Что лучше, ежедневник в бумажном или электронном виде? Как лучше подавать налоговую декларацию: на бумаге, магнитном носителе, электронно, телекоммуникационным каналам, по почте В случае различий экземпляр на бумажном носителе

Налоговые декларации могут представляться на бумаге (бумажном носителе) . При этом может как лично руководитель организации (предприниматель) или бухгалтер, так и уполномоченный представитель организации (предпринимателя). Кроме того, декларацию на бумажном носителе можно отправить по почте.
Согласно п. 1 ст. 26 НК РФ налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя.
Законными представителями согласно ст. 27 НК РФ признаются:
- для налогоплательщика-организации - лица, уполномоченные представлять указанную организацию на основании закона или ее учредительных документов;
- для налогоплательщика - физического лица - лица, выступающие в качестве его представителей в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
Для организаций законными представителями являются директор, генеральный директор, президент общества и др., управляющий или управляющая организация либо другое лицо согласно учредительным документам.
Уполномоченным представителем налогоплательщика в соответствии со ст. 29 Налогового кодекса РФ признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами (таможенными органами, органами государственных внебюджетных фондов), иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах. При этом уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации.
Следовательно, бухгалтер или другое лицо, представляющее в налоговый орган налоговую отчетность, обязаны предъявить доверенность, подтверждающую его полномочия для участия в налоговых правоотношениях. Так, в Письмах ФНС России от 15 февраля 2007 г. N 18-0-09/0070 и Минфина от 25 апреля 2008 г. N 03-02-08/9 указывается на необходимость обязательного наличия доверенности.
Уполномоченный представитель налогоплательщика - физического лица осуществляет свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
Спорным является вопрос о нотариальном удостоверении доверенности на представление интересов индивидуального предпринимателя. Так, в Письме от 10 августа 2009 г. N ШС-22-6/627@ ФНС России разъяснила, что на доверенности, которую выдает индивидуальный предприниматель, достаточно наличия его подписи и печати. Нотариальное удостоверение не требуется. Минфин в Письме от 7 августа 2009 г. N 03-02-08/66, наоборот, указал, что при представлении налоговой декларации представителем налогоплательщика - физического лица, в том числе в электронном виде, у представителя должна иметься нотариально заверенная доверенность, поскольку индивидуальный предприниматель является физическим лицом и к нему должно применяться правило абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ.
Датой подачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности законным или уполномоченным представителем организации считается дата фактического представления их в налоговый орган на бумажных носи телях.
Если налоговая отчетность представляется по почте, то она должна иметь вид почтового отправления с описью вложения.
Согласно п. 4 ст. 80 НК РФ при отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения . На основании норм ст. 6.1 НК РФ действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24.00 последнего дня срока. Если документы либо денежные средства были сданы в организацию связи до 24.00 последнего дня срока, то срок не считается пропущенным.
Вопрос о том, будет ли декларация считаться сданной в срок, если она передана в почтовое отделение в последний день сдачи отчетности, а обработана почтовым отделением в последующий день, является спорным. В Письме МНС России от 13 мая 2004 г. N 03-1-08/1191/15@ указывается, что датой представления отчетности с описью вложения в целях применения ст. 80 НК РФ считается дата, указанная в штампе "Почта России".
Арбитражная практика по данному вопросу складывается в пользу налогоплательщика. Так, в Постановлении от 5 июля 2006 г. N Ф04-4150/2006(24268-А81-37) ФАС Западно-Сибирского округа применительно к определению даты представления по почте декларации по налогу на прибыль прямо указал, что в соответствии с нормами Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи" и Правилами оказания услуг почтовой связи для налогоплательщика датой отправки письма считается день сдачи этого почтового отправления оператору почтовой связи. За своевременность исполнения оператором почтовой связи своих обязанностей пользователи услуг почтовой связи ответственности не несут. Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 августа 2006 г. N А19-5810/06-33-Ф02-4448/06-С1, ФАС Западно-Сибирского округа от 10 августа 2005 г. N Ф04-5028/2005(13671-А27-33) и ФАС Волго-Вятского округа от 15 июня 2005 г. N А28-25566/2004-1009/18.

В электронном виде

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ отчетность в электронном виде обязаны представлять следующие налогоплательщики:
- если у налогоплательщиков среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек;
- вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность работников более 100 человек;
- крупнейшие налогоплательщики независимо от среднесписочной численности работников.
Согласно п. 4 ст. 31 НК РФ, внесенному Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 229-ФЗ, формы и форматы документов, представляемых в электронном виде, а также порядок их заполнения разрабатываются и утверждаются ФНС России.
Приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. N ММ-3-25/174@ утверждена форма "Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год". Рекомендации по порядку заполнения формы "Сведения о среднесписочной численности за предшествующий календарный год" даны в Письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. N ЧД-6-25/353@.
По мнению Минфина России (Письмо от 20 ноября 2008 г. N 03-02-08/24), все налогоплательщики обязаны представлять в налоговый орган в установленный срок сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, в том числе и индивидуальные предприниматели, не привлекающие наемных работников.
Таким образом, обязанность представления налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде закреплена только в отношении отдельных категорий налогоплательщиков.
Если налогоплательщик представил налоговую декларацию по неустановленной форме (формату), то налоговый орган вправе отказать в приеме такой декларации.
Соответственно, если налогоплательщик представил налоговую декларацию на бумажном носителе, а должен был представить ее в электронном виде, налоговый орган может отказать в приеме налоговой декларации и привлечь к ответственности согласно п. 1 ст. 119 НК РФ.
Позиция Президиума ВАС РФ по применению п. 1 ст. 119 НК РФ сводится к тому, что нарушение порядка и формы представления налоговой декларации, то есть представление ее не в электронном виде, как того требует п. 3 ст. 80 НК РФ, а на бумажном носителе, не образует состава правонарушения, указанного в названной статье.
Так, в Постановлении от 3 февраля 2009 г. N 11482/08 Президиум ВАС РФ указал, что п. 1 ст. 119 НК РФ предусмотрена ответственность за определенный состав правонарушения - непредставление налоговой декларации в установленный законодательством о налогах и сборах срок. При этом нарушение порядка и формы представления налоговой декларации не образует состава правонарушения, указанного в ст. 119 НК РФ.
Подобный вывод был сделан и в Постановлении Президиума ВАС РФ от 17.02.2009 N 11500/08.

Сдача отчетности на магнитном носителе

На практике многие бухгалтеры понимают под электронным видом магнитный носитель (дискету, диск или флэш-карту). Однако Минфин России в Письме от 10 марта 2009 г. N 03-02-07/1-119 разъяснил, что обязанность представления налоговых деклараций (расчетов) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде исполняется передачей соответствующих данных по телекоммуникационным каналам связи.
Формат представления налоговой отчетности утверждается ФНС России. В настоящее время действует Порядок представления отчетности в электронном виде, утвержденный Приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. N БГ-3-32/169 (далее - Порядок N БГ-3-32/169). В этой связи также интересен Приказ ФНС России от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705@ "Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (в ред. Приказа ФНС России от 4 марта 2010 г. N ММ-7-6/96@).
Согласно п. 5 разд. I Порядка N БГ-3-32/169 осуществляется через специализированного оператора связи, оказывающего услуги налогоплательщику.
Таким образом, под сдачей отчетности в электронном виде контролирующие органы понимают передачу данных только по телекоммуникационным каналам связи . Соответственно, представление отчетности на бумажном носителе, одновременно продублированной на магнитном носителе, для налогоплательщиков, обязанных представлять декларации и расчеты в электронном виде, может быть расценено налоговыми органами как непредставление отчетности в установленный срок, поскольку сдача отчетности на магнитном носителе для налоговых органов не является способом сдачи отчетности в электронном виде.
Между тем суды встают на сторону налогоплательщика, указывая, что передача декларации по телекоммуникационным каналам связи - это не единственный способ представления отчетности в электронном виде. Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 22 июля 2008 г. N А55-15020/07 при рассмотрении дела, когда среднесписочная численность работников налогоплательщика составила более 250 человек и налогоплательщик представил налоговую отчетность на дискете, судьи указали на п. 4 Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Там предусмотрено, что представление налоговой декларации в электронном виде осуществляется по инициативе налогоплательщика и при наличии у него и налогового органа совместимых технических средств и возможностей для ее приема и обработки в соответствии со стандартами, форматами и процедурами, утвержденными Министерством Российской Федерации по налогам и сборам. Кроме того, согласно Формату представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде (версия 3.00), утвержденному Приказом МНС России от 22 декабря 2003 г. N БГ-3-13/705@, данные налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде представляются в виде текстовых файлов в кодировке DOS, передающихся на магнитном носителе (дискете) или по каналам связи. Суд сделал вывод, что действующим законодательством о налогах и сборах установлена безусловная обязанность общества представлять налоговые декларации в электронном виде, но не установлен способ, посредством которого декларация в электронном виде может быть направлена в налоговый орган.
Подобные выводы можно встретить в Постановлениях ФАС Центрального округа от 5 ноября 2008 г. по делу N А54-221/2008-С18, ФАС Поволжского округа от 17 июля 2008 г. по делу N А55-17524/2007, ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 октября 2007 г. N А58-2710/07-Ф02-7689/07.
Таким образом, передача отчетности через телекоммуникационные каналы связи - это способ представления отчетности, а электронный вид - это формат отчетности . НК РФ не предусмотрено, что декларация в электронном виде должна быть передана только по телекоммуникационным каналам связи. Следовательно, отчетность, представленная в налоговый орган на дискете или ином магнитном носителе (CD-диске, флэш-карте), также может считаться сданной в электронном виде.

Сдача отчетности по телекоммуникационным каналам связи

Порядок представления налоговых деклараций установлен Административным регламентом, утвержденным Приказом Минфина России от 18 января 2008 г. N 9н. Кроме того, действуют Методические рекомендации об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные Приказом МНС России от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705@ (далее - Методические рекомендации N БГ-3-32/705@). Также действуют Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные Приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. N ММ-7-6/534@ (далее - Методические рекомендации по организации электронного документооборота N ММ-7-6/534@).
Согласно п. 2 Порядка N БГ-3-32/169 участниками электронного документооборота являются налогоплательщик (его представитель), налоговый орган, специализированный оператор связи.
Таким образом, для сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи необходимо заключить договор со специализированным оператором связи .
Согласно разд. I Порядка N БГ-3-32/169 под специализированным оператором связи понимается организация, предоставляющая услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией между налоговыми органами и налогоплательщиками в рамках системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
К функциям специализированного оператора связи относятся:
- поддержание транспортной и криптографической системы;
- техническая поддержка пользователей;
- подтверждение срока представления отчетности.
Специализированный оператор должен отвечать всем требованиям, перечисленным в разд. 4 Методических рекомендаций N БГ-3-32/705@, а именно у него должны быть лицензии:
- Минсвязи России - на право предоставления услуг телематических служб;
- ФСБ России - на право предоставления услуг в области шифрования информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну;
- ФСБ России - на право осуществления деятельности по распространению шифровальных средств;
- ФСБ России - на право осуществления деятельности по техническому обслуживанию шифровальных средств.
Либо у оператора связи должен быть договор (договоры) с организацией (организациями), имеющей соответствующие лицензии.
На основании п. 4 ст. 80 НК РФ при передаче налоговой декларации по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки, зафиксированная оператором связи . Поэтому в случае нарушения работы телекоммуникационных средств в границах зоны ответственности налоговых органов датой представления отчетности будет признана дата отправки, указанная в подтверждении оператора. Следовательно, если специализированным оператором связи было зафиксировано подтверждение даты отправки налогоплательщиком налоговой декларации в пределах установленного срока, налогоплательщик считается своевременно исполнившим свою обязанность по представлению в налоговый орган налоговой декларации и к налоговой ответственности по ст. 119 НК РФ он привлекаться не может.
Судебная практика по данному вопросу складывается в пользу налогоплательщиков. Например, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 18 августа 2008 г. N А33-17605/07-03АП-922/08-Ф02-3840/08 суд указал, что в случае, если специализированным оператором связи зафиксировано подтверждение даты отправки налогоплательщиком налоговой декларации в пределах срока, установленного НК РФ, налогоплательщик считается своевременно исполнившим свою обязанность по представлению в налоговый орган налоговой декларации. При этом технические ошибки при передаче электронных файлов не влияют на факт исполнения налогоплательщиком указанной обязанности.
В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 15 января 2007 г. N Ф04-8676/2006(29773-А27-42) по делу N А27-10245/2006-6 суд пришел к выводу о том, что налогоплательщик неправомерно привлечен к ответственности по ст. 119 НК РФ, так как отсутствует его вина в совершении данного правонарушения. Это обстоятельство подтверждается сбоем связи в результате аварии, из-за чего налогоплательщик не смог своевременно представить декларацию в электронном виде.
Подобные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 января 2009 г. N А19-6809/08-50-Ф02-6810/08 и ФАС Московского округа от 19 октября 2009 г. N КА-А41/10773-09.
Таким образом, специализированный оператор связи не несет ответственности за непредставление налоговой декларации в срок. В данном случае налогоплательщику достаточно иметь подтверждение оператора связи о дате принятия декларации по телекоммуникационным каналам связи.
В то же время Минфин России в Письме от 3 июня 2009 г. N 03-02-07/2-97 обращает внимание на возможность возникновения ситуации, при которой дата отправки налоговой декларации налогоплательщиком и дата ее представления (дата фиксации ее отправки специализированным оператором связи) могут не совпадать по причине нахождения технических средств налогоплательщика и специализированного оператора связи в разных часовых поясах. Минфин, предвидя возможные споры, связанные с нарушением срока представления налоговой декларации, предлагает установить на серверах операторов связи единое время для целей определения даты представления отчетности.
Оператор связи предоставляет налогоплательщику программное обеспечение и электронно-цифровую подпись (ЭЦП), которая равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Налоговый орган при представлении налоговой декларации (расчета) по телекоммуникационным каналам связи в течение суток обязан направить налогоплательщику через телекоммуникационные каналы связи Квитанцию о приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде в случае принятия отчетности или Уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде в случае непринятия отчетности по формам, утвержденным Приказом ФНС России от 25 февраля 2009 г. N ММ-7-6/85@.
Если получен отказ в приеме декларации, то она считается непредставленной. В таком случае налогоплательщик (его представитель) должен устранить ошибки и повторно представить налоговую декларацию (расчет) с тем же признаком вида документа (первичная, корректирующая, указав номер корректировки), который заполнялся при первичном направлении документа.
Согласно Административному регламенту Федеральной налоговой службы, утвержденному Приказом Минфина России от 18 января 2008 г. N 9н, налоговый орган может отказать в принятии декларации в следующих случаях (п. 155 Административного регламента):
- если отчетность представлена не по установленной форме (формату) или с нарушением порядка подачи отчетности (пп. 3 п. 133 Административного регламента);
- когда в ней отсутствует электронная цифровая подпись уполномоченного лица либо имеющаяся ЭЦП не похожа на цифровой автограф декларанта или его представителя (пп. 5 п. 133 Административного регламента);
- если она не содержит всех необходимых реквизитов: Ф.И.О. (для физлица) или названия организации, ИНН, вида документа (первичный или корректирующий) и наименования налогового органа (п. 136 Административного регламента).
Согласно п. 4 ст. 80 НК РФ при передаче налоговой декларации (расчета) по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки.
Пункт 5 Порядка N БГ-3-32/169 разъясняет, что под датой представления налоговой декларации в электронном виде является дата ее отправки, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора связи.
Таким образом, налоговая декларация считается представленной в налоговый орган, если налоговый орган направил налогоплательщику квитанцию о приеме, при этом датой представления декларации считается дата, зафиксированная в подтверждении, полученном от спецоператора.
Согласно п. 8 разд. I и п. 3 разд. II Порядка N БГ-3-32/169 в случае представления отчетности в электронном виде она подтверждается посредством электронно-цифровой подписи.
Пунктом 5 ст. 80 НК РФ также установлено, что налогоплательщик (представитель) подписывает налоговую декларацию (расчет) электронной цифровой подписью, подтверждая достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации (расчете).
В ст. 3 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Необходимо отметить, что в отличие от информации, содержащейся на магнитных носителях, электронный документ (в том числе и налоговая отчетность), заверенный электронной цифровой подписью, является юридическим фактом, то есть в соответствии со ст. 160 ГК РФ влечет установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Соответственно, при представлении налоговой декларации в электронном виде налогоплательщик не обязан представлять ее в налоговый орган на бумажном носителе. Это также подтверждается п. 6 Порядка N БГ-3-32/169.
Для подписания отчетности электронно-цифровым способом должны быть соблюдены три условия:
1) сертификат ключа подписи, который удостоверяет конкретную подпись, должен быть действительным на момент подписания документа;
2) подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в электронном документе;
3) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Если соблюдены все эти условия, то организация вправе подписывать отчетность таким способом.
Суть процедуры использования электронной цифровой подписи состоит в том, что каждый пользователь имеет возможность изготовить пару индивидуальных ключей: секретный - для формирования цифрового аналога подписи под документом и парного с ним, открытый - для проверки достоверности цифровых подписей, вычисленных с помощью данного конкретного ключа. Принадлежность секретного ключа электронно-цифровой подписи определенному лицу удостоверяется сертификатом, выдаваемым удостоверяющим центром.
К преимуществам использования телекоммуникационных каналов связи стоит отнести:
- экономию рабочего времени;
- отсутствие дублирования декларации на бумажном носителе;
- избежание ошибок в заполнении отчетности, так как при формировании файла с отчетностью программой осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы;
- форматы представления информации в электронном виде своевременно обновляются;
- подтверждение доставки отчетности;
- сохраняется конфиденциальность отправленной отчетности;
- повышается оперативность обработки информации налоговым органом, исключается наличие технических ошибок.
К недостаткам представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи следует отнести:
- необходимость иметь определенную техническую базу (компьютер, подключение к сети Интернет, соответствующее программное обеспечение);
- ограничение доступа к сети Интернет, из-за которого сдать отчетность в положенный срок не удастся;
- необходимость в некоторых случаях дублирования отчетности на бумажном носителе со штампом налогового органа. Например, для получения кредита в банке налогоплательщик должен заверить экземпляр отчетности на бумажном носителе в налоговом органе. Поскольку банк не может проверить юридическую силу документа, представленного в электронном виде, он требует отчетность на бумаге со штампом налогового органа.
Следует обратить внимание еще на один документ - Приказ Минфина России от 16 марта 2010 г. N ММ-7-6/120 "Об утверждении Регламента ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных, представляемых налогоплательщиками (представителями) налоговых деклараций (расчетов) и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов". Этот Приказ выпущен финансовым ведомством в целях совершенствования системы электронного документооборота между налогоплательщиками и контрольными ведомствами в целях совершенствования процесса ввода данных, представляемых налогоплательщиками (представителями) налоговых деклараций и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, в автоматизированную информационную систему налоговых органов.
Регламент устанавливает единые принципы ввода налоговых документов (представленных на различных типах носителей и способами, установленными налоговым законодательством) в ИФНС, ввода представленных на бумажном носителе налоговых документов в условиях централизованной обработки данных и порядок взаимодействия ИФНС и ЦОД (Межрайонная инспекция ФНС России по централизованной обработке данных или иная инспекция, выполняющая функции централизованной обработки данных).
Установлено также, что централизованной обработке подлежат налоговые документы в бумажном виде, представленные на машинно ориентированных формах, утвержденных Минфином России, а также на машинно ориентированных формах с двухмерным штрих-кодом. Обмен информацией между ИФНС и ЦОД осуществляется по защищенным каналам связи с использованием установленного программного обеспечения. Список лиц, не представивших налоговые документы, формируется по истечении 10 дней после установленного законодательством о налогах и сборах срока представления соответствующих документов.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа ;

Электронный шаблон бланка - это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование - электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее - Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта - это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

Центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

Центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

Флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации - автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации - автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

Реквизиты:

02 - «Эмблема»;

10 - «Дата документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

08 - «Справочные данные об организации»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

15 - «Адресат»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

Реквизиты:

01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 - «Эмблема»;

03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;

09 - «Наименование вида документа»;

13 - «Место составления (издания) документа»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 - «Дата документа»;

11 - «Регистрационный номер документа»;

16 - «Гриф утверждения документа»;

17 - «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица - автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения - автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством .

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД , которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) . Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

В силу ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. В отношении каких документов установлено обязательное требование о составлении исключительно на бумажном носителе?

Конкретного перечня документов, которые оформляются только на бумажном носителе, нет. К таким документам, например, относятся:

Ценные бумаги на предъявителя (вексель, облигация),

Трудовой договор,

Трудовая книжка,

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,

Личная карточка,

Договор о полной материальной ответственности,

Больничный лист,

Заявление на отпуск без сохранения заработной платы (кроме дистанционных работников),

Ученический договор,

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

Более подробный список смотрите ниже.

Обоснование

Особенности работы с электронными документами

Документы, которые оформляются только на бумаге

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение – случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (таблица ниже).

Совет

Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде

На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.

Исправляем ошибку

В статье 252 НК РФ (актуальной и для «упрощенцев») сказано, что расходы, учитываемые для целей налогообложения, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Налоговым кодексом не установлен конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы. Поэтому подтверждением данных налогового учета являются первичные документы, отвечающие требованиям законодательства о бухгалтерском учете (на этот нюанс Минфин обратил внимание в письмах от 22.06.2016 № 03-07-11/36393, от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458). Иными словами, «первичка» помимо основной функции – учета и оформления фактов хозяйственной жизни – играет важную роль в налоговом учете. Несмотря на то, что проблеме оформления первичных документов посвящено немало материалов (в том числе в нашем журнале), по этой теме всегда возникают вопросы. Ответы на некоторые из них мы дадим сегодня с учетом разъяснений официальных органов.

Правила оформления первичных документов

При составлении первичных документов хозяйствующий субъект должен соблюдать прежде всего правила, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ). Именно в этой статье закреплено требование оформлять каждый (!) факт хозяйственной жизни первичным учетным документом. Кроме того, названной статьей определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать такой документ (п. 2):

наименование документа;

дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Частью 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрена возможность составления учетного документа в электронной форме.

Существенный момент : законодательством о бухучете предусмотрена возможность оформления первичных учетных документов на бумаге и (или) в электронном виде. Получается, что Закон № 402-ФЗ не требует одновременного наличия первичного бумажного и электронного документов. Словом, хозяйствующий субъект вправе самостоятельно выбрать, в каком виде оформлять учетные документы и обмениваться ими с контрагентами – в бумажном или электронном, поскольку ни один из них Законом № 402-ФЗ не назван в качестве приоритетного (при условии, что они оформлены и подписаны с учетом требований действующего законодательства). Правда, требования налогового и бухгалтерского законодательства различаются.

Нюансы оформления электронных первичных документов

Чтобы документ, составленный в электронном виде, был равнозначен бумажному документу, он должен содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа (их перечень приведен выше) и электронную подпись (ЭП).

Напомним: действующим законодательством предусмотрено применение для подписания электронных документов подписей трех видов – простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной.

В силу п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ виды ЭП, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Однако стандарт, положения которого определяли бы, какой подписью (из трех вышеупомянутых) необходимо подписывать электронные первичные документы, до сих пор не принят. В действующих ПБУ ничего не говорится о видах электронной подписи, которые нужно использовать для подписания первичных документов.

В связи с этим Минфин в целях бухгалтерского учета и налогообложения допускает возможность подписания «электронной» первички любой предусмотренной Законом № 402-ФЗ электронной подписью (см., например, Письмо от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).

Для бухгалтерского учета подобное допущение финансистов, пожалуй, справедливо.

Обратите внимание: для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухучета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее), и Правила, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (см. приложение к Письму Минфина России от 22.01.2016 № 07-04-09/2355).

Но не для налогового учета. По данному вопросу следует учесть недавние разъяснения чиновников Минфина в Письме от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248. Они подчеркнули, что отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Так, условия признания электронных документов, заверенных ЭП, равнозначными бумажным документам, содержащим собственноручную подпись лиц, их оформивших, определены в ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

К примеру, из п. 1 названной статьи следует, что электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП , принимается к исполнению или к сведению наравне с бумажным документом практически во всех случаях , кроме ситуации, когда требование о составлении именно бумажного документа закреплено федеральными законами и нормативными правовыми актами. А пунктом 2 определены условия признания электронного документа, подписанного простой или неквалифицированной ЭП , равнозначным бумажному документу в соглашении между участниками электронного взаимодействия. Условий два:

1. При использовании простой ЭП в соглашении должны быть прописаны правила (ст. 9 Закона № 63-ФЗ) определения лица, подписывающего электронный документ, а также обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

2. При использовании неквалифицированной ЭП соглашение должно предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Таким образом, при организации электронного документооборота между «упрощенцем» и его контрагентами стороны вправе использовать любой вид электронной подписи (например, простую ЭП). Для взаимодействия с контрагентами (оформления документов по сделкам) такой подписи вполне достаточно. При этом в Налоговом кодексе не содержится никаких дополнительных требований к оформлению первичных документов в электронном виде.

В то же время случаи , в которых информация в электронной форме, подписанная простой ЭП, признается электронным документом,равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в Налоговом кодексе не определены (см. Письмо № 03-03-06/1/85248). Но! В нем прямо назван ряд случаев, когда налогоплательщики обязаны применять квалифицированную ЭП , например:

при электронном взаимодействии с налоговыми органами (направлении информационных сообщений) (п. 5.1, 7 ст. 23 НК РФ);

при направлении заявлений о возврате (зачете) сумм налогов (ст. 78, 79 НК РФ);

при сдаче налоговой отчетности, отчетов по страховым взносам (п. 1, 5 ст. 80, п. 1 ст. 431 НК РФ).

Исходя из приведенных норм в совокупности, Минфин в Письме № 03-03-06/1/85248 пришел к выводу, чтодокумент, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе .

Обратите внимание: электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП , являет собой надлежащее документальное подтверждение расходов налогоплательщика, учитываемых при налогообложении. Но лишь в случае, если действующим законодательством не предусмотрено обязательное составление бумажного документа.

Таким образом, для целей налогового учета явный приоритет имеет лишь одна из трех возможных ЭП – усиленная квалифицированная ЭП . Значит, у «упрощенца» нет права выбора применения того или иного вида ЭП для налогового учета.

Обратите внимание: в статье 93 НК РФ закреплено право должностного лица налоговой инспекции, проводящего налоговую проверку, истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. При этом в п. 2 оговорена возможность представления электронных документов (по каналам ТКС). Однако в электронной форме можно представить только те документы, форматы передачи которых по каналам ТКС утверждены ФНС (см. Письмо ФНС России от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@). Например, договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения); акт приемки-сдачи работ (услуг); товарно-транспортную накладную; товарную накладную (ТОРГ-12). Соответственно, если электронный формат для передачи того или иного первичного документа, подтверждающего расходы налогоплательщика, не утвержден ФНС, такой документ представляется на бумажном носителе в виде заверенной копии (см. Письмо ФНС России от 29.02.2016 № СД-3-3/808).

Законно ли факсимиле на первичных документах?

Ранее упоминалось, что одним из обязательных реквизитов при оформлении первичного документа является подпись лица (лиц), предусмотренного п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (лиц). Способ проставления такой подписи – собственноручно (механически) или посредством факсимиле – Законом № 402-ФЗ не оговаривается. Вместе с тем не содержится в нем и прямого запрета на применение факсимильной подписи при оформлении первичных документов. Ведь преимущество последнего способа неоспоримо, особенно в ситуации, когда налогоплательщику ежедневно приходится оформлять большое количество «первички».

Для предметного разговора, полагаем, имеет смысл пояснить, что такое факсимиле. Например, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 понятие «факсимиле» определено как клише, то есть точное воспроизведение подписи средствами фотографии и печати. А в п. 2 Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России закреплено, что факсимиле является аналогом оригинальной личной подписи лица, сделанным механическим способом.

Контролирующие органы, как правило, возражают против использования факсимиле на первичных документах. Очередное напоминание об этом сделано в недавнем Письме Минфина России от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951. Ранее, в Письме от 13.04.2015 № 03-03-06/20808, финансисты также указывали на то, что действующее законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов, на них должна стоять личная подпись ответственного лица.

Однако свой запрет чиновники никак не обосновывают, лишь настаивают, что на документе должна стоять личная подпись лица, которое его оформило. Правда, упоминание именно о личной подписи содержалось в ст. 9 Закона № 129-ФЗ – предшественника Закона № 402-ФЗ. В действующем же нормативном акте говорится о подписи без упоминания о ее личностной принадлежности. Но ссылка на утратившую силу норму финансистов ничуть не смущает.

Впрочем, даже в случае сохранения указания об обязательности личной подписи на документе в пп. 7 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ это указание, по нашему мнению (учитывая вышеприведенные определения понятия «факсимиле»), нельзя однозначно толковать так, что подпись должна проставляться собственноручно или механически.

Неслучайно судебная практика по данному вопросу складывается неоднозначно.

К примеру, на возможность использования факсимильной подписи для оформления «первички» указано в Определении ВС РФ от 29.03.2017 № 307-КГ17-1822 по делу № А42-3320/2015. Об отсутствии в налоговом законодательстве запрета на факсимильное воспроизведение подписей на первичных документов говорится в Постановлении АС ВВО от 09.02.2016 № Ф01-6109/2015 по делу № А29-3865/2015.

Но есть судебные акты, гласящие, что первичные документы, подписанные с использованием факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Так, арбитры АС МО в Постановлении от 06.04.2015 № Ф05-3258/2015 по делу № А40-4051/14 отметили, что использование факсимиле не относится к надлежащим способам оформления документов первичного и налогового учета. Вторят им судьи АС МО, указавшие в Постановлении от 10.05.2016 № Ф05-5570/2016 по делу № А40-5400/15, что законодательство о бухгалтерском учете предусматривает прямой запрет на использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов, влекущих финансовые последствия. О том, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, сообщается и в Постановлении АС УО от 19.08.2016 № Ф09-7693/16 по делу № А71-6027/2015 (Определением ВС РФ от 19.12.2016 № 309-КГ16-16803 оставлено в силе).

Со своей стороны добавим, что сам по себе факт визирования первичных документов факсимильной подписью не может являться достаточным основанием для утверждения об отсутствии документального подтверждения расходов, понесенных налогоплательщиком. Но в любом случае на такие документы налоговики обратят внимание (см., например, Постановление АС ЦО от 16.11.2017 № Ф10-4607/2017 по делу № А09-15640/2016).

Обратите внимание: для формирования данных налогового учета необходимы надлежащим образом составленные документы, подтверждающие понесенные «упрощенцем» расходы. В связи с этим «упрощенцу» безопаснее ставить «живую» личную подпись на первичных документах, иначе возможны претензии со стороны налоговых органов и свою позицию придется отстаивать в суде.

Первичные документы: «заменить нельзя исправить»

В Письме от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 Минфин отметил, что Законом № 402-ФЗне предусмотрена полная замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым, корректным документом в случае обнаружения ошибок в первичном документе. Впрочем, запрета на подобные действия тоже нет. Кстати, в Налоговом кодексе также нет запрета на внесение недостающих сведений в первичные документы и их исправление путем полной замены на новые документы с теми же реквизитами в соответствии с требованиями законодательства. На данный нюанс АС ПО обратил внимание в Постановлении от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017 по делу № А72-5811/2016.

Арбитры считают возможной подобную замену. Так, в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу № А64-3569/2012 отмечено: закон (в данном случае речь идет о Законе № 129-ФЗ) не исключает права субъекта и его контрагентов вносить исправления в первичные документы, составленные с нарушением установленного порядка либо содержащие недостоверные сведения о совершенных хозяйственных операциях, и не запрещает субъекту устранять несоответствие первичных документов требованиям бухгалтерского законодательства путем внесения в неправильно оформленный документ исправлений, его переоформления, замены на оформленный в установленном порядке и представлять переоформленные первичные документы в налоговый орган или в суд для обоснования правомерности понесенных расходов.

Таким образом, если не замена, то корректировка и внесение исправлений в «первичку» – возможны. Подобное право субъектов закреплено в п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Этой же нормой оговорено, что исправлению подлежит не всякий документ. Например, нельзя изменить кассовые и банковские документы (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Вместе с тем механизм внесения исправлений в первичные документы в п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ прописан нечетко (что в итоге и стало поводом для споров о порядке исправления «первички»), в нем установлены лишь минимальные требования к содержанию исправленного первичного документа. По сути, в данном пункте изложены основные правила корректурного способа внесения исправлений, порядок осуществления которого приведен в разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее – Положение) – исправления нужно сопроводить указанием даты их внесения и сведений о лице, сделавшем их.

Между тем отсутствие в Законе № 402-ФЗ детализированного порядка внесения исправлений в первичные учетные документы позволяет субъектам разработать такие правила самостоятельно и закрепить их в учетной политике. На практике распространены два способа внесения исправлений в «первичку».

* Данный способ, предусмотренный разд. 4 Положения, применяется в отношении документов, составленных вручную или автоматизированным способом (то есть при помощи специализированных бухгалтерских программ, например «1С»). В последнем случае, несмотря на электронный метод создания документа, он таковым, по сути, не является, поскольку в документообороте субъекта используется как обычный бумажный.

** Этот метод не следует применять при исправлении двусторонних документов, поскольку изменения должны быть внесены в оба экземпляра. Одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит закону и не влечет правовых последствий (см., например, Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 по делу № А43-27322/2014). Неудобен он и при внесении в документ нескольких исправлений – в этом случае документ становится нечитаемым.

* Названный метод основан на способе внесения исправлений по аналогии с утвержденным порядком составления исправленных счетов-фактур. Название – новый (корректирующий) документ – взято из Рекомендаций Фонда НРБУ БМЦ Р-41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные документы». Правда, по смыслу анализируемого вопроса и с учетом используемой аналогии со счетами-фактурами в этом случае правильнее говорить о новом (исправленном) документе. Фактически при данном методе составляется новый первичный документ взамен неправильного.

Существенный момент : вышеупомянутые способы внесения исправлений применяются только в отношении бумажной «первички». Ошибки в электронных документах в силу технических особенностей их составления нельзя исправить корректурным способом. Единственным возможным способом их устранения является составление нового (корректирующего) электронного документа.

Сдача налоговой отчетности является одним из ключевых моментов взаимоотношений налогоплательщиков - предпринимателей и юридических лиц с государством в лице налоговых органов. Основной формой налоговой отчетности, согласно законодательству о налогах и сборах, является налоговая декларация. Этот документ позволяет государству знать, какой размер налога должен уплатить налогоплательщик в бюджет. И если плательщик налога ошибся, умышленно или без умысла, то налоговые органы от имени государства его поправят. Как правильно расскажем в настоящей статье.

Когда необходима налоговая декларация

Каждому виду налога, по общему правилу, соответствует своя декларация. Но все-таки не каждый налогоплательщик должен заполнять декларации и предоставлять их в налоговую инспекцию. В некоторых исключительных случаях налог не предполагает составление декларации. В других ситуациях она составляется только при необходимости.

Подробно о правилах заполнения налоговой декларации согласно требованиям законодательства:

Например, предприниматели, находящиеся на патентной системе налогообложения, декларации не составляют. Это прямо предусмотрено соответствующей главой Налогового кодекса РФ. Не составляют практически во всех случаях декларации физические лица, не ведущие предпринимательскую деятельность. Речь здесь идет о двух налогах: налоге на имущество физических лиц и налоге на доходы физических лиц. В первом случае, информация о владельцах недвижимого имущества и его стоимости принимаемой для налогообложения есть в распоряжении налоговых органов, так как они подключены к Единому государственному реестру прав на недвижимое имущество. Во втором, расчет и удержание налога за физических лиц осуществляют налоговые агенты, то есть лица этот доход выплачивающие налогоплательщику.

Но в последнем случае не все так просто. Иногда гражданин претендует на получение налоговых вычетов. На лечение, обучение, в связи с приобретением или постройкой жилья и так далее. В таких случаях для налогоплательщика (если он конечно не получает вычет только по месту работы) необходимо предоставление налоговой декларации по НДФЛ. Так же такая декларация необходима в случае продажи дорогостоящего имущества, если доходы от его продажи облагаются подоходным налогом.

Иногда декларация по конкретному налогу может не подаваться. Но вместо неё возможно . Такая декларация может быть подана, если организация или физическое лицо временно прекратили экономическую деятельность и не имеют движения по расчетным счетам. Вместо подачи нескольких «нулевых» деклараций законодательством о налогах и сборах предусмотрено предоставление одной, общей декларации.

Коммерческие организации и предприниматели в подавляющем большинстве случаев предоставляют в налоговые органы декларации по налогам. Это связано с особенностями экономической деятельности этих субъектов. Налоговые органы не могут в точности знать показатели, которыми руководствуются налогоплательщики при расчете налогов, и сам порядок определения налоговой базы достаточно сложен, чтобы обойтись без налогового декларирования.

Способы сдачи налоговых деклараций

На порядок заполнения налоговой декларации напрямую влияет способ, который выбран налогоплательщиком для предоставления этого документа в налоговую инспекцию. Стоит обратить внимание, что далеко не во всех случаях плательщик налога имеет возможность выбирать, как ему передать налоговую отчетность государственным органам.

Сдать декларацию в налоговую инспекцию, по общему правилу, можно следующими способами:

• непосредственное предоставление декларации в территориальный налоговый орган,
• предоставление декларации посредством почтовой связи,

Рассмотрим эти способы, и то, как от них зависит форма и порядок заполнения налоговой декларации более подробно.

Налогоплательщик может лично сдать декларацию налоговую инспекцию. Либо уполномочить на это своего представителя. Для чего требуется выдать этому лицу доверенность, в некоторых случаях заверенную нотариально. Для этого необходимо посетить налоговый орган, а точнее помещение в котором обслуживают налогоплательщиков, и вручит сотруднику инспекции необходимое количество экземпляров декларации. Служащий ИФНС, при приеме декларации сделает соответствующую отметку на экземпляре документа налогоплательщика. Лично или через представителя можно сдать, разумеется, только декларацию, составленную в письменной форме. И только если такая форма предоставления декларации предусмотрена законодательством о налогах и сборах. Что не во всех случаях имеет место.

Посредством почтовой связи, то есть, сдав конверт с декларацией в ближайшем отделении почтовой связи. Так можно сдать только декларацию, составленную в бумажной форме. Отправка каких-либо цифровых носителей, дисков или дискет с декларацией в электронном виде не предусмотрена. Подтверждением сдачи декларации будет служить квитанция со штемпелем отделения почтовой связи.

Предоставление налоговой отчетности в электронном виде - способ появившийся относительно недавно. Но в то же время он становится все более используемым. И вероятно, в скором времени, такой способ станет практически единственным, даже для физических лиц. Последние тенденции в сфере налогового законодательства свидетельствуют об этом.

В электронном способе предоставления налоговой декларации можно указать две разновидности:

• предоставление отчетности посредством телекоммуникационных каналов связи,
• с использованием интерактивного сервиса налоговой службы.

С использованием, так называемых, телекоммуникационных каналов связи, передают отчетность предприниматели и юридические лица. Для кого то, это является свободным выбором. Для других это уже требование законодательства.

Для того что бы воспользоваться данным способом предоставления налоговой отчетности, необходимо заключить соглашение со специализированным оператором электронного документооборота. Или обратится в бухгалтерскую фирму, которая будет для предпринимателя составлять налоговые декларации и предоставлять их в ИФНС. Соответственно и вести бухгалтерский учет. У такой компании должен быть свой договор на использование услуг по передаче отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. К слову сказать, через такую систему передается отчетность и в органы Росалкогольрегулирования и Росстата.

Налоговая декларация в электронной форме представляет собой.xml файл - содержащий в себе цифровые показатели и информацию о форме налоговой декларации.

Воспользоваться сервисом личного кабинета на сегодняшний день могут пока только физические лица. Хотя, вероятно, такие возможности в скором времени будут предоставлены предпринимателям, находящимся на некоторых упрощенных режимах налогообложения. Такой сервис, в практическом применении, схож с сервисами интернет-банкинга и электронных госуслуг. Здесь можно посмотреть свои объекты налогообложения, оплатить задолженность по налогам, посмотреть порядок рассмотрения заявления на предоставление налогового вычета, и, конечно же, заполнить налоговую декларацию.

Налоговая декларация на бумажном носителе (бумажном виде)

Как уже было сказано наиболее часто ранее встречавшаяся форма налогового декларирования - это бумажная. Её и сейчас применяют физические лица, в том числе предприниматели. Она предполагает составление декларации на бумажном носителе. Заполнить такую декларацию можно следующими способами:

• от руки на бланке установлено формы,
• в одной из универсальных офисных программ (Word, Excel),
• с использованием специальной программы для заполнения декларации по конкретному виду налога,
• посредством универсальной бухгалтерской программы, например 1С.

Заполнить можно от руки, ручкой синего или черного цвета. Некоторые правила заполнения деклараций по конкретным видам налогов предполагают возможность заполнения декларации ручкой с пастой еще и фиолетового цвета.

Бланки деклараций можно получить бесплатно в налоговой инспекции. Но намного удобней скачать бланк необходимой декларации на нашем сайте. Такие бланки можно заполнить дома на компьютере и отнести в налоговую инспекцию или на почту.

Но если в случае заполнения налоговой декларации (её бланка) от руки или в офисных программах Word или Excel налогоплательщик должен сам одновременно рассчитывать показатели налоговой декларации на калькуляторе или компьютере, то при использовании специальной программы все расчеты сделает машина.

Так, например плательщиков налога на доходы физических лиц предусмотрена программа для заполнения декларации, которую скачать можно на сайте ФНС РФ. Подставляя значения из справки 2-НДФЛ в отведенные для этого ячейки программы налогоплательщик, на выходе получит заполненную и проверенную декларацию, которую останется только распечатать и предоставить инспекцию. Предусмотрена так же в программе возможность заполнении декларации по форме 4-НДФЛ.

Аналогичным образом решен вопрос составления декларации в программных продуктах Фирмы «1C». Только в данном случае, необходимые данные для расчета показателей налоговой декларации берутся непосредственно из регистров налогового учета, которые ведутся в цифровом (электронном) виде.

Налоговая декларация в электронной форме (электронная декларация)

Подача через интернет декларации так же предусматривает два способа. Подача декларации через личный кабинет налогоплательщика, о чем мы уже говорили, и через телекоммуникационные каналы связи.

В первом случае, налогоплательщик, пока только физическое лицо, заполняет декларацию на сайте налоговой инспекции, подписывает её ключом квалифицированной цифровой подписи и отправляет в свою инспекцию.

Во втором случае, электронная декларация отправляется в виде.xml-файла который предварительно выгружается из бухгалтерской программы, в которой ведется налоговый и бухгалтерский усеет и соответственно заполнение декларации. Как наименее затратный (по временным показателем), такой способ заполнения налоговой декларации, вероятней всего, станет доминирующим в будущем.