Срок выдачи расчетных листков образец. Расчетный листок по заработной плате – бланк образец

Работодатель обязан информировать работника о его заработной плате при ее выплате (абз. 1 ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Делается это путем вручения расчетного листка, о форме которой расскажем в нашей консультации.

Форма расчетного листка

Законодательством не утверждена единая форма расчетного листка. В ТК РФ указано, что работодатель разрабатывает форму расчетного листка самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Расчетные листки по зарплате: как правильно выдавать

Для подтверждения факта вручения расчетного листка работнику можно:

• или предусмотреть отрывную часть, на которой работник будет расписываться;
• или вести журнал учета выдачи расчетных листков.

При этом несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), расчетный листок достаточно выдавать лишь с окончательным расчетом, ведь составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны.

Кстати, по мнению Минтруда, работодатель может рассылать расчетные листки работникам по электронной почте, а не выдавать на руки, - нарушением трудового законодательства такой способ выдачи зарплатных листков являться не будет (Письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Что должен содержать расчетный листок

Разрабатывая форму расчетного листка, работодатель должен обязательно предусмотреть в нем следующие сведения:

• составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;
• иные суммы, начисленные работнику, в том числе денежная компенсация за задержку зарплаты;
• размер и основания произведенных удержаний;
• общая денежная сумма, подлежащая выплате.

Таким образом, расчетный листок по зарплате - расшифровка начислений и удержаний за месяц.

Сколько хранить расчетные листы

Расчетные листки на выдачу заработной платы работодатель должен хранить не менее 5 лет (при условии проведения проверки), а при отсутствии - 75 лет (ст. 412 Раздела II Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Ответственность за отсутствие расчетных листков

Поскольку обязанность работодателя составлять расчетный листки предусмотрена ТК РФ, то их отсутствие может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Это грозит работодателю штрафом на должностных лиц и ИП-работодателей в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на работодателей-юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей и повышенные штрафы при повторном нарушении (

Работодатель обязан письменно информировать сотрудников о составных частях зарплаты за истекший месяц и удержаниях из нее (ст.136 ТК РФ), для этого компания выдает расчетные листки. Как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2019 году, мы расскажем вам в этой статье.

Скачайте полезные шпаргалки:

• Риски в расчетных листках по зарплате: найти и обезвредить>>>
• Когда зарплата на карты опасна спорами при проверке>>>

Не редки случаи, когда работодатели игнорируют требование выдачи расчетных листков, мотивируя тем, что все несогласные со своей зарплатой все равно придут разбираться в бухгалтерию. Однако факт невыдачи расчетных листков - нарушение трудового законодательства, за которое организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а должностное лицо - от 1000 до 5000 руб. Поэтому к правильности выдачи расчетных листков нужно отнестись очень внимательно и аккуратно.

Выдача расчетных листков по зарплате в 2019 году

Правила выдачи расчетных листков регулируются ст.136 ТК РФ. Согласно этим правилам, вы должны выдавать расчетные листки при каждой выплате зарплаты всем сотрудникам, включая надомников, совместителей, работающих дистанционно и т.д. Если читать норму ТК буквально, получается, что и расчетные листки организация должна выдавать работникам два раза в месяц. Аналогичные разъяснения раньше давал Роструд на сайте онлайнинспекция.рф . Поэтому трудинспекторы штрафовали компании, которые обходились одним расчетным листком в месяц. Но теперь Минтруд официально ввел новые правила.

Расчетный лист составляется в одном экземпляре, если только у вас нет практики, дублировать листки для отчета перед Трудовой инспекцией.

Важно! Не нужно делать отдельный расчетный листок сотруднику при выплате ему отпускных, командировочных, пособия по больничном листу или материальной помощи, все эти суммы вы укажете в расчетном листе в конце месяца.

На каком бланке выдавать расчетный лист в 2019 году

Для 2019 года нет специально утвержденного единого образца расчетного листа для выдачи сотрудникам. Согласно ч.2 ст.136 ТК РФ бланк нужно разрабатывать самим, при этом туда необходимо включить все необходимые данные, такие как:

• Фамилия, имя отчество работника, его должность и количество отработанных часов;
• составные части зарплаты сотрудника за месяц (оклад, премии, надбавки, выслуга и т.д.);
• другие начисления, в том числе отпускные, пособие по больничному листу, компенсация за задержку зарплаты, выплаты при увольнении;
• удержания из зарплаты и их основания, например: НДФЛ, алименты и другие удержания по исполнительным листам;
•  общая сумма к выплате.

Так же для удобства вы можете добавить туда какие-то свои дополнительные графы, это законом не запрещено.

Будьте внимательны! Ваша компания обязана зафиксировать разработанную форму расчетного листа в нормативных документах, а также прописать в трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте способ выдачи расчетных листков.

Образец заполненного расчетного листка 2019 года

Обращаем ваше внимание на такой момент, что заверять листки при их выдаче работникам подписью руководителя и печатью компании не нужно. Однако если сотруднику расчетный лист потребуется для судебного разбирательства или иных юридических операций, вы должны будете заверить его подлинность.

В каком виде можно выдавать расчетные листки в 2019 году

В 2019 году, так же как и в предшествующие периоды, выдачу расчетных листков можно осуществлять двумя способами:

1. В электронном виде, но для этого вам необходимо иметь список электронных адресов ваших работников;
2. В бумажном варианте.

Самое главное, чтобы способ выдачи был закреплен у вас в трудовых договорах или в локальном акте компании, а сотрудники организации были бы ознакомлены под роспись со способом получения ими документа.

Как подтвердить факт выдачи расчетного листка в 2019 году

Подтвердить факт выдачи расчетных листков вашим сотрудникам достаточно просто, для этого есть несколько способов. Компания вправе выбрать любой из них, либо даже придумать свой, если это будет убедительно.

• В платежной или расчетно-платежной ведомости можно сделать отдельную графу, где работники будут расписываться при получении расчетных листков.
• В форме расчетного листка можно сделать корешок для росписи сотрудника, который потом отрывается и остается в бухгалтерии для отчета.
• Вы можете вести отдельный журнал выдачи листков.

За что могут оштрафовать компанию при выдаче расчетных листков в 2019 году

К сожалению, не только сам факт не выдачи расчетного листка сотруднику в 2019 году подлежит штрафу. Работодателей могут оштрафовать за целый ряд нарушений при составлении этого документа. Для удобства мы составили из них таблицу.

Когда выдаются расчетные листы

Обычно документы рассматриваемого вида должны выдаваться сотрудникам за несколько дней до осуществления выплаты заработной платы, но в крайнем случае возможна их выдача и в день выплаты. Необходимо иметь в виду, что обычно выплата зарплаты осуществляется в два этапа с периодичностью две недели, а расчетный листок выдается работнику в день выдачи ему окончательного расчета за месяц.

Данный документ обязателен к выдаче только при расчете оплаты труда. Отдельно составлять его, например, при начислении отпускных выплат не следует.

Расчетный листок в обязательном порядке выдается уволенному сотруднику в день его окончательного расчета и официального увольнения.

Расшифровка статей расчетного листа

Формат бланка расчетного листа не закреплен на законодательном уровне. Однако данный документ должен содержать такие разделы:

• начислено;
• удержано;
• выплачено;
• к выплате.

Некоторые работодатели вместо статей заработной платы указывают в листках коды выплат — в таком случае рядом с кодом обязательно должно быть пояснение с наименованием начисления или удержания либо сотрудники должны быть ознакомлены со значениями кодов.

Пункт «Начислено» отображает размер начисленной заработной платы согласно трудовому соглашению: оклад, надбавки, доплаты, премии. Здесь же указывается размер оплаты отпускных дней, листка нетрудоспособности, матпомощи по ТК РФ или по приказу работодателя. Отпускные начисляются сотруднику по усредненному заработку за предыдущие 12 месяцев. Больничные рассчитываются исходя из доходов работника за последние 2 года. То есть если заработок сотрудника за эти периоды был меньше, чем в настоящее время, то, соответственно, размер отпускных и больничных выплат будет ниже.

Раздел «Удержано» содержит суммы, которые удерживаются из зарплаты работника:

• Согласно законодательству (например, уплата НДФЛ в размере 13% от общего дохода, если работник не имеет льгот).
• В соответствии с исполнительными листами. Этот вид удержания осуществляется после того, как из зарплаты удержан налог на доходы. Сюда относятся алиментные выплаты, оплата наложенных штрафных санкций, налоги.
• По приказам работодателя. К таким удержаниям относятся: оплата нанесенного ущерба работодателю от материально ответственного лица, взносы членов профсоюза.

Пункт «Выплачено» должен отражать уже выплаченные в течение месяца суммы работнику: аванс, отпускные.

«К выплате» — здесь указывается основная сумма, подлежащая перечислению сотруднику.

Образец расчетки по зарплате приведен ниже.

Порядок выдачи документа

Ниже перечислим основные правила порядка выдачи расчетных листов по заработной плате:

1. Расчетный лист должен предоставляться сотрудникам два раза в месяц. Согласно действующему законодательству (ст. 136 ТК РФ) он должен выдаваться в день выдачи работникам заработной платы (два раза ежемесячно). Но Федеральная служба по труду и занятости считает целесообразной только единоразовую выдачу данного документа в месяц при выплате второй части заработка. Когда выплачивается аванс, сведения о деталях зарплаты конкретного сотрудника могут быть не сформированы окончательно.
2. Расчетка должна быть составлена по форме, которая утверждена локальными нормативно-правовыми документами. Форма может быть взята из бухгалтерской программы или разработана самостоятельно. Если форма не утверждена внутренним нормативным документом, это является основанием для наложения на предприятие штрафных санкций.
3. Данный документ может формироваться как в бумажном, так и в электронном формате, что также должно быть закреплено в документах предприятия (трудовой договор, коллективный договор и др.). При выдаче заработной платы путем перевода на банковскую карту оформление и выдачу расчетки лучше осуществлять в электронном виде.
4. Заверение расчетки подписями или штампами предприятия не требуется. Но если сотрудник просит произвести данные действия в целях предоставления листка в суд, то это требование желательно выполнить.
5. При начислении отпускных выплат расчетный листок не выдается. Отпускные не являются заработной платой, поэтому работодатель не обязан предоставлять расчетку в данной ситуации. В случае увольнения сотрудник должен получить окончательный расчет по всем видам выплат, и соответственно, на руки ему должны выдать расчетный лист по заработной плате с расшифровкой.
6. Факт предоставления сотруднику рассматриваемого документа должен быть заверен документально. Можно выбрать один из трех способов:

• вести специальную книгу учета выдачи расчетных листов с подписями работников о получении;
• оформить место для подписи сотрудников в платежных ведомостях;
• разработать форму листа в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии.

Штрафные санкции за непредоставление расчеток по зарплате сотрудникам

При невыдаче или несвоевременном предоставлении работникам организации расчетных листов по заработной плате инспекция по труду может привлечь руководство предприятия к административной ответственности.

Для предприятия лучшим вариантом будет разработка локального документа о порядке составления и выдачи расчеток по зарплате. В нем закрепляются вид извещения, сроки и способ выдачи. Если организация не предоставляет своим работникам расчетные листы, это грозит наложением штрафных санкций в размере 30-50 тыс. руб. (50-70 тыс. руб., если нарушение совершено повторно). Если наниматель является ИП, размер штрафа сокращается до 1-5 тыс. руб. и 10-20 тыс. руб. при нарушении повторно (п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ).

Следует иметь в виду, что при повторном нарушении прав работников компании руководящее лицо (или ИП) может быть дисквалифицировано на период от года до трех лет.

Стандартный образец расчетного листа

Предприятие может самостоятельно устанавливать форму извещения и определять, когда выдавать расчетные листы по заработной плате. Но все-таки документ должен включать в себя такие обязательные пункты, как:

1. Ф.И.О. работника и его номер по табелю.
2. Период расчетных сумм по листку.
3. Отработанное сотрудником время (в днях и часах).
4. Статьи заработной платы.
5. Основания и суммы отчислений.
6. Сумма к выдаче.

Образец расчетного листа по заработной плате выглядит таким образом.

Расчетный лист служит извещением работника о сумме ожидаемой к получению зарплаты за месяц. Универсальная форма этого документа законом не утверждена, поэтому каждое предприятие должно самостоятельно разработать форму и регламент выдачи таких извещений. В расчетном листе по заработной плате должны быть указаны: заработная плата в разбивке на составляющие (оклад, доплаты, надбавки, премии и пр.), прочие начисления (оплата дней нетрудоспособности, компенсации и др.), удержанные суммы и основания для них (налог на доходы, алиментные выплаты и др.), итоговая сумма к выплате. При невыдаче работодателем расчетных листов своим сотрудникам законодательством предусмотрено наложение штрафа.

Как утвердить форму расчётного листка

Унифицированной формы расчётного листка нет, каждый работодатель вправе установить ее самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Обычно бланк разрабатывает бухгалтерия и согласовывает с кадровой службой.

Нередко форму берут непосредственно из программы, в которой рассчитывают заработную плату. Это допустимо в случае, если там есть вся необходимая информация.

Если в организации есть профсоюз, необходимо учесть его мотивированное мнение относительно формы расчётного листка. Затем руководитель организации утверждает её приказом (ч. вторая ст. 136, ст. 372 ТК РФ).

Что включать в расчётный листок

Работник должен понимать, как ему рассчитали зарплату, не нарушил ли работодатель условия трудового договора. Поэтому в расчётном листке указывают составные части зарплаты, иные начисленные суммы, удержания, общую сумму к выплате (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Когда выделяют составные части заработной платы, отражают расчёт оклада, премии, северных надбавок и районных коэффициентов, прочих надбавок, доплат за совмещение, за работу в ночную смену и др.

Закон не требует заверять расчетный листок печатью и подписью ответственного лица (ст. 136 ТК РФ).

К иным начисленным суммам относят проценты за задержку заработной платы, отпускные, компенсацию отпуска при увольнении, пособия по уходу за ребенком, больничные пособия, оплату питания, оплату проезда в соответствии с локальными актами и т. д. В числе удержанных сумм отражают НДФЛ, алименты, выплаты по исполнительным листам, авансы за командировки и др.

Если в расчётном листке не детализировать информацию, указанную в статье 136 Трудового кодекса, то проверяющий может выдать работодателю предписание или оштрафовать. Например, если расчетный листок содержит только общую сумму к выплате и удержания, это нарушение (апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015) .

Каким способом выдавать расчётные листки

Закон не предусматривает, как именно работодателю подтвердить, что работнику выдали расчётный листок. Поэтому организация определяет такой способ самостоятельно (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6- 1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015) .

Способы выдачи расчётных листков можно разделить на две группы: когда листки вручают работникам под роспись и когда подпись не получают.

Расчётные листки вручают работникам под роспись. Это значит, что выдачу расчетных листков фиксируют на бумаге. Например, работодатель:

Предусматривает в форме листка отрывную часть (корешок), где работники будут расписываться при его получении;

Разрабатывает журнал выдачи расчётных листков, в котором работники ставят свою подпись в их получении;

Вносит отдельный столбец в платёжную (форма № Т-53) или расчетно-платёжную (форма № Т-49) ведомость либо самостоятельно разработанную форму, где работники будут расписываться, что получили листок.

Подпись работника на расчётном листке не получают. То есть документальный учёт выдачи расчётных листков не ведут. Например, работодатель:

Сообщает работникам, где и в каком порядке можно получить расчётные листки, и работники приходят за ними при необходимости;

Направляет расчётные листки работникам по электронной почте;

Размещает листки на электронном ресурсе, например, в личном кабинете на корпоративном сайте;

Уведомляет работников СМС-сообщением о возможности получить расчётный листок в электронном виде по ссылке и т. п.

Суды согласны с тем, что можно направлять расчётные листки работникам по электронной почте

Формально Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель извещал работников о составных частях заработной платы, удержаниях и т. д. письменно, в бумажном виде (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Однако суды трактуют эту норму более широко и допускают, чтобы расчётные листки направляли по электронной почте. Требования проверяющих выдавать расчётные листки в бумажной форме суды нередко признают необоснованными, если локальные акты работодателя предусматривают рассылку расчётных листков работникам в электронном виде (апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 29 апреля 2013 г. по делу № 33-204/2013) .

В случае конфликта с работником или при проверке работодатель должен быть готов доказать, что расчётные листки работнику на самом деле вручали. Это подтвердят свидетельские показания, заверенная распечатка электронного сообщения, направленного в адрес работника и содержащего расчётный листок, подтверждение входа работника под личным логином и паролем во внутреннюю электронную систему работодателя, где размещен расчетный листок, и т. д.

Способы первой группы безусловно подтверждают, что работодатель исполнил требования закона. Но использовать их не всегда удобно, так как вручать расчетные листки всем работникам под роспись довольно трудоёмко. Закон прямо не запрещает применять способы второй группы, однако это более рискованно. Судебной практики по применению таких способов немного, встречаются отдельные судебные решения в пользу работодателя. Например, в одном деле суд признал законным порядок, при котором расчётные листы находились в бухгалтерии и выдавались работникам, желающим получить их (решение Пугачевского районного суда от 22 июня 2015 г. по делу № 2-585(1)/2015) .

Как упорядочить вручение расчётных листков

Необходимо закрепить на локальном уровне порядок выдачи расчётных листков. Он включает способ и периодичность их вручения работникам, а также назначение ответственных за это лиц. Эту информацию нужно закрепить в локальном акте, например, правилах внутреннего трудового распорядка, или в приказе .

Работникам можно выдавать один расчётный листок при окончательном расчёте за месяц (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1) . НДФЛ с заработной платы за месяц нельзя исчислить до его окончания. Поэтому из первой части зарплаты налог не удерживают (п. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 21 июня 2016 г. № 03-04-06/36092) . Следовательно, при её выплате в расчётном листке нельзя указать всю необходимую информацию, в частности, размер и основания удержания НДФЛ.

Лучше извещать работников о составе заработной платы в день её получения. Это снизит риск обращения работников в надзорные органы с жалобой на то, что работодатель нарушает сроки выдачи расчётных листков. Ответственным за выдачу расчетных листков обычно назначают бухгалтера. Но это могут быть и сотрудники кадровых служб, и непосредственные руководители.

Что грозит работодателю, который не выдает расчётные листки

Если работодатель не выдает сотрудникам расчетные листки, госинспекция труда может привлечь его к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При первом нарушении должностному лицу грозит штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а организации - от 30 000 до 50 000 рублей.

Судебная практика подтверждает, что работодателю грозит ответственность, если он не выдавал расчётные листки или делал это с опозданием (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 6 октября 2016 г. по делу № 33-25964/2016) . Если работодатель не утвердил форму расчётного листка или не отразил в ней все необходимые сведения, это также нарушение трудового законодательства (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 27 сентября 2016 г. по делу № 33-3846/2016) .

Своевременная выдача расчётных листков поможет работодателю доказать, что работник пропустил срок исковой давности в споре по поводу невыплаченной зарплаты. В противном случае сложно будет подтвердить, когда работник узнал, что ему недоплатили.

Если работодатель не выдавал работнику расчётные листки, суд может по заявлению работника взыскать с организации компенсацию морального вреда. Её размер на практике может составлять несколько тысяч рублей (ст. 237 ТК РФ, решение Центрального районного суда города Омска от 14 июля 2016 г. по делу № 2-4030/2016) .

Нормативная база

Часть первая, вторая ст. 136 ТК РФ

Узнать об обязанности работодателя извещать работника о составе заработной платы

Часть 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ

Уточнить, какая ответственность грозит работодателю за невыдачу расчётных листков

Понять, что расчётный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты

Выяснить, что работодатель сам решает, каким способом выдавать расчетные листки

Важные выводы

1. Работодатель обязан разработать и утвердить форму расчётного листка. Если в организации есть профсоюз, необходимо учесть его мнение.

2. Организация сама определяет, как выдавать работникам расчётные листки. Наиболее безопасно вручать их под подпись, но допустимы и другие способы.

3. Если работодатель нарушит порядок выдачи расчётных листков, ГИТ может его оштрафовать, а суд вправе присудить работнику компенсацию морального вреда.

Расчетный листок по заработной плате не содержит информации, касательной налоговых вычетов и отчислений в фонды. На примере показан расчетный листок по заработной плате, который принадлежит сотруднику, который имеет 5 дневной график работы за неделю, по восемь часов в день и сорок часов в неделю.

Заполнение расчетного листа.

В верхних строках указывается: наименование организации; месяц, год; Ф.И.О. сотрудника; должность и подразделение.

В разделе начислено указывается вся информация о начислениях, которые были произведены в указанном месяце, продолжительность данного периода и конечная сумма. В строке «Всего начислено» указывается суммарное число всех начислений за данный месяц. На примере образца показано, что сотрудник в ноябре месяце 2011 г. работал всего десять дней. А это значит восемьдесят часов(10 дней умножается на восемь часов). А остальное время он был на больничном и в отпуске.

За десять дней работы ему был начислен оклад в размере семи тысяч ста сорока двух руб. восьмидесяти шести коп. (пятнадцать тысяч руб. деленное на итог умножения двадцати одного и десяти). Где двадцать один-общее количество рабочих дней в ноябре месяце 2011 года.

Так же в данном примере расчетного листка по заработной плате видно, что этому сотруднику была начислена премия в размере сорока процентов от заработной платы. Она равно двум тысячам восьмисот пятидесяти семи руб. и четырнадцати коп. (сумма заработка умноженное на сорок процентов). Сложение оклада и премии позволяет нам получить общую сумму заработной платы за этот период. Она будет равна десяти тысячам руб. Затем от этой суммы рассчитывается районный коэффициент в пятнадцать процентов. Он будет равен одной тысячи пятьсот руб. (десять тысяч умноженное на пятнадцать процентов).

В стоке «Оплата больничного листа» и «Оплата отпуска» указывается информация об оплате среднего заработка, его продолжительность и сумма.

В указанной форме расчетного листа в строке «Всего начислено» указывается итог по всем начисленным суммам.

Ели в указанный месяц расчетного листка по заработной плате войдет второй период, то есть год расчета листа по нетрудоспособности, то нужно будет из строки «Всего начислено» вычесть строку «Оплата больничного листка». Все остальные начисления идут с расчетом заработка в среднем. А для того чтобы рассчитать средний заработок, для оплаты отпуска, нужно из «Всего начислено» вычесть сумму строк «Оплата больничного» и «Оплата отпуска».

Из представленной статьи вы узнали про то, как происходит заполнение расчетного листа по заработной плате . Точной формы ведения данного листва законом не установлено, в связи с этим разработку и приказ об утверждении расчетного листка руководитель делает самостоятельно. Как правило, бухгалтерия ничего самостоятельно не изобретает, а использует в своей работе такую форму расчетного листа, которая автоматом формируется программой 1С. Так же вы узнали примерное заполнение данного листка расчетности сотрудника предприятия.

Образец расчетного листка по заработной плате