Инспектор дпс неправильно оформил протокол. Протокол гибдд об административном правонарушении. Участие понятых при составлении протокола об АП

В этом обзоре расскажем, что должен содержать документ об административном правонарушении и какие требования к его оформлению предусматривает КоАП РФ.

Что такое протокол об административном правонарушении

Процедура привлечения к административной ответственности предусматривает ряд обязательных процессуальных действий. В этот перечень входит и составление протокола об административном правонарушении. Протокольный бланк заполняется по факту нарушения закона либо иных нормативных актов и содержит все обстоятельства проступка:

• место и время правонарушения;
• информацию о нарушителе правовых норм;
• факты, доводы и обстоятельства, имеющие значение для квалификации проступка и назначения наказания;
• норма права, которую нарушил гражданин или юридическое лицо.

Обратите внимание! В протоколе не может содержаться вывод о вине в совершении проступка. Такое заключение будет сделано после оценки всех материалов дела в постановлении.

Всегда ли составляется протокол об административном правонарушении? За отдельные виды проступков допускается вынесение устного замечания - если нарушение носит малозначительный или несущественный характер. Однако для нарушений ПДД такое правило не применимо, поскольку каждый проступок влечет санкции в виде штрафа или лишения прав.

Кто вправе составлять протокол об административном правонарушении? В зависимости от характера нарушения и вида противоправного поведения, выявление нарушений будет относиться к компетенции различных служб и ведомств. В сфере безопасности дорожного движения такими полномочиями наделены органы и должностные лица МВД. Следовательно, при нарушении автовладельцем правил дорожного движения, процессуальный документ будет составлен инспектором ГИБДД либо иным должностным лицом этой службы.

Основания для составления протокола об административном правонарушении

Основанием для составления протокольной формы является выявление факта нарушения ПДД. Происходит это следующим образом:

• при оформлении документов по итогам ДТП - в этом случае инспектор может зафиксировать вину сразу нескольких лиц;
• при проверке документов и транспортного средства на дороге, на стационарных или выездных постах ГИБДД;
• на основании сведений, полученных с помощью камер фото- и видеофиксации - например, нарушение скоростного режима, несоблюдение правил парковки и т.д.

Обратите внимание! При остановке на дороге или по факту ДТП протокол составляется в присутствии автовладельца. Это позволяет сразу использовать различные варианты защиты - вызвать адвоката, занести в документ возражения и дополнения.

Основания для составления протокольных бланков должны соответствовать закону. Если при рассмотрении материалов дела будет выявлено нарушение процессуальных норм, в назначении наказания будет отказано. Поэтому протокол об административном правонарушении составляется со ссылками на конкретные положения законов, нормативных актов.

Место составления протокола об административном правонарушении

Как правило, место составления акта об административном правонарушении соответствует месту выявления проступка. Например, при задержании нарушителя на дороге при превышении скорости, инспектор сразу составит все процессуальные документы. Однако законом допускаются и иные варианты:

• допускается оформление протокола об административном правонарушении в течение 15 дней после выявления предполагаемого проступка, что позволяет оформить документ по месту расположения отдела ГИБДД - например, если для выявления нарушений в конструкции машины требуется проведение экспертизы;
• для привлечения к ответственности по записям камер фиксации документы оформляются в центрах автоматической обработки МВД - соответственно, все документы будут составлены в соответствующем отделе МВД или ГИБДД.

Обратите внимание! Вне зависимости от места и времени составления документов, необходимо тщательно описать фактическое место совершения проступка - километр автотрассы, улица и номер дома и т.д.

Требования к составлению протокола об административном правонарушении

Порядок составления документа об административном правонарушении регламентирован КоАП РФ. Выделим основные требования, которые должны соблюдаться должностным лицом или органом ГИБДД при оформлении протокольных бланков:

• составлять процессуальные документы может только лицо, наделенное соответствующими полномочиями - например, инспектор ГИБДД должен находиться при исполнении должностных обязанностей;
• документы должны составляться по форме, утвержденной законом или иным нормативным актом;
• каждый протокол должен иметь обязательные атрибуты - дату и номер документа, отметку о разъяснении процессуальных прав и т.д.

Обратите внимание! С содержанием процессуальных бланков, составляемых непосредственно на месте проступка, должен быть ознакомлен потенциальный нарушитель. Об ознакомлении с текстом документа либо об отказе от такого права должна быть сделана отметка.

Даже если факт нарушения очевиден, и подтверждается доказательствами, нарушения при составлении протокола об административном правонарушении повлекут отказ в назначении санкций. Такие нарушения юрист или адвокат может использовать при формировании тактики защиты по делу.

Правила и порядок составления протокола об административном правонарушении

Процедура составления протокольных форм будет стандартна при каждом случае нарушения правил дорожного движения. Если факт нарушения правил выявлен при остановке на дороге или при вызове на место ДТП, в тексте бланка указываются следующие данные:

• серия и номер документа;
• место выявления нарушения и заполнения бланка;
• сведения о должностном лице или органе - звание, номер регистрационного жетона, личные данные сотрудника ДПС и т.д.;
• сведения о водителе, его водительском удостоверении;
• регистрационные данные автомашины;
• информация о полисе ОСАГО (если вынесение протокола об административном правонарушении происходит по итогам ДТП);
• обстоятельства проступка - какая норма ПДД нарушена, в чем заключается нарушение, обстоятельства инцидента, состав участников ДТП и т.д.;
• схемы места происшествия, если это необходимо для назначения наказания;
• отметка о разъяснении водителю процессуальных прав, об ознакомлении с содержанием документа;
• перечень возражений и дополнений, представленных водителем и/или его представителем;
• подпись должностного лица с расшифровкой.

Обратите внимание! Протокол об административном правонарушении подписывается лицом, которое его составляло. Недопустимо передавать право подписи сотруднику МВД или ГИБДД, не наделенному соответствующими полномочиями.

Номер документа должен соответствовать регистрационным журналам ГИБДД. При патрулировании дорог либо при оформлении документов на стационарных постах, сотрудник ДПС получают бланки строгой отчетности с нанесенными номерами. Оформлять нарушения можно только на таких бланках, имеющих обязательные атрибуты.

Требования к составлению протокола об административном правонарушении будут незначительно отличаться, если основанием является запись камер фиксации:

• к протокольному бланку нужно приложить распечатанный кадр записи, на котором будет запечатлен факт нарушения и регистрационные данные машины;
• при оформлении документа не участвует автовладелец, поэтому в тексте бланка отсутствует его подпись;
• возражения и дополнения на такой документ могут подаваться только в форме обжалования - на это водителю дается 10 суток с момента получения.

Вне зависимости от характера и вида нарушения, порядок оформления процессуальных бланков предусматривает право на защиту. Автовладелец может самостоятельно защищать свои права либо привлекать к участию в деле адвоката и юриста. Отказ в допуске адвоката является нарушением закона и повлечет признание документов недопустимыми.

Резюме

Правила оформления протокола об административном правонарушении предусмотрены КоАП РФ. Этот документ заполняется при выявлении нарушений ПДД на дороге, после ДТП либо по сведениям камер фиксации. В содержании бланка должны указываться обязательные данные - серия и номер, дата, информация о должностном лице, сути проступка и т.д.

Если у вас возникли вопросы о порядке составления процессуальных протоколов, вы можете задать их нашим юристам. Быстро получить консультацию можно по телефону или через форму обратной связи - эти реквизиты указаны на нашем сайте.

ВНИМАНИЕ! В связи с последними изменениями в законодательстве, информация в статье могла устареть! Наш юрист бесплатно Вас проконсультирует - напишите в форме ниже.

Здраствуйте 25.06.16 был составлен протокол за управление в не трезвом виде я все подписал и дал обяснение что выпивал но в протоколе не указана фамилия сотрудника дпс можно ли его обжаловать

Удачи на дорогах!

здравствуйте.подскажите пожалуйста 04.06.2016 был составлен протокол по ст 12.8.ч2 а слушание по делу назначили только на 01.11.2016 ведь срок давности уже прошел возможно ли постановление о лишении прав

Срок давности по этой статье - один год.

владимир-200

Подскажите у меня статья 12.26 ч 1. было 2 суда, на суде при допросе сотрудников дпс был задан вопрос от судьи. Дышал ли я в трубку на месте? они отвечали что да дышал но плохо. Вопрос вот в чём у меня в протоколе в пункте К ПРОТОКОЛУ ПРИЛаГАЕТСЯ нет акта освидетельствования на месте и его нет вообще оно не заводилось, нет номера акта медосвидетельствования хотя этот акт в деле есть но там где должен быть номер в акте написано БЕЗ НОМЕРА. и в той же графе номер протокола о задержании транспортного средства, но протокол об административном правонарушении составлен в 21-45мин а протокол о задержании транспортного средства составлен в 22-20мин. И ещё в пунктах свидетели и потерпевшие НЕТ понятых. Подскажите какую выгоду можно извлечь из этих недостатков или они незначительные?

Удачи на дорогах!

Здравствуйте - если с протоколом не согласен - надо потом идти на разбор или в суд? А если протокол, с которым не согласен, составлен далеко от дома? Не будешь же потом специально ехать за сотни километров?

Алексей-240

Пишетется Ходатайство о рассмотрении дела об административном правонарушении по месту жительств на отдельном листе.

В случае заявления ходатайства о направлении дела для рассмотрения его по месту жительства при составлении протокола, такое ходатайство заносится в протокол.

а на имя кого писать ходатайство - если не знаешь кто судья как его зовут и так далее? И если направят даже по месту жительства - гаишник должен будет приезжать уже ко мне на разбор?

Игорь , попробуйте позвонить в указанный суд и узнать, на чье имя писать ходатайство.

Вероятность того, что сотрудник ГИБДД будет приезжать по месту Вашего жительства, довольно мала. Именно поэтому дела обычно переносят по месту жительства, т.к. выиграть получается проще.

Удачи на дорогах!

Здраствуйте!помогите рашить проблему. После составления протокола то вождение в нетрезвом виде употребив 250 граммов водки, сотрудники ДПС не арестовали машину а посоветовали посидеть ада часа и продолжить движение. Это нарушение

Роман , здравствуйте.

По какой причине полицейские отказались эвакуировать автомобиль? При указанном нарушении автомобиль должны отправить на спецстоянку.

У Вас возникли какие-то трудности из-за того, что машину не забрали?

Инспектор дпс при составлении протокола не спросил работаю ли я, и сам указал, что я не работаю. Является ли это основанием, признать протокол не правильно составленным.

здравствуйте.была остановлена ДПС За временный знак обгон запрещен с выездом на встречную полосу (была пунктиром разделена).вышла из машины отдала документы и через минуту мне их обратно отдали со словами "До свидание".Вопрос:1.не могут ли они потом заочно составить,написать понятых и типа "от подписи отказалась"?2.если б протокол все таки составили,должны ли были в отделе ГИБДД мне сказать об этом?была в ГИБДД дали только справку что штрафов нет и прав не лишена,по поводу этого нарушения ничего не сказали.

Роман , вероятность оспорить штраф по указанной Вами причине крайне маленькая.

Удачи на дорогах!

Александр-601

Здравствуйте вопрос такой я отказался от медосвидетельствования. была назначена дата суда..но не дождавшись суда поймали пьяного в итоге два нарушения и два протокола.поскажите какое наказание меня ждет?

Александр , здравствуйте.

Будет 2 независимых наказания: по части 1 статьи 12.26 и по части 1 статьи 12.8. В сумме 60 000 рублей штрафа и от 3 до 4 лет лишения прав.

Удачи на дорогах!

Станислав-38

Ситуация такая: я отказался от освидетельствования. В последующем я заснул на видео как сотрудник ГИБДД заполняет чистый протокол в котором уже стоят подписи понятым, которые на тот момент уже уехали. В последующем с оригиналом данного протокола меня не ознакомили. Согласно копии я в протоколе от всего отказался. Может это стать поводом для отмены данного протокола и возврата мне прав.

Станислав-38

Выше в тексте ЗАСНЯЛ

Удачи на дорогах!

Добрый день! Начала обгон на прерывистой линии, выехала на полосу встречного движения через прерывистую, а заканчивать маневр пришлось уже через сплошную. Так утверждает сотрудник ГИБДД, сама точно не помню, знаю только что начинала маневр именно на прерывистой. Сотрудник показывал мне запись регистратора с машины ГИБДД (мне там ничего не понятно). Сотрудник также составил схему, которую я подписать отказалась, т. к. не уверена в ее точности. Сотрудник ДПС сразу не представился, документы не предъявил. Остановил понятых, засвидетельствовал что я отказалась подписать схему. Составил протокол, где я в объяснениях указала что линия была прерывистая, и был сильный туман. Сказал что будет суд и вопрос о лишении прав от 4 до 6 месяцев. Недовольный тем что я не подписала схему громко при моих свидетелях говорил, что адекватных людей, которые признают нарушение, он отправляет к дежурному части, который имеет право выписать только штраф, а раз я неадекватная - не признаю нарушение, то меня отправит ходить пешком. Я говорила что с нарушением согласна если это действительно подтверждается на видео, но в схеме не уверена, раз у них есть видео, то пусть суд опирается на видео. Протокол составил, в протоколе НЕ указал номер регистратора и дату поверки регистратора. Но в разделе "к протоколу прилагается" написано что прилагается схема и видео. В разделе "место и время рассмотрения правонарушения" написано: МОИ.... района, деревня... , ... батальон ДПС, дата, время. Что делать, чего ждать, в какой форме будет вызов в суд, или я должна ехать в этот батальон ДПС в указанное время?? На сайте ГИБДД никаких штрафов по номеру моей машины/прав не нахожу - как скоро там должна появиться какая-либо информация??? Заранее спасибо за любые советы и консультацию. Нарушаю редко, чего ждать - не знаю.

В соответствии со ст. 28.2 КоАП РФ о совершении административного правонарушения составляется протокол. В протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья настоящего Кодекса или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела.

При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные настоящим Кодексом, о чем делается запись в протоколе.

Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом об административном правонарушении. Указанные лица вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу.

В случае неявки физического лица, или законного представителя физического лица, или законного представителя юридического лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, если они извещены в установленном порядке, протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие. Копия протокола об административном правонарушении направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола.

Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, физическим лицом или законным представителем юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа указанных лиц от подписания протокола в нем делается соответствующая запись.

Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также потерпевшему вручается под расписку копия протокола об административном правонарушении.

От того насколько грамотно и корректно составлен протокол об административном правонарушении или иной процессуальный документ в деле об административном правонарушении, будь то: протокол, справка, рапорт и т.д., а также от того, что содержит данный документ зависит многое, в том числе и исход административного разбирательства. А исхода в делах об административном правонарушении бывает два: вынесение постановления и вынесение определения.

Постановление по результатам рассмотрения дела об административном правонарушении выносится либо о назначении административного наказания, либо о прекращении производства по делу об административном правонарушении.

Определение по результатам рассмотрения дела об административном правонарушении выносится либо о передаче дела судье, в орган, должностному лицу, уполномоченным назначать административные наказания иного вида или размера либо применять иные меры воздействия в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо о передаче дела на рассмотрение по подведомственности, если выяснено, что рассмотрение дела не относится к компетенции рассмотревших его судьи, органа, должностного лица.

Не уверены правильно ли составлен протокол, справка, рапорт или иной процессуальный документ по делу об административном правонарушении? Нарушаются ваши законные права при рассмотрении дела об административном правонарушении?

Чтобы пресечь подобные случаи, а также прекратить дело об административном правонарушении и избежать ответственности, необходимо знать четко свои права и обязанности, а также суметь их применить в реальной ситуации. В этом Вам помогут юристы и адвокаты по административным делам Московского Правового Центра «Вектор»!

Нарушая правила дорожного движения, водитель должен помнить, что своими действиями он может угрожать чьей-то жизни. В этой ситуации инспектор ДПС обязан остановить машину нарушителя и оформить соответствующие процессуальные документы. Даже когда вина водителя подкреплена прямыми доказательствами, он должен помнить о своих правах и требовать от сотрудника милиции их соблюдения. В статье мы решили отразить основные правила оформления правонарушения, и указать вам на важные моменты этого вопроса.

После остановки автомобиля, инспектор обязан выполнить все предписания при общении с водителем : поздороваться, представиться, показать свое удостоверение и номер жетона, указать причину остановки и уточнить вменяемое вам нарушение. Дальнейшее развитие истории может пойти по двум различным направлениям. Более снисходительным по отношению к водителю является устное предупреждение. Используется оно при незначительных, мелких нарушениях. Сделав замечание, инспектор может отпустить вас, посчитав, что такого урока на сей раз будет достаточно.

Постановление-квитанция

Еще один вариант наказания находит свое применение, когда инспектор решает, что одним предупреждением нарушитель «не перевоспитается». В этом случае оформляется постановление-квитанция. Обратимся к «Приказу МВД РФ №185 от 02.03.2009» для разъяснения причин оформления:

«п. 95. Основанием для составления постановления-квитанции о наложении административного штрафа является выявление административного правонарушения, наличие события которого участник дорожного движения не оспаривает и не отказывается от уплаты административного штрафа на месте совершения административного правонарушения»

Если нарушитель не достиг совершеннолетия, но уже имеет право на управление транспортным средством, о составлении постановления-квитанции не может идти речи. Он должен быть доставлен в помещение органов внутренних дел, при этом оповещается прокурор и заводится дело об административном правонарушении с последующим составлением протокола.

На формуляре постановления-квитанции, или коротко постквитке, указываются:

• дата выдачи;
• должность, специальное звание, фамилия, инициалы сотрудника, назначившего административное наказание;
• фамилия, имя, отчество, год и место рождения, место работы и место жительства или место пребывания лица, привлеченного к административной ответственности;
• статья Кодекса либо соответствующего закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное правонарушение;
• время и место совершения административного правонарушения;
• сумма налагаемого административного штрафа;
• информация о получателе штрафа для составления банковской выписки-расчета;
• адрес подразделения, сотрудник которого выдал постановление-квитанцию.

Постквиток заполняется в двух экземплярах, на которых должны быть подписи инспектора и нарушителя, после чего водителю вручается копия. Разъяснив порядок оплаты оформленного штрафа, сотрудник ДПС может отпустить водителя.

Протокол

Что касается протокола об административном правонарушении, то он составляется в соответствии с пунктом 109 «Приказа МВД РФ №185 от 02.03.2009», когда:

«выявление административного правонарушения, в случае если рассмотрение дела о данном административном правонарушении не находится в компетенции сотрудника;
оспаривание лицом, в отношении которого возбуждено дело, наличия события административного правонарушения и (или) назначенного ему административного наказания;
выявление административного правонарушения, совершенного несовершеннолетним, достигшим возраста шестнадцати лет»

В протоколе должны быть заполнены следующие поля:

• дата и место его составления;
• должность, специальное звание, фамилия и инициалы сотрудника, составившего протокол;
• сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении;
• фамилии, имена, отчества, адреса места жительства, телефоны свидетелей и потерпевших, если таковые имеются;
• место, время совершения и событие административного правонарушения;
• статья Кодекса или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение;
• пункт Правил дорожного движения или иного нормативного правового акта, нарушение которого допущено;
• объяснение лица, в отношении которого возбуждено дело, иные сведения (схема нарушения), необходимые для разрешения дела;
• подписи сотрудника ДПС и нарушителя.

Когда необходимо участие понятых для их подписи отводятся специальные поля. В качестве понятых могут быть привлечены граждане незаинтересованные в результатах дела и достигшие совершеннолетия. Применяемые для разбирательства технические средства, должны быть также отмечены на бланке протокола. Необходимо указать заводское наименование и серийный номер изделия, а также дату метрологической поверки.

Обратите внимание

1. Тщательно изучите протокол, который передал вам в руки инспектор ДПС.
2. Если сотрудник ДПС не объяснил вам ваши права, то сделайте соответствующую запись в графе «Объяснения лица». Помните, что разъяснение прав — это прямая обязанность гаишника. Вы не должны изучать нормативные документы самостоятельно.
3. В графе «Объяснения лица» всегда пишите «Не согласен, ПДД не нарушал . Действия ИДПС не основаны на законе». Это лучше, чем расписывать всю произошедшую ситуацию, с которой вы не согласны, так как не все обладают юридически-грамотным языком. Можно своими же руками выкопать себе яму. Отметьте, что свидетели с вашей стороны не вписаны и не составлена схема нарушения. А если она все-таки составлена, то на ней также не оставляйте своей подписи. В суде это может быть воспринято как ваше согласие с описанием инспектора.
4. Приложите свои показания, а также ваших свидетелей, собственную схему нарушения.
5. Все незаполненные графы, такие как наличие свидетелей, необходимо перечеркнуть, чтобы потом туда не были подставлены липовые подписи.
6. Найденные ошибки инспектора не торопитесь исправлять. Проанализируйте их и, если они вам пойдут на руку — не зачеркивайте.
7. Обратите внимание на пункт «копию протокола получил на руки» и «с протоколом ознакомлен, разъяснены права и обязанности». Они объединены в одной графе. Таким образом, получается, что расписавшись за получение копии, вы подтверждаете разъяснение вам прав. При этом укажите в графе «Объяснения лица», что ваши права не разъяснены, а подпись о получении не ставьте.

Вот так выглядит протокол об административном правонарушении

Правильно составленный протокол об административном правонарушении, дает вам шанс при его рассмотрении на суде, обнаружить неточности и неверную трактовку правонарушения сотрудником ДПС. В итоге может сложиться и так, что инспектор действовал не по закону, а это уже ведет к закрытию дела за неимением состава правонарушения.

Знайте свои права и добивайтесь их соблюдения. В следующей статье мы расскажем о задержании водителя .

В статье использовано изображение с сайта http://www.korolevnews.ru

Комментарии

Д анная статья - наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

• заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
• разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности , коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа .

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят ) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора - Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям - способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные .

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос - принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания . Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование организации или предприятия;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

• наименование структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• отметка о наличии приложений;
• место (помещение, офис) и время проведения заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
• дата подписания протокола;
• способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме , который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия , в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Свернуть Показать

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

• протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
• протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Свернуть Показать

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов - центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5 Цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

04.05.2011 - 05.05.2011

Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов - в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9

Свернуть Показать

г. Коломна Московской обл.

Пример 11

Свернуть Показать

с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ - чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12 Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Пример 13 Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14

Свернуть Показать

Председатель - Марков С.В.
Секретарь - Петрова А.И.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Пример 15

Свернуть Показать

Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М., Фомин П.П.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

Пример 16

Свернуть Показать

Присутствовали: 20 человек (список прилагается)

Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.

Пример 17

Свернуть Показать

Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад - (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пример 18

Свернуть Показать

Повестка дня:

1. Об утверждении Учетной политики на 2011 г.
   Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А.И.
2. О подготовке кредитной заявки в московское отделение Северо-Западного банка (ОАО).
   Доклад начальника правового управления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ - кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:

Пример 19

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Пример 20

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ - кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 21

Свернуть Показать

Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?

Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая - номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать - в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

1. кому - что сделать - к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

О кумулятивном голосовании читайте в статье Сергея Россола "

Оформляющая часть протокола

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24

Свернуть Показать

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется .

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Пример 25 Отметка о заверении копии протокола

Свернуть Показать

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Особенностям оформления протокола общего собрания участников в ООО и протокола акционеров в АО посвящена статья Сергея Россола "Протокол общего собрания акционеров и участников " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 4" 2011 на стр. 33

О том, как провести общее собрание акционеров / участников в АО и в ООО, читайте статью Сергея Россола "Годовое собрание в хозяйственных обществах " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 3" 2011 на стр. 62