Исправление ошибок в листке нетрудоспособности работодателем образец. Что делать в случае ошибки при заполнении больничного листа

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, как вносить изменения в больничный лист, согласно законодательству.

Сегодня вы узнаете:

Какие ошибки можно не исправлять;
В каких случаях необходимо оформлять дубликат больничного листа;
Как правильно делать исправления.

Немного о больничном листе

Листок временной нетрудоспособности является медицинским и финансовым документом одновременно. Он подтверждает, что работник отсутствовал на рабочем месте по уважительной причине (из-за болезни) и является документом, на основании которого начисляется пособие.

Согласно законодательству РФ в период болезни за сотрудником сохраняется рабочее место и ему выплачивается средняя заработная плата. Первые 3 дня больничного оплачивает организация, в которой трудится работник, а последующие – Фонд социального страхования (ФСС), то есть государство. Подробней о сроках оплаты больничного листа читайте в .

Именно из-за того, что основную часть выплат работник получает из государственного бюджета, к правильности заполнения больничного листа ФСС относится очень серьезно.

В лист нетрудоспособности не могут быть внесены явные изменения и корректировки. Но тем не менее люди не роботы и время от времени допускают ошибки. Сейчас мы разберем разные ситуации и объясним последовательность ваших действий.

Можно ли исправлять ошибки в больничном листе

Ответить односложно на этот вопрос нельзя. Все зависит от того кто заполнял этот документ и какие именно ошибки были допущены.

Всем известно, что записи в больничный лист делает мед. работник (лечащий врач) и сотрудник организации, в которой оформлен сотрудник.

Если ошибка допущена врачом , то единственный возможный способ ее исправить, это выписать дубликат больничного листа. Согласно инструкции по заполнению такой документации, медицинские работники не имеют права вносить исправления в больничный лист.

Если ошибка при заполнении листка нетрудоспособности допущена работодателем , бухгалтером, работником отдела кадров или другим ответственным лицом, тогда в одном таком документе должно быть не более 2-х исправлений. В противном случае работнику придется снова идти в мед. учреждение за дубликатом больничного листа.

При этом работодатель имеет право исправлять только те графы, которые он сам заполняет. А именно: наименование своей организации, период, в который отсутствовал сотрудник по причине болезни, величина среднего заработка, размер начисляемого пособия.

Виды допускаемых ошибок

Ошибки бывают разными. Есть несущественные ошибки или технические . Их не нужно исправлять, т. к. работники ФСС на них «закрывают глаза».

К ним относятся:

Наличие лишних пробелов в инициалах лечащего врача;
Написание некоторых слов прописными буквами;
Не проставлены прочерки в ячейках (если они должны присутствовать);
Написание адреса мед. учреждения без строгой последовательности;
Выход символов за границу ячейки;
Имеющиеся немногочисленные помарки, лишние галочки, прочерки, знаки препинания;
Взятие наименование организации работодателя в кавычки;
Попадание печати на заполненные поля.

По законодательству врачи не имеют права вносить изменения в больничный лист, но есть такие случаи, когда докторам разрешается не исправлять указанные данные. Такие ошибки также считаются несущественными и Фонд соц. страхования редко к ним придирается.

Доктор может написать дату в больничном листе, используя римские цифры вместо арабских символов;
В случае если больничный лист продлевался несколько раз, то напротив одной из записей может не стоять должность врача;
Неверно указан код болезни;
Врач забыл поставить подпись в одном из больничных листов (если больному выдавался не один лист нетрудоспособности, а несколько);
Частичное несовпадение наименования лечебного заведения, которое обозначено на больничном листе с названием на печати.

Не считается ошибкой, если больничный лист имеет сгибы, т. е. он складывался в несколько раз.

К серьезным ошибкам, которые может допустить врач, относятся:

Если название лечебного заведения, указанное в больничном листе, полностью не совпадает с названием, указанным в учредительных документах;
Если в графе, где необходимо указать адрес мед. организации, указан адрес, который не соответствует фактическому месту, где выдавался документ;
Если печать, проставленная на листе нетрудоспособности, не содержит фразу «Для больничных листов» или «Для листов нетрудоспособности»;
Неверно указано место работы пациента;
Нет сведений о должности лечащего врача (терапевт, хирург, невропатолог и т. д.);
Отсутствие таких данных, как фамилия или инициалы доктора.

Врачам не разрешается заполнять больничные листы шариковыми ручками и использовать синие или фиолетовые чернила. Также не приветствуются кляксы, помарки, жирные полосы, неаккуратность заполнения.

Самые распространенные ошибки

Наиболее часто встречающиеся исправления:

Неправильное указание организации работодателя медицинским работником. Врачи не обязаны знать полное и правильное наименования всех существующих организаций. Чаще всего они заполняют эту графу со слов пациента. При заполнении больничного листа руководителем предприятия, указываются регистрационные данные компании. Этой записи для Фонда соц. страхования достаточно, чтобы насчитать компенсацию.

Если подобную ошибку допустит работодатель, то он должен будет исправить ее по всем правилам.

Неверное начисление суммы компенсации. Бывают такие ситуации, когда работодатели или бухгалтера указывают неправильную величину средней заработной платы. Соответственно неправильно рассчитывается размер компенсации работнику.

Правила исправления в больничном листе работодателем

Если ошибку при заполнении допустил врач, тогда пациенту выдается дубликат больничного листа. На нем обязательно должна быть пометка «V».

В случае если ошибка была допущена работодателем, тогда он должен внести коррективы, согласно следующих правил:

Ошибочная информация аккуратно зачеркивается одной сплошной линией.
Если неправильно заполнена полностью вся строка, ее необходимо аккуратно зачеркнуть, а на обороте больничного листа написать следующую информацию «Соответствующая строка считается недействительной».
Использовать можно только гелиевые ручки с черными чернилами.
Верную информацию нельзя писать выше или ниже зачеркнутых данных. Все исправления должны быть вписаны в соответствующие графы на оборотной стороне больничного листа.
На обратной стороне документа под исправлениями должна быть фраза «Исправленному верить».
Исправления должны быть заверены подписью одного из следующих работников:

Руководителя организации, в которой трудится работник;
Главного бухгалтера;
Работника отдела кадров;
Другого уполномоченного сотрудника.

После всех записей ставится печать организации.

Пример исправления:

Допустим, вы ошибочно заполнили строку «С», которую заполнять не нужно.

В таком случае необходимо:

Аккуратно одной линией зачеркнуть эту строку.
На обратной стороне листа нетрудоспособности в соответствующей графе указывать, что строку «С» считать незаполненной.
Под этой записью написать «Исправленному верить».
Под записью должна стоять подпись руководителя или другого уполномоченного работника и печать организации, где работает сотрудник.

Образец правильного исправления в больничном листе

Пример исправления:

Пример заверения:

Что влечет за собой неправильное заполнение больничного листа

Неправильно заполненный лист нетрудоспособности может стать причиной возникновения неприятностей как для руководителя, так и для работника.

Фонд соц. страхования может не принять этот документ и в таком случае работник не получит материальную компенсацию, а работодатель может понести наказание в виде штрафа.

На что работники ФСС обращают внимание в больничном листе

Для того чтобы избежать неприятностей, которые могут возникнуть после сдачи больничного листа в ФСС, работодатель должен проверить следующее:

Есть ли ненужные пробелы в инициалах медицинского работника;
Насколько хорошо видно печать медицинского учреждения. Она не должна быть размытой и нечеткой;
Есть ли подпись председателя врачебной комиссии (в случае, если сотрудник был на больничном более 14 дней);
Насколько достоверно указана информация о том, когда открыт больничный и когда работник лег в больницу;
Стоит ли прочерк в графе «Освобождение от работы» (он должен быть);
Сколько исправлений содержит документ.

Заключение

Больничный лист – это серьезный документ, в который нельзя вносить явные изменения. Но если вы все же допустили ошибку, тогда исправьте ее правильно. Это позволит избежать неприятностей вам и вашему работнику.

Исправляя ошибки в больничном листе, учитывайте следующие нюансы:

При заполнении листа нетрудоспособности нельзя использовать корректор;
Если допустили ошибку, зачеркните ее, а правильную информацию укажите на обороте;
Под записью об исправлениях должна стоять печать и подпись работодателя;
Исправления делать только черной гелиевой ручкой;
Нельзя допускать больше 2-х ошибок.

Надеемся, что наша статья ответила на все ваши вопросы и у вас теперь никогда не будет проблем с ФСС.

Также можете посмотреть видео про заполнение больничного листа нетрудоспособности:

Допустима ли незначительная ошибка в больничном? Правильно – нет, поскольку при ее наличии Фонд социального страхования имеет право отказать работодателю в страховом возмещении. А что делать, если ошибка все-таки обнаружена? Разберем несколько практических ситуаций.

Листок нетрудоспособности, или, как мы привыкли его называть, — «больничный » — уникальный документ. Почему? Потому что, во-первых, документ медицинский, подтверждающий нетрудоспособность работника в определенный период. Во-вторых, документ финансовый, и является основанием для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Опытный бухгалтер знает: к вопросам правильного заполнения больничного необходимо проявлять максимальное внимание.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Ой, а вот здесь ошибка в больничном!

Бланк листка нетрудоспособности состоит из двух разделов. Один из них заполняется медицинской организацией, в которой проходил лечение работник, второй — работодателем. Права на ошибку у врачей нет. Совсем. По той простой причине, что действующее законодательство не предусматривает возможности внесения исправлений в раздел, заполняемый медиками.

Если медики допустили в больничном ошибку, то он считается испорченным и взамен него выдается дубликат листка нетрудоспособности. Это обстоятельство — настоящая головная боль для бухгалтера, поскольку изменить что-либо самостоятельно в данном разделе они не могут.

Пропущенная ошибка чревата тем, что в дальнейшем ФСС откажется оплачивать этот больничный за счет государственных средств. Поэтому работодатель зачастую предпочитает перестраховаться. И порой первая реакция бухгалтера — отправить работника обратно в поликлинику или больницу за дубликатом. Однако так делать нельзя.

Исправления в больничном. Кто должен подписаться?

«Правильная запись подтверждается подписью» — такая формулировка содержит в пункте 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности (утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н), регламентирующем порядок внесения исправлений. Как видите, слово «подпись» употреблено в единственном числе. Поэтому под исправлениями на больничном достаточно подписи руководителя или главного бухгалтера. Подписи обоих в данном случае не требуется.

Подпись иного лица под исправлениями возможна только тогда, когда руководитель или главный бухгалтер передали свои полномочия на подписание больничных другому сотруднику (сотрудникам) организации. Такое право у них есть, но делается это на основании доверенности, а не приказа, как практикуют многие работодатели. При этом печать, также, как и на лицевой стороне больничного, не обязательно должна быть гербовой. Достаточно печати бухгалтерии или кадровой службы.

Если работодатель ошибочно заполнил строку, которая заполнению не подлежит

Как внести исправления в больничный в этой ситуации? Порядок выдачи листков нетрудоспособности не содержит ответа на этот вопрос, а на практике такая ситуация возникает нередко. Чаще всего ошибаются работодатели при заполнении строк «Дата начала работы» и «в т.ч. нестраховые периоды» . Между тем, в строке «Дата начала работы» указывается число, месяц и год, с которого работник должен был приступить к работе в случае аннулирования трудового договора, если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до его аннулирования. Редчайший случай на практике! Во всех остальных случаях эта графа не заполняется.

Разъяснения этой интересной ситуации мы найдем в письме ФСС России от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954. Так, в строке «в т.ч. нестраховые периоды» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-1 с 1 января 2007 года. Таким образом, если работник никогда не проходил службу в указанных органах либо уволился из них до 1 января 2007 года строка «в т.ч. нестраховые периоды» также не заполняется.

Если эта строка все-таки по ошибке заполнена, следует зачеркнуть запись, а затем на оборотной стороне бланка сделать следующую запись - «Строку «Дата начала работы» считать незаполненной» и подтвердить подписью и печатью.

Перерасчет пособия по временной нетрудоспособности по просьбе сотрудника

Еще одна проблема, связанная с правильным заполнением больничного, возникает, когда работник обращается к работодателю с заявлением о перерасчете среднего заработка для пособия по временной нетрудоспособности в тех случаях, когда это приводит к увеличению пособия. Такое нередко происходит с новыми работниками, которые в двух предыдущих годах работали у другого работодателя и работник своевременно не предоставил новому работодателю справку о сумме заработной платы (утв. приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н).

Представим, что такой работник представил справку. Бухгалтеру придется сделать перерасчет пособия за все прошлое время, но не более, чем за три года, предшествующих дню предоставления справки. Однако, больничный лист давно уже заполнен работодателем, и в том числе, строки, где указывается заработок для исчисления пособия и сумма пособия. Неужели все это необходимо исправлять? Конечно, нет. Теоретически это возможно, но исправить, по меньшей мере, пять неверных записей абсолютно нереально, для этого на оборотной стороне бланка просто нет места.

Поэтому, уже заполненный на основании первоначальных сведений о заработке работника больничный следует оставить без изменений, а перерасчет суммы пособия произвести на отдельном листе.

Виды пособий

Виды пособий (страховое обеспечения по обязательному социальному страхованию):

пособие по временной нетрудоспособности;
пособие по беременности и родам;
единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в мед. учреждениях в ранние сроки беременности;
единовременное пособие при рождении ребенка;
ежемесячное пособие на ребенка до 1,5 лет.

Лист временной нетрудоспособности является официальным документом, который выдает медицинская организация работнику. Он необходим для того, чтобы подтвердить болезнь сотрудника в определенный период времени.

На основании больничного листа бухгалтер рассчитывает пособие по нетрудоспособности. При расчете используются именно даты, отраженные в документе.

Неверное заполнение может привести к тому, что работник лишится выплаты. При этом работодателя можно привлечь к ответственности в виде штрафа, а медицинское учреждение – к выговору и предупреждению.

При обнаружении ошибки важно правильно заменить информацию. Исправление в больничном листе работодателем делается в определенном порядке.

Что можно считать ошибкой

Законом предусмотрен особый порядок . При этом правила разрабатываются как для работодателя, так и медработников. При нарушении норм лист нетрудоспособности будет признан недействительным, и его не примут в для компенсации выплат.

Именно фонд перечисляет средства при болезни работников. Поэтому сотрудники особенно тщательно проверяют указанные в документе сведения.

В больничный лист могут быть внесены различные неточности. Иногда они связаны с неправильным выбором пасты для заполнения. Но в некоторых случаях ошибка допускается при определении регистра букв. Поэтому неправильные сведения исправить не удается.

Если неточность допущена медицинским учреждением, то лист нетрудоспособности будет признан недействительным. Бланк нужно будет в обязательном порядке заменить. Работодатель может самостоятельно внести новые данные.

Чаще всего при заполнении листа ошибочно:

указывается название учреждения, где работает сотрудник;
располагаются буквы за границами ячеек;
используются прописные буквы вместо строчных;
ставятся лишней пробелы между инициалами;
пропускается первая ячейка, требуемая к заполнению.

Некоторые из них можно легко скорректировать. При этом ФСС примет такой документ, если будут соблюдены правила исправления.

Допустимые неточности

Фонд социального страхования определил, какие ошибки могут быть допущены и исправлены в листе временной нетрудоспособности.

Среди них выделяют:

использование прописных букв в отдельных случаях;
расположение символов на границах ячеек;
проставление печати на заполненных строках;
небольшие помарки, лишние точки;
пробелы между инициалами;
отсутствие прочерков при наличии пустых строк;
заключение в кавычки наименование учреждения;
неправильный порядок отражения адреса медучреждения.

Все эти неточности могут быть признаны техническими недочетами. Кроме того ФСС принимает бланк, который был сложен.

Можно ли вносить правки

Бланк листа временной нетрудоспособности был введен в 2011 году на основании Приказа Минздравсоцразвития №347н. Он разработан таким образом, что исключается вероятность подделок.

Больничный лист требуется не только для расчета пособия сотрудника, но и получения возмещения работодателем из средств Фонда социального страхования. В связи с этим организация тщательно проверяет данные, чтобы лист не содержал ошибок.

Документ предусматривает два раздела, заполняемых лечащим врачом и работодателем. Врачебные ошибки исключены, ведь при их наличии бланк считается недействительным.

Есть неточность обнаружена сотрудником кадровой службы или бухгалтером при сдаче листа, то документ не принимается. Поэтому работнику придется вновь обратиться в медицинское учреждение для получения дубликата.

Корректировка документа не потребуется, если кадровиком будет обнаружена помарка, которая не изменит сумму пособия. Однако для исключения спорных моментов необходимо обратиться в ФСС заранее для выяснения возможности сдачи такого документа.

Обращать внимание на рукописные описки не стоит. Также не нужно придираться к указанию римских цифр вместо арабских, помаркам, опискам, прописным буквам или знакам препинания.

В том случае, если внесение врачом изменений невозможно, кадровик должен скорректировать свою часть листа. Тогда повышается вероятность возмещения средств ФСС.

Срок, в течение которого ошибки должны быть исправлены, не регламентирован. Но лучше сделать это до выездной проверки сотрудников фонда.

Образец исправления в больничном листе работодателем:

Правила корректировки

Согласно правилам внесения изменений, корректировка в больничном листе производится на обратной стороне.

Выделяют определенный порядок указания верных сведений:

Ошибочно внесенная запись должна быть перечеркнута сплошной линией. При этом использовать необходимо черную гелевую ручку.
Правильные сведения отражаются на обороте листа. Для этого предусматриваются специальные поля.
Обязательно ставится пометка «Исправленному верить». Рядом ответственное лицо расписывается и заверяет сведения печатью. Подтвердить достоверность изменений может руководитель, главный бухгалтер, кадровик, другой сотрудник, в обязанности которого входит заполнение больничных.

На листе ставится только одна подпись человека, который производил заполнение. При работе с физическим лицом печать требуется при ее наличии.

При полностью неправильно заполненных строках данные перечеркиваются. На оборотной стороне нужно признать поле недействительным.

Допустимое количество

Кадровики часто спрашивают, сколько допускается ошибок при заполнении листа. Ведь некоторые документы могут содержать сразу несколько неправильно внесенных сведений.

В 2019 году законодательно определено, что больничный лист может содержать не более двух исправлений. Ранее исправить можно было все допущенные ошибки. Поэтому оборотная сторона предусматривала большое количество места для корректировки.

Сейчас же строк для внесения новых данных осталось всего две.

Порядок внесения исправлений в больничном листе работодателем

Корректировка сведений в листе временной нетрудоспособности проводится в соответствии с определенным порядком:

Неправильные данные перечеркиваются аккуратной линией. Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки с черными чернилами.
Обратная сторона должна содержать новые сведения взамен неверных.
Рядом нужно указать надпись «Исправленному верить». Формулировка заверяется подписью ответственного листа и печатью.

Стоит помнить, что использование корректирующих средств для исправления запрещено. Разрешается только зачеркивать сведения и отмечать новые.

Если заполнены лишние строки

Многие бухгалтеры путаются и по ошибке вносят данные в раздел «Дата начала работы». Они предполагают, что здесь должен быть отмечен день выхода работника после больничного. Законом предусматривается заполнение строки при разрыве трудовых отношений и заболевании работника перед этим событием. Тогда в строку вносятся число, месяц и год выхода на работу.

Аналогичная ситуация наблюдается в отношении строки «в том числе нестраховые периоды». В них бухгалтера любят отмечать время, которое не учитывается в ходе расчета среднего заработка. На основании закона в данный раздел можно внести только службу в МО и других подразделениях.

При внесении исправлений запрещено использовать корректирующие жидкости, лезвие и ластики. Корректировка выполняется в соответствии со стандартными правилами.

Заверять новые сведения можно любой печатью. Не обязательно использование гербового штампа. Достаточно проставить отметку кадровой службы или бухгалтерии.

Неправильные суммы

Иногда бухгалтером неверно указывается:

сумма заработка в день или год по среднему значению;
размер пособия;
страховой стаж.

Исправить ошибки можно в том же порядке, как и остальные сведения.

Но выделяют случаи, когда неверная запись была обусловлена отсутствием у работника справки о заработной плате за последние два года. Новый работодатель произвел расчеты больничного пособия в соответствии с минимальным размером оплаты труда. Исправления в данном случае также допускаются.

Новый бланк предусматривает возможность только двух изменений. Поэтому разрешается приложить дополнительный лист с расчетами пособия. При этом на самом больничном исправлять ничего не нужно.

Что делать, если даты не совпадают

Несовпадение даты выдачи листа нетрудоспособности с временем возникновения заболевания также является распространенной ошибкой. Варианты решения выбираются в зависимости от оформления листа. Документ прописывается задним числом при наличии решения председателя врачебной комиссии в случае нахождения пациента на стационарном лечении и при вызове врача на дом (с указанием данного факта).

Для корректировки в соответствующую строку («Находился в стационаре») можно внести правильную дату. Стоит помнить, что сотрудники ФСС тщательно проверяют данные при таких ошибках. Ведь они часто отмечаются в случае оформления поддельных документов.

Образец

Чтобы правильно внести новые сведения, необходимо рассмотреть образец исправления в больничном листе работодателем:

Бухгалтером ООО «Колесо» в ходе заполнения листа нетрудоспособности работника М.В. Мироновой была допущена ошибка в сумме среднего заработка. Больничный, выданный на 8 дней (с 10.03 по 17.03) должен быть исправлен должным образом. Для этого можно ориентироваться на пример внесения данных.

Суммы в указанных полях перечеркиваются одной линией. На обороте листа отмечаются правильные сведения.

Повторные ошибки

Некоторые бухгалтеры при исправлении ошибок перечеркивают неверные сведения и сверху прописывают новые. При этом такая корректировка будет считаться неправильной. Поэтому повторные ошибки теперь снова требуют изменений.

Для считывания данных из листа нетрудоспособности разработаны специальные программы. Они могут распознать только ту информацию, которая содержится в специально отведенных для этого полях. При надписи новых сведений над ошибкой исправление будет располагаться за пределами информационного поля. Поэтому лист не может быть прочитан устройством.

В этом случае бухгалтер должен будет на обратной стороне указать новые сведения и заверить ее подписью. Те данные, которые были надписаны, не изменят порядок идентификации листа. Поэтому оформление дубликата не требуется. Фонд социального страхования отказать в оплате не может.

Правило заполнения в данном случае продиктовано Письмом ФСС №14-03-11/15-11575 от 30.09.11. Из него следует, что отказ в выплатах будет считаться неправомерным при ошибках, не мешающих прочесть записи в нужных полях.

Что будет, если сдать документ в ФСС

Сотрудники ФСС, проверяющие поданную документацию, тщательно изучают внесенные в больничный лист сведения.

Они отмечают:

количество пробелов в инициалах медицинского работника (должны отсутствовать);
качество печати медучреждения;
отсутствие печати на желтой зоне;
длительности болезни сотрудника;
дату выдачи больничного;
наличие прочерков в графах об освобождении от работы;
количество исправлений в бланке.

Все ошибки, обнаруженные при предоставлении больничного листа работником, должны быть исправлены должным образом. Если передать неверный документ в ФСС, можно рассчитывать только на лояльность проверяющих лиц.

Некоторые неточности, например, присутствие лишнего пробела, не будут учтены. При наличии серьезных нарушений документ не будет принят. Работодатель должен помнить, что пособие работнику он выплачивает в любом случае.

Важным моментом является характер придирок. Если сотрудник ФСС решает удостовериться в длительности больничного, то это можно считать весомым фактом. Отказ от выплат при наличии неправильного оформления будет считаться неправомерным.

Больничные листы важно оформлять в соответствии с определенным на законодательном уровне порядком. Тогда бухгалтеру удастся избежать ошибок и спорных моментов с ФСС.