Договора на выполнение работ и по количеству занимают центральную нишу среди общего количества договорных взаимосвязей. Этот документ содержит полный набор обязательств подрядчиков перед заказчиками. То есть, в нем детально расписаны все обещания по выполнению конкретных видов работ и порядок их сдачи. Последним этапом таких взаимоотношений является оформление акта выполненных работ и закрепление его подписями сторон договора.
Главным условием договора подряда является конкретный вид работ или услуга. Подрядчик обещает в выполнить взятые на себя обязательства, а заказчик вовремя оплатить обговоренную в документе сумму денег.
Для исключения взаимных претензий после выполнения поставленных задач, а также уменьшения вероятности обмана к нулю, должна оформляться бумага, указывающая на факт выполнения всех условий соглашения. Его название может быть разнообразным. На практике данный документ называют:
- актом приема выполненных работ
- актом выполнения работ
Наименование обсуждается между участниками договора подряда перед его подписанием. Выбранное название должно формулироваться на всем периоде деловых взаимоотношений во всех оформляемых документах.
Порядок составления документа
Правила предоставления права подписи
При оформлении документального подтверждения поставленных задач необходимо иметь четкое представление, кто подписывает акты выполненных работ. В первую очередь таким правом владеют руководители предприятий и организаций. Но на практике директор из-за своей занятости не в состоянии выполнять такую функцию. Поэтому, чтобы не было замедления в работе, право ставить подписи предоставляют определенным сотрудникам. Например, акт сдачи и приема выполненных работ может утверждать предприятия.
Законодательная база нашего государства не запрещает передавать право подписи другим сотрудникам. Наоборот нормами закрепляются такие действия. Ведь в случае запрета директору пришлось бы круглые сутки находиться в своем кабинете. Таким образом, это право передается уполномоченным сотрудникам.
Подтверждение полномочий ставить подпись
Право ставить подпись в акте выполненных работ или оказанных услуг должно подтверждаться . Без наличия такого документа такую функцию должен выполнять только директор. Это правило должно соблюдаться даже тогда, когда в договоре оговорена между сторонами возможность ставить подпись третьими лицами.
Кроме этого, ни , ни должностная инструкция, ни нормативные акты организации предприятия не дают право ставить подпись без предоставления доверенности. То есть, стороны соглашения в процессе оформления акта выполненных работ обязаны предоставить друг другу подтверждения полномочий визировать документ. Им может быть:
- оригинал доверенности
- заверенная копия доверенности
Лица, занимающиеся индивидуально предпринимательской деятельностью также имеют законное право утверждать акт выполненных работ через своих работников. Это должно реализовываться с помощью доверенности, составленной в произвольной письменной форме.
Важные требования
Обычно такой документ, кроме отчетной функции может выполнить защитную роль в судебном органе и других правовых структурах, в случае невыполнения одной из сторон взятых . В процессе таких разбирательств важна каждая мелочь. Поэтому, важно обращать внимание на такие критерии:
Р ассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: работник общества с ограниченной ответственностью, не являющийся генеральным директором или его заместителем, может быть управомочен на подписание от имени общества актов выполненных работ как путем выдачи ему надлежащим образом оформленной доверенности, так и путем закрепления соответствующих полномочий в приказе по организации, трудовом договоре.
Обоснование вывода
В соответствии с подп. 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон об ООО) генеральный директор общества с ограниченной ответственностью (далее - ООО, общество) уполномочен выдавать доверенности на право представительства от имени общества, в том числе и с правом передоверия.
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами, в том числе для совершения сделок от имени представляемого. По совершенной представителем по доверенности сделке гражданские права и обязанности возникают (изменяются, прекращаются) непосредственно у представляемого (ст. 182, 185 ГК РФ).
Таким образом, положениями ГК РФ и Закона об ООО допускается возложение функций представительства от имени общества по определенным вопросам, включая подписание договоров и других документов, на другое лицо путем выдачи соответствующей доверенности. Причем законодательство не ограничивает количество выдаваемых доверенностей и круг лиц, которым они могут быть выданы. Доверенность должна быть подписана генеральным директором с приложением печати организации. В доверенности должны быть указаны дата ее выдачи и полномочия представителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ).
Обращаем ваше внимание, что при подписании документов от имени организации работнику следует указывать именно свою должность, а также то, что документы подписываются по доверенности.
Кроме того, полномочия сотрудника организации на подписание от ее имени документов могут также вытекать из устава общества, подтверждаться трудовым договором сотрудника (или его должностной инструкцией), о чем свидетельствует анализ судебной практики (смотрите, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.03.2006 по делу № А05-8220/2005-32).
Поскольку в рассматриваемой ситуации общество намерено уполномочить работников на подписание актов выполненных работ, являющихся по смыслу ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, обществу надлежит учитывать также требования данного Закона.
Согласно п. 3 ст. 9 Закона о бухучете перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Право работника ООО на подписание первичных документов, включая и акты выполненных работ, может быть регламентировано внутренними документами общества. Если данный сотрудник уполномочен на подписание документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, то этот внутренний уполномочивающий документ должен быть подписан не только генеральным директором, но и главным бухгалтером общества.
Таким образом, наиболее универсальным способом закрепления за определенными сотрудниками права подписи тех или иных первичных документов является издание локального нормативного акта. В роли такого акта, как правило, выступает приказ по организации. Унифицированной формы данного приказа нет, поэтому он издается в произвольной форме (если в организации не разработана какая-то специальная). Также определить круг полномочий работника, включая его право подписи тех или иных документов, можно в его должностной инструкции (однако на практике доказывание права подписи документов путем предъявления такой инструкции может оказаться довольно непростым).
В то же время положения Закона о бухучете не содержат запрета на подписание первичных документов представителем по доверенности. В свою очередь арбитражные суды также исходят из той позиции, что полномочия на подписание первичных документов может быть передано по доверенности, закреплено приказом или в должностной инструкции сотрудника организации (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.05.2011 № Ф02-1287/11 по делу № А19-20918/2009, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.04.2009 № 11АП-2510/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.06.2008 № Ф08-2922/2008, ФАС Поволжского округа от 30.01.2008 по делу № А57-22290/05-35-7-45, Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.09.2007 № 09АП-10920/2007 и от 20.06.2006 № 09АП-4752/2006).
Учитывая изложенное, работник общества может быть управомочен на подписание от имени организации актов выполненных работ в равной мере как путем выдачи ему надлежащим образом оформленной доверенности, так и путем закрепления соответствующих полномочий в приказе по организации (трудовом договоре, должностной инструкции).
Акт - это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как прави ло, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного - «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.
Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.
В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.
Пример оформления акта см. на с. 99.
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данного учреждения.
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.
Смотрите также:
Среди огромного количества договорных взаимоотношений контрагентов, одним из чаще всего встречающихся являются договора выполненных работ.
В данном документе прописываются все условия, в соответствии с которыми заказчик нанимает исполнителя для выполнения определенного рода работ.
Необходимость составления акта выполненных работ
Основным условием данного соглашения является его предмет. Он звучит следующим образом. Исполнитель берет на себя обязательства выполнить работу для заказчика за соответствующее вознаграждение.
Договор считается возмездным, так как предполагает получение денежных средств. Поэтому следующим важным разделом является стоимость работ и порядок ее оплаты.
К сожалению не все исполнители выполняют свои функции добросовестно. Равно как и некоторые заказчики. Поэтому по окончании выполнения поставленной перед исполнителем задачи необходимо оформить документ, который бы подтверждал факт исполнения.
Таким документом является акт выполненных работ. О том, как правильно составить, кто подписывает акты выполненных работ, можно узнать из этой статьи. Под этим текстом находятся ссылки, по которым можно получить примеры и образцы.
Содержание документа
В тексте документа необходимо определить стороны-участников сделки. Это делается в вводной части (преамбуле). Там же необходимо прописать данные договора, на основании которого выполнялись работы. Для этого пишут его номер и дату подписания.
После этого указывают какие именно работы были выполнены. И уже потом необходимо внести отметку о том, что выполнение произошло своевременно, качественно и в полном объеме. Допускается внесение записи о том, что стороны-участники сделки друг к другу претензий не имеют.
Важно понимать, кто подписывает акты выполненных работ. Дело в том, что данный документ имеет юридическую силу. В случае возникновения разногласий, он может сыграть решающую роль в судебном разбирательстве.
Естественно, если у подписавшего лица не будет достаточных полномочий, акт утратит юридическую силу. Это означает, что он будет признан недействительным и опираться на него нельзя.
В первую очередь данную бумагу имеют право подписывать руководители предприятий. Но часто эти полномочия передаются другим лицам. Лицо, подписывающее документ, должно являться действующим сотрудником компании.
Второе требование в том, что он должен быть инженерно-техническим работником. Как правило, это руководитель структурного подразделения, в котором выполнялись работы. Участвовать в их приемке может и главный инженер, технический директор и так далее.
В любом случае подписи, поставленные в документе, должны будут пройти заверение. Оно производится методом нанесения оригинальной печати предприятия. Эта печать и будет свидетельствовать о том, что подписавший акт работник имеет достаточные полномочия.
Данный способ заверения применим только к юридическим лицам (организациям). Для физических лиц необходима будет подпись непосредственного заказчика (исполнителя).
Закон «О бухгалтерском учете» предусматривает необходимость проведения инвентаризации активов и пассивов в сроки и порядки им самим определяемые (статья 11). Следовательно, бухгалтеры составляют помимо прочего для сверки состояния общих расчетов имевших место между участниками договора на определенную дату.
Кто может подписывать акт сверки
Уполномоченные субъекты
Законодательство не устанавливает требований к составлению и оформлению . Но, правоприменительная практика такова, что акты сверки составляются. При составлении акта сверки желательно руководствоваться требованиями, предъявляемыми к оформлению первичной документации бухгалтерского учета (статья 9 Закона «О бухгалтерском учете), невзирая на то, что акт сверки таковым не является.
В рассмотрении вопроса кому надлежит ставить подпись на акте сверки, мы будем отталкиваться от принципов корпоративного права закрепленных в Гражданском кодексе РФ:
- Права и обязанности юридического лица осуществляются его исполнительными органами согласно учредительным документам (статья 53), а также представителями уполномоченными на это доверенностью (статья 182).
- Исполнительный орган юридического лица — это руководитель (президент, директор, генеральный директор и т.д.). Руководителя назначает , круг полномочий директора определен в уставе организации, трудовой договор с директором заключает общее собрание учредителей.
- Бухгалтер действует на основании трудового договора и должностных обязанностей. Подпись бухгалтера имеет юридическую силу, если он был уполномочен на совершение юридических действий, а именно подписание приказом или доверенностью, предпочтительность и образцы которых приведены далее. Это также касается главного бухгалтера.
Значит, ответом на вопрос кто подписывает акт сверки, всегда будет директор по , а если бухгалтер, то по доверенности предусматривающей такие полномочия.
Одностороннее подписание
В правоприменительной практике акт сверки – документ подписываемый обеими сторонами. Порядок его составления и подписания рекомендуется оговаривать в заключаемом договоре.
Иногда, направляемые акты сверки снабжают пометкой, о том, что документ необходимо подписать или внести коррективы в течение N-го количества дней и обеспечить , в противном случае документ считается подписанным второй стороной, а признанным. Такая пометка, а, следовательно, односторонний акт сверки будет иметь силу, только если была заранее оговорена в договоре или предусмотрена в законодательстве (например, по договору строительного подряда).
Правила составления
Мы отметили выше, что утвержденного образца обсуждаемого нами документа в законодательстве не существует, но наличие и соответствие нижеследующей информации в нем будет только на пользу бухгалтерии сторон:
- правильное указание всех реквизитов: , организационно-правовые формы, ;
- номер и дата договора;
- номера , актов выполненных работ или предоставленных услуг, накладных и т.п.;
- акт сверки сам должен иметь дату, сумму и ;
- указание суммы задолженности в скобках прописью;
- отдельное выделение ;
- заверение уполномоченными лицами: подписи, их расшифровку, должности и печати, как было указано в начале статьи.
Подпись на акте сверки — тема видео ниже:
Подписание при увольнении
Крупные предприятия при увольнении главного бухгалтера или работника, в чьи должностные обязанности входило ведение расчетов с контрагентами, составляют акты сверки обоюдных расчетов с контрагентами с последующим включением их к акту приема-передачи документов новому работнику. Процедура носит рекомендуемый, а не обязательный характер, ее проведение полностью подвластно решению собственника.
Для того чтобы акт сверки, подписанный работником (например, бухгалтером) был легитимным, руководитель выписывает доверенность с указанием следующей информации:
- дата и город составления документа;
- если доверенность оформляется не на фирменном бланке, полные реквизиты юридического лица – работодателя;
- ФИО бухгалтера и паспортные данные;
- круг полномочий;
- с/без права передоверять полномочия;
- на какой период выдается;
- заверение подписи доверенного лица;
- подпись, расшифровка подписи, должность руководителя и печать.
Образец-бланк доверенности .
Доверенность на право подписи АС
Приказ на право подписи
Некоторые организации предпочитают оформлять приказ на бухгалтера наделяющий его правом подписи. Приказ должен охватывать следующие пункты:
- дата, номер;
- название: о наделении правом подписи;
- причина: в связи с производственной необходимостью или в целях оптимизации документооборота;
- основание: статьи 7 и 9 закона «О бухгалтерском учете»;
- предоставление права первой подписи главному бухгалтеру актов сверки двусторонних расчетов;
- установление персональной и материальной ответственности;
- удостоверение подписи наделенного полномочиями;
- ознакомление с содержанием под роспись;
- возложение контроля над исполнением.
Образец приказа
Важно! Приказ является локальным актом, его действие не распространяется на третьих лиц вне предприятия.
Регулирующее право для приказа – трудовое, в отличие от доверенности, которая выдается для действия вне предприятия. Регулирующим правом в этом случае является гражданское. На основании вышеизложенного, рекомендуется требовать с контрагента доверенность, а не приказ, в случае подписания документов не руководителем предприятия.
Письмо с просьбой подписать АС
Как и любое исходящее письмо, письмо контрагенту с просьбой скрепить подписью акт сверки должно соответствовать правилам деловой переписки и иметь следующую информацию:
- дату, номер;
- название организации адресата, организационно-правовую форму, точный юридический адрес;
- вежливое обращение к руководителю;
- ссылку на заключенный договор, реквизиты;
- просьбу завизировать прилагаемый акт сверки;
- подпись, расшифровка подписи, должность, печать (оттиск печати на письме оформленном на бланке не обязательна).
Рекомендуется всю исходящую документацию оформлять на бланке, в двух экземплярах: один для контрагента, второй для собственной канцелярии предприятия, на которой ставится подпись о получении корреспонденции первым.
Образец письма с просьбой подписать акт сверки .
Образец письма с просьбой
Если контрагент не подписывает документ
Скрепление актов сверки подписью является добровольным действием. Давайте разберемся, какие действия предпринимать в случае неподписания акта сверки контрагентом. Как уже отмечалось выше, процедуру визирования акта сверки и сроки желательно предусматривать в договоре заключаемом с контрагентом. При направлении акта, в необходимо отметить: «документ необходимо подписать в течение N-го количества дней и обеспечить возврат второго экземпляра составителю, в противном случае документ считается подписанным второй стороной, а сальдо расчетов признанным».
В случае отсутствия ответных действий со стороны контрагента, необходимо отправить сопроводительное письмо с актом сверки по почте заказным письмом с уведомлением о получении адресатом. В случае последующего судебного разбирательства, договор, первичная документация, направленный акт сверки, претензия и уведомления о вручении будут служить доказательственной базой безуспешных попыток досудебного мирного урегулирования .
Риски
Невзирая на то, что акт сверки не является первичной документацией, и не предусмотрен в законодательстве, не стоит умалять его значение. Подписание акта сверки со ссылкой на первичные документы, датой подписания, основанием возникновения задолженности вызывает такие последствия как признание задолженности и прерывание срока исковой давности при условии его грамотного составления.
Сроки подписания
Напомним, что составление и подписание актов сверки носит добровольный характер, императивной нормы не существует, поэтому сроки подписания акта сверки предусматриваются сторонами в договоре. При отсутствии таковых, о сроках делается пометка в сопроводительном письме.
Суммируя вышесказанное: несмотря на то, что в законе отсутствует требование составлять акты сверки взаимных расчетов, для осуществления и обязательств бухгалтерам рекомендуется составлять этот документ. Подписывает его уполномоченное лицо: руководитель или бухгалтер на основании доверенности. Выше приведены образцы необходимых документов и даны практические советы по оформлению процедуры сверки счетов.
Много полезной информации о заполнении и подписании АС дано в этом видео:
