунов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.
Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е гг., а так же активное вхождения страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утвержденном в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» . Причем это определение было дословно взято из статьи 2 Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г.
Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, в какой сфере деятельности оно будет использовано.
1.2 Современные трактовки понятия «документ»
Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.
«Документ», в сфере документационного обеспечения управления, - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо .
С научной точки зрения, документ понимается сейчас как закрепление разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека .
Понятие «документ» в XX-XXI вв. используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда определений в законодательных и научных источниках. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.
Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:
) документ - материальный объект;
) документ - носитель информации;
) документ - документированная информация .
Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Длительная трансформация толкования термина «документ», первоначально полностью не соответствующего современным технологиям хранения и передачи информации, привела к легализации информационной трактовки данного понятия в Федеральном Законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г.
Согласно ст. 2 Федерального Закона «Об информации Федеральном Законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г., информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, который пришел на смену Федеральному Закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г., под документированной информацией или документом (закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления).
Из легального термина «документированная информация (документ)», содержащегося в упомянутом законе, вытекают три основных признака документа. О них пишет Н.Н. Куняев.
Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.
Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.
Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.
Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
Для библиотековедения, библиографоведения и книговедения документ - это текст (как логическая последовательность языковых или речевых и неречевых знаков), зафиксированный на вещевом изделии, основной функцией которого является сохранение и распространение (передача) информации в пространстве и времени .
В юридической литературе существуют два подхода к понятию документа. В соответствии с традиционной трактовкой, под документом понимаются только письменные объекты (любые или их определенная разновидность). В то же время весьма широкое распространение получила трактовка документа как любого материального носителя информации, предназначенного для передачи во времени и пространстве. Последняя трактовка понятия «документ» основывается на его фундаментальной функции - передаче информации, и позволяет включать в данное понятие все известные и используемые в праве виды документов, в том числе и электронные. С учетом этого существенными признаками электронного документа являются его содержание (информация) и форма (технический электронный носитель).
Итак, электронный документ - это информация, зафиксированная на электронных носителях и содержащая реквизиты, позволяющие идентифицировать ее. Это определение понятия электронного документа соответствует общему понятию «документ», которое содержится в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» . Согласно ст. 2 Закона, документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи», под электронным документом понимается «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме» .
Таким образом, термин «документ» нашел сейчас отражение и в государственном стандарте, и в Федеральном Законе; очень важным стало понятие «электронный документ».
1.3 Развитие документоведения как науки о документе
Существуют разные определения понятия «документоведение», однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие «документ». И это закономерно, поскольку «документоведение» - термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности явлений не менее сложных и многоплановых.
Можно сказать, что документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности .
Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.
Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата - в их единстве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины.
Объект науки отвечает на вопрос: что изучает наука. Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности - создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.
Предмет науки должен ответить на вопрос: каким именно образом, зачем, с какой целью и для чего именно изучают объект, а через него и объективную реальность. Предмет науки определяет содержание научного знания об объекте - документе и документно-коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.
Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности .
Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особенное документоведение. Об этом пишет А.С. Красавин . Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т.д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.
История документа раскрывает закономерности становления и развития документа как источника информации и средства коммуникации в условиях смены конкретной обстановки на определенном этапе развития социальной коммуникации, изменения его содержания и формы в соответствии с документными потребностями общества в тот или иной период времени.
В разделе документной деятельности изучается история и общая методика создания и функционирования документа в системе документальной коммуникации (создание, производство, сбор, хранение, распространение и использование), т.е. документа, функционирующего в целостном коммуникативном цикле «автор документной информации - потребитель её» .
Документоведение изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т.д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). В качестве особенного может выступать любой признак, заслуживающий теоретического рассмотрения.
Документоведение подразделяется на специальное и частное документоведение. Специальное документоведение изучает особенности документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. специфику документов, функционирующих в информационных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно-коммуникационных структурах. Кроме того, предметом специального документоведения может служить изучение специфики различных процессов документно-коммуникационной деятельности (документирование, делопроизводство, фондоведение и т.д.).
Предметом частного документоведения выступают отдельные виды и разновидности документа. Отсюда в качестве частно - научных документоведческих дисциплин представлены: книго-, патенто-, картоведение и т.д. .
Таким образом, специальное и частное документоведение есть специфическое проявление общего. В совокупности с общим особенное документоведение образует единое документоведение. По проблемам развития документоведения как науки, его структура авторитетные мнения высказывается докторами наук Ю.Н. Столяровым, Н.Н. Кушнаренко, Е.А. Плешкевичем.
2. Значение документа в документационном обеспечении управления
2.1 Документационное обеспечение управления как научная дисциплина
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами . Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй - «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами .
Данные различия связаны с историей происхождения этих терминов. Термин «делопроизводство» возник в России во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения данных терминов претерпевали изменения и в настоящее время их значения закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий .
В основе изучения истории делопроизводства XVI - начала ХХ вв. лежали законодательные акты - Судебник 1550 г. и Соборное уложение 1649 г.; Генеральный регламент 1720 г.; «Табель о рангах» 1722 г.; «Учреждения для управления губерний Российской империи» 1775 г.; «Общее учреждение министерств» 1811 г.; «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. Законодательные акты XVI - начала ХХ вв. - важнейшие источники о преобразованиях структуры органов управления и организации делопроизводства. За дореволюционный период законодательный материал, опубликован в «Полном собрании законов Российской империи» и «Своде законов Российской империи».
В советскую эпоху развитие законодательства по вопросам документоведения охарактеризовано в учебном пособии под редакцией Я.З. Лившица.
Источниками по организации работы с документами в дореволюционный период являются также руководства к составлению деловых бумаг в письмовниках XVIII-XIX веков. Такие сборники включают образцы документов с кратким или подробным руководством, как сочинять разного рода письма. К переписке было принято относить такие документы, как прошения, заявления, постановления, доношения, записки, расписки, векселя и некоторые др. Письмовники имели большое значение для практики делопроизводства. Известно более ста сборников, изданных в конце XVIII - начале ХХ века.
Одним из первых учебных пособий по делопроизводству, на основе которого почти два десятилетия учились студенты, была книга К.Г. Митяева. В 70-80-е годы появились учебные пособия Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых - преподавателей кафедры документоведения РГГУ. Существенный вклад внесли в разработку проблем документоведения ученые ВНИИДАД - А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Рудельсон, А.Н. Сокова и другие.
Из вышедших в последние годы пособий интерес представляют работы Т.В. Кузнецовой, коллективный учебник под редакцией В.А. Кудряева, написанный учеными Государственного университета управления (ГУУ) и другие. Многие современные публикации профильных журналов «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Управление персоналом», «Справочник кадровика», «Служба кадров» направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию работы с документами.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Задачи делопроизводства заключаются в следующем - оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.
Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации, или предприятия.
Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.
Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.
Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.
документ управление доношение скорость
2.2 Функции документа и его роль в организации документационного обеспечения управления
Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Об этом пишет Стенюков . Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета и др.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ .
Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним. Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю). Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.). Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т.п.). В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления .
Важнейшей информацией, которую содержит документ, является информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции . На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др. В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.
Одной из важнейших является культурологическая функция документа. фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению традиций, системы ценностей, нравственных норм, развитие и приумножение этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе .
В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления [.
С управленческой функцией тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией прежде всего обладают документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а так же иные документы, которые могут повлечь за собой определенные юридические последствия (правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные акты; документы, фиксирующие договорные отношения; удостоверительные документы - паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства .
Функция исторического источника изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа .
Исторически одна из первых была востребована функция учета (статистическая), поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёта населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учета документы необходимы не только для решения многообразных экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчетной документации .
Значительная часть документов выполняют познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. По большому счету фактически каждый документ может выступать в качестве источника знаний. Однако в первую очередь это функция присуща научной документации, поскольку целью научного познания является получении новой информации. При это фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества .
Ряд документов обладает политической функцией, во многом связанной с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, отдельных политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.) .
К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв у групп населения. Благодаря этому до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков (Библия, Коран, «Беседы и суждения» Конфуция и т.п.) .
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).
Значение документационного обеспечения заключается в том, что в общем объеме управленческой работы (по разным оценкам) до 60-70% занимают операции с документами. Информация, которая в них содержится, может быть использована только после проведения ряда делопроизводственных операций (фиксации, обработки, систематизации и т.п.). Поэтому знание документоведами теоретических проблем документа, понимание его важных функций, умение ориентироваться в массивах документов очень важно для успешной профессиональной деятельности.
Заключение
Документ является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества. Документы сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни (свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы, свидетельство о браке, пенсионное удостоверение и т.д.). Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами: паспорт, студенческий билет, зачётная книжка, проездной билет на автобус либо трамвай, кассовый чек при покупке товара в магазине и т.п.
Документ отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.
Управленческие взаимосвязи сложны, формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих взаимосвязанных документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документ, будучи тесно связан со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Если попытаться перечислить предметы, которые обычно относят к документам, то сразу же вспоминаются паспорт, свидетельство о рождении, диплом и некоторые другие листки с важной информацией о каждом человеке. Далее к перечисленным прибавится множество документов, с которыми мы сталкиваемся в работе и т.д. Действительно, документов, знакомых и незнакомых, относящихся как к отдельным лицам, так и к коллективам, предприятиям, институтам, городам, республикам, целой стране и даже всем странам на нашей планете, существует необозримое множество и описать или, как говорят математики, задать это множество простым перечислением принадлежащих к нему объектов оказывается невозможным. С развитием общества постоянно усложняется процесс управления, приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ. Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.
Нами были изучены следующие основные проблемы:
Эволюция документа в его историческом развитии;
Современные определения термина «документ»;
Основные функции документа в сфере управления.
Были использованы различные источники: нормативные документы, учебные и научные издания, статьи из профессиональных периодических изданий 2008-2013гг. Отметим значение публикаций Т.В.Кузнецовой, М.П.Илюшенко, А.Н.Соковой, Ю.Н.Столяры, Н.Н Кушнаренко, В.П.Козлов о документе и его функциях, о современных проблемах документоведения как науки.
Список литературы
1.Алексеева, М.В. Некоторые особенности организации государственного управления деятельностью по формированию фондов и организаций, обеспечивающих сохранение и публичное использование культурных ценностей / М.В. Алексеева // Культура: Управление, Экономика, Право. - 2008. - №2.-С. 6-8.
2.Андреева, В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп./ В.И. Андреева. - М.: ЗАО «Бизнес школа «Интел - Синтез», 2012. - 192 с.
.Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: учебно-методическое пособие/ Г.И. Балибардина. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002. - 77 с.
.Двоеносова, Г.А. Функции документа / Г.А. Двоеносова // НТИ.-Сер.1. - 2013. - №2.-С. 1-7.
.Ермолаева, А.В. Организация документооборота в органах исполнительной власти: теория и практика / А.В. Ермолаева // Делопроизводство. - 2012. - №1. - С. 13-17.
.Замыцкова, О.И. Делопроизводство: учебное пособие / О.И. Замыцкова. - Ростов на Дону: Феникс, 2001. - 416 с.
.Илюшенко, М.П. Функциональный анализ документа / М.П. Илюшенко // Делопроизводство. - 2000. - №1. - С. 23
.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 591 с.
.Козлов, В.П. Общая теория документа / В.П. Козлов // Делопроизводство. - 2009. - №3.-С. 3-12.
.Красавин, А.С. Документационное обеспечение управления кадрами: Практическое пособие / А.С. Красавин. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 192 с.
.Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 253 с.
.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления/ Т.В. Кузнецова. - М.: ЮНИТИ, 2002. - 359 с.
.Кузнецова, Т.В. Введение в специальность «Документоведение и ДОУ» [Электронный ресурс]: учебное пособие / Т.В. Кузнецова. - М.: РГГУ, 2003. - 70 с.
.Куняев, Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2008. - 352 с.
.Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. - Киев: Знанья, 2003. - 459 с.
.Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток - Запад, 2006. - 427 с.
.Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Учебное пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акумич, С.В. Некраха / под ред. В.В. Паневчика. - Минск: БГЭИ, 2008. - 318 с.
.Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2000. - 144 с.
.Столяров, Ю.Н. Документ как информация специфического назначения / Ю.Н. Столяров. - НТИ. Сер.1. - 2011. - №11.-С. 2-5.
.Шестакова, Е. Работа с организационными документами / Е. Шестакова // Секретарское дело. - 2010. - №1.-С. 50-56.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Главная, наиболее обобщающая функция документа -- это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.
Информационная функция -- это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа (отчет о НИР -- статья -- монография -- учебник -- энциклопедия: документы расположены по степени увеличения информационной емкости). Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); 2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Мемориальная (памятниковая) функция -- "способность документа служить внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).
Гедоническая функция -- способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).
К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.
Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например, учебник -- учебная, указ -- правовая, афиша -- рекламная).
Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ -- для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.
Знание функций документа позволяет:
Ё определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
Ё правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
Ё осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
Ё определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных магазинах и т.п.;
