Практические советы при выдаче денег в подотчёт Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта. Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы. Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой.
Ведение учета расчетов с подотчетными лицами у ип
Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей. Установленные сроки Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах.
Отчётность следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания. Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы.
Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт. Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств.
Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.
Бухгалтерские и юридические услуги
Образец заполнения расходного кассового ордера показан ниже. Как в учете оформить покупку за наличные Предприниматели редко разделяют деньги на те, что задействованы в бизнесе, и те, что предназначены для личных нужд.
Тем более теперь, когда разрешено беспрепятственно забирать любую сумму наличности для личных трат. Поэтому может сложиться ситуация, когда вы оплатили покупку, необходимую для бизнеса, личными деньгами.
Важно
Можно ли учесть эти затраты в целях налогообложения? Давайте разберемся. Согласно пункту 1 статьи 221 НК РФ для учета затрат в составе профвычета по НДФЛ расходы должны быть фактически произведены и документально подтверждены.
Внимание
Кроме того, они должны быть непосредственно связаны с извлечением дохода. Документы, подтверждающие траты, потребуются и в том случае, если вы применяете УСН с объектом доходы минус расходы.
Нужно ли ип оформлять приказ на выдачу денег подотчет для себя
Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все. Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления.
Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью. Скачать пример заполнения приказа о выдаче денег под отчет руководителю Скачать бланк приказа о выдаче денег под отчет руководителю Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс.
за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.
Как получить деньги под отчет в ип самому себе?
По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную кассовую книгу. Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:
- данные сотрудника, получившего деньги;
- сумма;
- целевое назначение;
- номер приказа;
- срок использования;
- дата выдачи.
Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия.
Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника. Схема для директора Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками.
Три актуальных вопроса по подотчетным
- служебная записка, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
- приказ, который составляет и заверяет руководитель;
- кассовый расходный ордер.
Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:
- командировочное удостоверение;
- книга регистрации командировочных сотрудников;
- рабочее задание;
- доверенность на оплату расходов от лица компании;
- книга учётов имеющихся доверенностей.
Зачем и основные цели Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия.
Как происходит выдача денег в подотчёт
До 1 июня 2014 года индивидуальные предприниматели должны были руководствоваться Указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У (далее - Указание № 1843-У). Из данной статьи вы узнаете, как можно оформлять расход денег на личные нужды с учетом всех этих нюансов.
На личные нужды ИП может потратить любую сумму Предприниматель является полноправным и единоличным владельцем бизнеса. И деньгами, полученными от ведения деятельности и оставшимися после уплаты налогов, он вправе распоряжаться по своему усмотрению (ст.
ГК РФ). Получается, что вы вправе в любой момент взять деньги из кассы и потратить их на личные нужды. Например, на покупку подарка родственнику. Подтверждают такой вывод теперь положения не только пункта 1 статьи 861 ГК РФ, но и вступившего в силу Указания № 3073-У.
Ранее Указание № 1843-У прямого разрешения на такие траты не содержало.
Как ип расходовать деньги на личные нужды
Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги. Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.
Так, назначение платежа может быть следующим:
- оплата служебных поездок (командировка);
- наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
- на приобретение товарно-материальных ценностей;
- представительские расходы;
- оплата работ и услуг, выполненных для организации;
- покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.
Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями.
Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам? Центральные детали Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр. Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном балансе.
Каким документам ип перечисляет себе деньги в подотчет
Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения. Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по гражданскому договору. В 2018 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины. В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности. Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы. Наличные из кассы Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу.
Каждый работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить глава компании. Он может издать приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.
Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Подотчетными лицами могут выступать любые работники предприятия
Как получить деньги
До 19.08.2017 г. работник для получения денег под отчет должен был направить в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что она будет потрачена.
Однако с 19 августа стало проще выдавать подотчетные. Поправки предусмотрены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С указанной даты заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа директора или другого распорядительного документа компании. Форма такого документа — произвольная. Но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты:
- Ф.И.О. подотчетного лица;
- регистрационный номер документа;
- о сумме наличных денег;
- о сроке, на который выдаются наличные деньги;
- о назначении (не обязательно);
- подпись директора и дата.
Заявление от работника
Приказ о подотчетных лицах
Какую сумму можно выдавать под отчет
В РФ все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.
Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.
Необходим ли отчет за полученную сумму
Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, до 19.08.2017 г. нельзя было выдавать деньги под отчет, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.
Но ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь подотчетные можно выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Однако это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке должен передать в бухгалтерию.
Сроки отчета
Законодательно конкретный срок, в течение которого сотрудник должен подать отчет о потраченных деньгах, нигде не установлен. Поэтому он указывается, как правило, в приказе работодателя.
Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.
Если же срок возврата установлен не был, сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.
А вот для существуют особые условия . Согласно п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник отчитаться по ним обязан в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения.
Изменяем положение о ведении кассовых операций
Изменения по подотчетным суммам в 2019 году коснулись и документации. Так как с 19 августа 2017 года порядок выдачи денег в подотчет изменился, предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.
Сотрудники могут получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также компания может перевести деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.
Через кассу деньги выдаются согласно следующим требованиям:
- При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
- Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или его письменного заявления. Согласно письму ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ должен быть подписан директором, в нем должна быть указана дата и регистрационный номер.
- Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета, согласно абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У, составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.
- Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
- Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.
- Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
- Организации и ИП могут выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
- Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту.
Главные правила
Подведем итог вышесказанного:
- Под отчет может быть выдана любая сумма.
- С 19.08.2017 г. работнику для того, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения главы компании. Заявление можно не писать.
- Также про подотчетные лица изменения 2019 говорят, что с 19.08.2017 г. получить наличные под отчет они могут, даже если не погасили задолженность по прошлому авансу.
- Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
- С 19 августа 2017 году нужно обновить локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.
Ответственность
Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит немаленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
- для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.
Нужно ли ИП на УСН 6% вести учет своих расходов, составлять авансовые отчеты и как отражать выдачу ИП из кассы? У нас есть наемные работники и кассовый аппарат, по которому каждый день приходуется выручка. Мы выд аем деньги на текущие расходы (материалы, канц. товары, прочие услуги) . Дело в том, что ИП вроде бы не обязан вести бухгалтерский учет. Так зачем мы тогда будем составлять авансовые отчеты? Если можно просто написать в кассе в расход ном ордере - ИП на личные нужды. Это будет правильно? Если можно с документами - основаниями. Суть вопроса заключается как раз в том, что необходимо нам написать в расходном ордере, чтобы не нужно было составлять авансовый отчет и вести тем самым учет расходов
Да, предприниматель может оформить расходный кассовый ордер на себя. Формулировка: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды».
Авансовый отчет в таком случае не составляется и в книге учета доходов и расходов операция не фиксируется.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Статья: Рассказ о том, как предпринимателям брать деньги для личных нужд, устанавливать лимит и оформлять подотчет
Елена Витальевна, один из наиболее волнующих наших читателей вопросов - правда ли, что индивидуальный предприниматель в любой момент может взять из кассы деньги на личные нужды?
Да, это так. С одной стороны, предприниматели должны выполнять Указание Банка России от 20.06.2007 №?1843-У , в котором оговорены цели, на которые можно тратить наличные деньги, например на выплату зарплаты. Вместе с тем они имеют право как собственники изымать денежные средства, в том числе и выручку, на личные нужды. Это следует из пункта 1 статьи 861 ГК?РФ.
А каким образом оформить эту операцию? И зачем предпринимателю устанавливать кассовый лимит, если он может взять любую сумму?
Предприниматель, обнаружив в кассе нежелательный остаток, может оформить расходный кассовый ордер по форме №?0310002 на себя. Формулировка может быть такой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды».*
В результате излишек будет изъят из кассы и окажется в его кармане, который кассой не является.
Хотя, если рассуждать логически не как бухгалтер, расхода не возникает, ведь перемещаются личные деньги гражданина. Что касается второго вопроса, то Положение Центробанка РФ от 12.10.2011 № 373-П принято, чтобы контролировать оборот наличных денежных средств в России.
С кассой понятно. А следует ли отражать в Книге учета доходов и расходов изъятие предпринимателем денег на личные нужды?
Нет, подобные операции не нужно фиксировать в Книге учета . Дело в том, что она является регистром налогового учета. А «упрощенцы» в налоговом учете могут учитывать лишь расходы из закрытого перечня пункта 1 статьи 346.16 НК?РФ. Причем, чтобы признать эти расходы, они должны быть обоснованными и направленными на получение дохода. Это основные условия (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК?РФ).*
Изъятие же денежных средств из кассы на собственные нужды не соответствует признакам расходов для целей УСН. Поэтому предпринимателю не нужно записывать вграфу 5 раздела 1 Книги учета доходов и расходов такие затраты.
Теперь о кассовом лимите. Нужен ли этот лимит, если поступление наличных минимально, скажем один раз в квартал? Ведь все расчеты предпринимателя проходят через расчетный счет.
Да, лимит установить нужно, даже если поступление наличной выручки незначительно. Дело в том, что Положение №?373-П распространяется на всех индивидуальных предпринимателей, осуществляющих операции с наличными деньгами, независимо от объема средств. Это следует из пункта 1.2 Положения № 373-П.
Поэтому предприниматель обязан самостоятельно рассчитать лимит остатка наличных денег в соответствии с формулами, указанными в приложении к Положению , и сдавать его в банк (п. 1.3 Положения № 373-П).
Обратите внимание, что за нарушение правил ведения кассовых операций организации и индивидуальные предприниматели могут быть привлечены к административной ответственности, предусмотренной пунктом 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Об этом напоминает и ФНС России в письме от 21.12.2011 №?АС-4-2/21794@ . Штраф в этом случае составит от 40?000 до 50?000 руб. для организаций и от 4000 до 5000 руб. для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей (ст. 2.4 КоАП РФ).
Предположим, предприниматель, применяющий УСН, продает в розницу товары. Лимит остатка наличных у него утвержден. Как быть, если на конец дня в кассе остается сумма, превышающая установленный лимит, а банк, чтобы ее сдать, закрыт?
В данном случае есть три способа выхода из ситуации.
Первый - предприниматели, равно как и организации, могут превысить лимит в дни выдачи зарплаты, а также в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни проходят операции по кассе. Это правило закреплено в пункте 1.4 Положения № 373-П . Следовательно, нарушения порядка ведения кассы в этом случае не будет.
Второй - предприниматель или кто-то из наемных работников может деньги, превышающие лимит, взять под отчет. Для этого нужно написать заявление в произвольной форме и заполнить расходный кассовый ордер по форме №?0310002 .?Цели подотчета должны быть связаны с предпринимательской деятельностью. Например покупка ГСМ, товарно-материальных ценностей, канцелярских принадлежностей и т. п.
В течение трех дней после того, как закончится срок подотчета (а период, на который выдаются подотчетные суммы, должен быть указан в заявлении о выдаче денег), подотчетному лицу нужно отчитаться (п. 4.4.?Положения № 373-П). Для этого оформляют авансовый отчет. Если деньги не были потрачены, их нужно внести в кассу согласно приходному кассовому ордеру по форме №?0310001 .
Елена Мелконян,
советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса
С уважением,
Мардиев Арам, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».
Наличные снимать не запрещено, но оплата наличными выглядит подозрительно. Налоговая и Центробанк думают, что так компания незаконно выводит деньги или обманом снижает налоги. Поэтому первое правило наличных — расплачиваться наличными редко и мало.
По закону индивидуальные предприниматели вправе тратить наличные, как хотят. Но на практике госорганы могут попросить предоставить документы и обосновать траты. Давайте на примерах:
Почему банк блокирует счет
Андрей работает программистом, у него нет сотрудников, офиса и подрядчиков. Всё, что он получает на счет — это его доход, поэтому снятие наличных вопросов не вызывает.
Иван открыл компанию по ремонту квартир, он платит строителям и дизайнерам, закупается в магазинах. Когда он снимает наличные, это выглядит подозрительно. Госорганы хотят убедиться, что он оплачивает услуги партнеров легально, а не в конверте.
Если без наличных работать не получается, держите второе правило — выдавать деньги под отчет. В переводе с бухгалтерского это означает: нельзя просто так открыть сейф и взять деньги на коньяк для клиента, нужно оформить документы.
Требования к выдаче наличных — в постановлении о ведении кассовых операций. За нарушение требований полагается штраф: 40 000-50 000 рублей на компанию и 4000-5000 рублей на руководителя.
Это не все беды. Без документов на наличные налоговая решит, что компания неверно оформила заем или доход. В лучшем случае она выставит штраф за ошибку, в худшем — решит, что это незаконный вывод денег. Придется возиться с проверками.
А теперь обо всех требованиях по порядку.
На что выдавать
Правила для ИП и компаний отличаются: индивидуальные предприниматели тратят наличные на свое усмотрение, ООО — только на нужды компании.
К нуждам компании относится всё, что связано с получением заказа и продажами. Например, для компании по ремонту квартир безопасно оплачивать цемент, обои, плитку. А если покупать телевизор, налоговая заподозрит незаконный вывод денег.
Кому выдавать
Наличные под отчет — для сотрудников с трудовым договором. Формально вы вправе выдавать деньги сотрудникам по договору подряда, но как правильно это делать — тема отдельной статьи. Пока держите совет: выдавать наличные только штатным сотрудникам.
Если работаете с индивидуальными предпринимателями, выдать наличные под отчет не получится.
Допустим, у вас команда дизайнеров и программистов. Дизайнеров вы оформили в штат, а программисты работают по договору услуг.
Дизайнерам полагаются наличные под отчет, а программистам — нет, хотя на практике они ваши сотрудники.
Будьте внимательнее с бухгалтерами-перестраховщиками. Они отказываются выдавать наличные, если сотрудник не подписал договор о материальной ответственности. Мол, договор защищает от растрат: если сотрудник прогуляет деньги, спишем их с зарплаты.
В этом случае перестраховываться бессмысленно. Подотчетные деньги подразумевают ответственность: если сотрудник растранжирит деньги на себя, вычитайте из зарплаты. Это законно и без договора.
Владелец компании может выдать деньги сам себе, но с одним условием: он тоже должен быть в штате. Выдавать наличные учредителю незаконно.
Сколько выдавать
В законе нет требований к сумме, поэтому вы вправе выдавать 50 000 рублей и 500 000. Крупные суммы вызывают подозрения, поэтому налоговая скорее их заметит и начнет проверку. Надежнее выдавать понемногу.
Чтобы обезопасить себя, соблюдайте лимит для оплаты наличными: 100 000 рублей за сделку. Одна сделка — это один договор или чек.
Вы платите за аренду зала 80 000 рублей, это меньше ста тысяч значит, всё в порядке.
Вы покупаете обои для ремонта и они дороже ста тысяч. Тогда разбивайте оплату на части: покупайте у разных поставщиков или у одного, но в разные дни. Это необязательно спасет от внимания налоговой, но появится шанс доказать, что это разные сделки.
Лимит в 100 000 рублей обязателен для ООО. Индивидуальные предприниматели его выполняют только для рабочих сделок, для личных — платите, сколько хотите. Налоговая строго следит за наличными всех предпринимателей, поэтому не рассчитывайте на послабления.
Кто выдает
Выдавать наличные может директор и бухгалтер. Если вы владелец компании и директор, вы можете выдать деньги самому себе. Это законно.
Если не вернуть деньги
После оплаты может остаться сдача или наличные вовсе не понадобились, тогда деньги надо вернуть. Иногда с возвратом проблемы.
Если не возвращает сотрудник, риска нет. Вы вправе списать долг с зарплаты, но с учетом правила — списывать не больше 20% от зарплаты за месяц. Если долг больше, разбивайте его на несколько месяцев: сотрудник не вернул 50 000 рублей при зарплате в 30 000, вы получите деньги через девять месяцев.
Если вы директор и не возвращаете деньги, вы рискуете: налоговая может решить, что это доход, за который компания не платила налоги. Тогда она начнет проверку, потребует доначислить налоги и выставит штраф.
В законе нет сроков для выдачи наличных — выдавайте на три дня или месяц, главное, указать этот срок в документах.
Как отчитаться за деньги
Компании и индивидуальные предприниматели по-разному отчитываются за наличные.
Если у вас ООО, вы готовите три документа: заявление на выдачу наличных, кассовый ордер и авансовый отчет. Документы понадобятся бухгалтеру для отчетов и налоговой, чтобы убедиться в законности оплаты.
ИП вправе не отчитываться совсем. Но если у вас есть сотрудники и партнеры, лучше отчитываться о наличных, так безопаснее. Возможно, у налоговой или банка появятся вопросы, тогда вы быстро на них ответите.
Срок для отчета — три дня. Срок отсчитывается с даты оплаты: если вы купили обойный клей пятого мая, сдаете отчет восьмого мая. Правила одинаковые для всех сотрудников: не важно, кто получал деньги — директор или секретарь.
Шаг 1. Снять наличные
Если планируете выдавать наличные, а денег на руках нет, обналичивайте счет. Деньги можно снять с корпоративной карты или расчетного счета через кассу банка.
Индивидуальный предприниматель снимает деньги просто так, ничего оформлять или сохранять не надо.
Для компании понадобятся документы. Если снимаете с карты, сохраняйте чек из банкомата, он пригодится бухгалтеру. Если через кассу, наоборот, берите документы с собой. Банк вправе отказать в наличных при подозрениях на незаконные операции, поэтому законность надо доказать. Например, показать заявление о наличных.
Шаг 2. Завести реестр
Реестр — это таблица, в которой вы пишете: кто получил наличные, когда, сколько и на что.
Вести реестр необязательно, но если выдаете наличные сотрудникам, он сэкономит силы. По закону нельзя выдавать новые деньги, если сотрудник не отчитался по старым. Чтобы вам не вспоминать, кому вы дали деньги, пусть об этом помнит реестр.
Требований к реестру нет, поэтому составляйте, как хотите. Реестр может выглядеть так:
Реестр заполняйте полностью от руки или на компьютере, а от руки расписывайтесь за отчет.
Шаг 3. Написать заявление
Если деньги выдавать можно, готовьте заявление. Заявление обычно готовит тот, кому вы даете деньги, но это необязательно.
Требований к форме заявления нет, но есть требования к содержанию. Вот, что надо написать:
- сумму — числом и прописью;
- на какой срок выдаете;
- дату составления заявления и дату выдачи наличных.
Заявление может быть таким:
Заявление подписывает директор или бухгалтер. Если выдаете деньги себе, можете подписать сами.
Есть бухгалтеры, которые советуют не подписывать заявление, если выдаете деньги сами себе. Мол, налоговая на такое косо смотрит. Это не рабочий совет: налоговиков иногда сложно понять, но они не идиоты. Налоговая понимает, что бухгалтер выдает деньги по вашему поручению, так что подписывайте всё сами.
С первого июля 2017 года деньги можно выдавать без заявления, вместо него подойдет приказ. Подготовка приказа тоже занимает время, поэтому решайте сами, что быстрее: заявление или приказ. Как подготовить приказ — тема отдельного материала, рассказывать сейчас не будем.
Шаг 4. Оформить кассовый ордер
Кассовый ордер — это документ, который подтверждает передачу денег. Его можно заполнить самим из шаблона или в программе 1С. Выглядит ордер так:
Подписывает ордер тот, кто выдает деньги, и сотрудник, который их получает. Подписывайте после передачи денег.
Шаг 5. Выдать деньги
Осталось выдать деньги, и всё. Как выдавать деньги, в законе не сказано. Некоторые компании оборудуют отдельный кабинет с решетками и сейфом, на языке бухгалтеров кабинет называется «касса». Если вы редко выдаете наличные, подойдет любое место, хоть коридор.
После того, как выдали деньги, напишите об этом в реестре. Так вы не забудете, когда ждать отчет и сдачу.
Шаг 6. Отчитаться о покупке
Отчет готовите после оплаты покупки, на него есть три дня. Отчет можно составить по форме от госорганов или разработать свой вариант. Главное, написать:
- кто сдает отчет,
- за какую сумму отчитывается,
- какими документами подтверждает оплату,
- на что ушли деньги.
К отчету приложите доказательства покупки: чеки, фотографии с мероприятия, распечатки макетов — всё, что подтверждает реальность сделки. Налоговая такое любит.
Карта вместо наличных
Альтернатива наличным — банковская карта. Банки и налоговая видят, за что вы платите, поэтому оплата по картам не вызывает подозрений.
Заработать на банке: советы, чтобы пользоваться банком по полной
Карта для индивидуального предпринимателя на УСН 6% — это личная карта. Расплачивайтесь картой в магазинах или покупайте в интернете, отчитываться по расходам не придется.
ООО оплачивают только нужды компании: новые блокноты в офис, авиабилеты для командировок, стройматериалы под заказ клиента. Для подтверждения расходов понадобятся чеки и авансовый отчет, а готовить заявления и кассовый ордер не надо.
Карта подходит для компаний с сотрудниками. Карту можно выдать водителям для оплаты бензина и техосмотра или менеджерам для закупки канцтоваров. О тратах по карте банки рассказывают в смс и личном кабинете, так вы контролируете расходы: если менеджер прогуляет деньги, вы увидите это сразу.
Еще картой можно оплачивать регулярные покупки. Если ваша компания пользуется сервисом с ежемесячной оплатой, укажите в нем карту банка. Оплата будет списываться автоматически в нужную дату, и вам не придется запоминать самому или ставить напоминания об оплате.
Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.
Наличные расчеты
Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в главе 6 Гражданского кодекса России .
Лимит наличных
Центральный Банк Российской Федерации издал Указания от 11.03.2014 № 3210-У , которыми утвердил порядок ведения операций по кассе. Названный документ является обязательным для компаний, использующих в своей деятельности наличность.
Из содержания названных указаний Центробанка следует, что наличность в кассе компании на конец дня не может превышать лимит. Названный показатель разрабатывается и устанавливается предприятием самостоятельно. Расчет лимита производится по формулам, прилагаемым к Указаниям от 11.03.2014 № 3210-У , и с учетом фактических показателей компании.
Все наличные денежные средства, превышающие лимит, должны сдаваться в банк. Это требование является общеобязательным. Его нарушение может явиться основанием для наложения на компанию административного штрафа.
Важно отметить, что предприниматели освобождены от обязанности по установлению лимита.
Оформление кассовых операций
Для осуществления операций с наличными деньгами компании должны организовать кассу и назначить ответственных работников. Именно на указанных сотрудников и возлагается обязанность по правильному ведению кассы и оформлению кассовых операций.
При совершении операций с наличностью компании обязаны оформлять кассовые документы. Такими документами являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Формы указанных бланков утверждены . Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 подчеркнул, что формы ПКО и РКО являются обязательными к применению.
При оформлении движения наличности по кассе следует помнить, что расходный кассовый ордер применяется при выдаче денег. Приходный кассовый ордер используется в случае поступления денежных средств.
Кассовые документы подписываются кассиром и работником бухгалтерии, а также фиксируются в журнале регистрации кассовых документов.
Следует помнить, что кассовые документы должны оформляться без ошибок. Если ордера оформлены в бумажном виде, то вносить в их содержание исправления или дописки нельзя. Для устранения ошибок следует заново распечатать соответствующий документ и внести в него необходимые записи.
Бланки расходных кассовых ордеров применяются при выдаче заработной платы, денежных средств под отчет, иных случаев оформления расходования наличных.
Обязательным условием правильного оформления кассовых операций является ведение кассовой книги. Форма такого документа утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88 .
Все операции с наличностью должны быть указаны в кассовой книге, которую ведет кассир. Полная информация вносится в форму № КО-4 в соответствии с приходным и расходным ордерами. Какие-либо разночтения недопустимы.
В конце рабочего дня в кассовой книге указывается остаток наличных, который заверяется собственноручной подписью кассира.
Необходимо подчеркнуть, что все вышеперечисленные формы должны использоваться компаниями и в случае операций с денежными документами. Обязательным условием для оформления такого движения является проставление отметки «фондовый».
Выдача под отчет
Как указывалось ранее, отечественные предприятия вправе выдавать наличные деньги на производственные нужды. Какие-либо ограничения максимального размера выдаваемой суммы положениями отечественного права не предусмотрены.
Каждая компания самостоятельно определяет цели выдачи таких денег, а также конкретные производственные нужды, для удовлетворения которых соответствующие средства предоставляются.
Центробанк Российской Федерации в пункте 6.3 своих Указаний отметил, что подотчетные средства могут быть предоставлены работнику на основании письменного заявления последнего. Каких-либо специфических требований к форме такого документа Банк России не предъявил.
Следует подчеркнуть, что Центробанк России прямо указал, что выдача денег под отчет из кассы в 2017 году производится на основании письменной просьбы, именуемой заявлением. Для исключения возможных рисков нарушения кассовой дисциплины вполне обоснованно все документы с просьбой выдачи наличных денежных средств на производственные нужды именовать «заявлением».
Деньги на производственные нужды лицам, не являющимся работниками
Особого внимания заслуживает и буквальное толкование положений п. 6.3 Указаний России, из которого следует, что деньги под отчет выдаются работнику предприятия. Возможности предоставления финансовых средств иному лицу, не состоящему с компанией в трудовых отношениях, Банк России не предусмотрел.
Министерство финансов России приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций . Из содержания этой Инструкции следует, что подотчетными лицами являются работники компаний. Возможность выдачи денег на производственные нужды иным лицам Минфин РФ не предусмотрел.
Следует отметить, что предписания вышеназванных нормативных актов не содержат прямого запрета на выдачу денег на производственные нужды иным лицам, не состоящим с предприятиями в трудовых отношениях.
Эта же Инструкция прямо предусматривает оформление операций, не указанных в разъяснениях к счетам 60 — 75, по счету 76. Выдача денежных средств под отчет лицам, не являющимся работниками, должна проводиться по счету 76.
Заслуживает внимания позиция Министерства финансов России, изложенная в письме от 02.07.2012 № 02-06-10/2476 . Согласно логике Минфина РФ каждое предприятие самостоятельно решает вопрос с возможностью выдачи денег на производственные нужды лицам, не являющимся работниками компании.
Порядок предоставления и учета таких средств, по мнению Министерства, целесообразно предусмотреть в учетной политике организации.
Отчет по подотчетным средствам
Каждое лицо, получившее деньги на производственные нужды, должно представить компании письменный отчет по израсходованным средствам. Такая обязанность возникает у подотчетного лица вне зависимости от наличия или отсутствия трудовых правоотношений.
Центробанк России также установил, что такой отчет должен быть предоставлен предприятию не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, на который средства выдавались.
Названный документ оформляется в произвольной форме и должен называться авансовым отчетом. К нему обязательно следует приложить оригиналы доказательств, подтверждающих те или иные траты ответственного лица.
Если такой отчет не подготовлен или отсутствуют доказательства несения расходов, то подотчетные суммы с ответственного сотрудника не списываются.
Такой работник должен возвратить в кассу предприятия денежные средства, не указанные в отчете или неизрасходованные.
Важно помнить, что компании не имеют права выдавать наличность под отчет лицу, ранее уже получавшему деньги на производственные нужды и не отчитавшемуся о таких суммах.
Каждый авансовый отчет подлежит проверке работниками бухгалтерии. По итогам указанных действий он утверждается руководителем, после чего производится окончательный расчет по средствам, выданным на нужды предприятия.
Неисполнение данного правила является нарушением кассовой дисциплины, а компания, его допустившая, может быть оштрафована.
Оформление выдачи подотчетных средств
Как отмечено в Указаниях Центробанка России, расходный кассовый ордер применяется при всех случаях выдачи организацией наличных денег. Названный документ оформляется в соответствии с заявлением ответственного лица, содержащим просьбу о выдаче денег на нужды предприятия.
В бухгалтерском учете предоставление денежных сумм на производственные цели следует оформлять по дебету счета 71 «Расчет с подотчетными лицами», кредиту счета 50 «Касса».
Если же подотчетное лицо не отчиталось по денежным средствам, полученным на производственные нужды, то такие деньги подлежат возврату в адрес предприятия. При совершении такой операции составляется приходный кассовый ордер.
В бухгалтерском учете возврат наличных денег следует оформлять по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В аналогичном порядке оформляется выдача денег на нужды предприятия и работникам обособленных структурных подразделений организации.
Как указывалось ранее, можно использовать счет 76, но только если подотчетное лицо не является работником компании.
В ситуации, при которой лицо, получившее деньги на производственные нужды, отказывается от предоставления отчета или возврата полученных сумм, следует воспользоваться механизмом, предусмотренным законом.
Статьей 137 Трудового кодекса России предприятиям предоставлено право удерживать из заработной платы сотрудников суммы, полученные последними на производственные нужды. Такая возможность возникает только в случае отсутствия отчета работника или его отказа возвращать неизрасходованные средства.
Если же такое лицо не является работником компании, то можно воспользоваться механизмом, предусмотренным главой 60 Гражданского кодекса Российской Федерации , заключающимся в обязанности возвратить все полученное без законных на то оснований.
Отступление от порядка взаимодействия с подотчетными лицами, утвержденного Центробанком России, является нарушением, ответственность за которое предусмотрена ст. 15.1 КоАП Российской Федерации.
