В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.
На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.
В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.
Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса
Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.
Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:
- Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
- Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
Назначение
В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.
Само определение реестра означает журнал , в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).
Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.
Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.
Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).
Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:
- хранение документации;
- учет;
- передача либо выдача третьему лицу по требованию.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра
Порядок подготовки документов
к учету заключается в следующем:
- Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
- На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
- На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.
В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.
Правила оформления и составления
Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами :
- электронным;
- рукописным.
В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.
Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.
Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.
В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).
Правила ведения
Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:
- проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
- присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
- внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.
Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:
- если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
- при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
Кроме того важно помнить о таких моментах , как:
- лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
- вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
- необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.
Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.
В свою очередь, он включает
в себя такие основные пункты, как:
- содержание . Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
- регистрационный номер . Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою ;
- дата занесения в реестр . Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.
Особенности составления и содержания реестра для передачи документов
Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.
Единственное, что необходимо знать при формировании , так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.
Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.
Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.
Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.
Преимущества использования
На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.
В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом
, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.
Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.
На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.
Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.
Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.
Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:
Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:
- документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
- договорные документы;
- учредительные и корпоративные документы;
- внутренние организационные документы;
- документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.
Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).
Порядок передачи документов по описи
На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов , образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:
- № п/п,
- Наименование документа,
- Количество листов в документе,
- Уточняющие сведения.
Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.
Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.
Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:
- наименование документа;
- номер, дата и место составления;
- перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
- наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
- подписи ответственных лиц, печати.
Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.
К чему приводят неучтенные документы?
Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости
Реестр - это список или перечень. Согласно другому толкованию, это слово означает книгу для записи документов, имущества, других дел.
В процессе работы любой компании создаются документы, отображающие суть ее деятельности. Количество таких бумаг постоянно растет. Хранение и уничтожение таких документов регулируется правилами, установленными федеральными органами.
Чтобы на предприятии не было хауса с бумагами, необходим реестр. Большое количество документов нужно структурировать и систематизировать. Реестр - это система, которая значительно облегчит работу с бумагами и позволит находить их в кратчайшие сроки.
Архивная обработка и хранение документов являются трудоемкой работой. Но каждое крупное предприятие должно внедрять у себя такую систему. Большие массивы бумажной и цифровой информации заносятся в реестр документов.
Специалисты работают с любыми данными:
Договоры-поручения;
Транспортно-экспедиционные накладные;
Бухгалтерские и кадровые документы и др.
Работы по составлению реестров включают в себя:
- Перечисление специалистами в оглавлении каждого дела перечня документов, которые входят в его состав.
- Внесение этого списка в электронный реестр.
- Проставление сроков хранения каждого или его группы.
- Если дело хранится в архиве, то в реестре указывают номер короба, где оно находится.
При разработке нового технического задания на предполагаемый проект определяется которая будет занесена в опись.
Реестр - это перечень информации, которая заносится в журнал или на электронный носитель. Каждая группа документов имеет свое краткое оглавление. Примерное составление реестров:
Личные дела для отдела кадров;
Документы бухгалтерии компании;
Заключенные договоры организации;
Страховые полисы;
Кредитные договоры;
Для архитектурно-проектных организаций;
Периодические издания;
Каталог всех документов компании с составлением описи или реестра.
Составление реестров в компании позволяет значительно сократить время на поиск документа и ресурсов. В крупных компаниях никак не обойтись без строгой описи и группировки всей документации. Но и мелкие фирмы могут внедрить у себя такую систему учета.
Организация, которая занимается розничной торговлей, учитывает товары не только по ценам производителя, но и по продажным. По какой стоимости будет вестись решает сама торгующая компания. Образование цены продажи должно подтверждаться документально. В розничной торговле на каждый товар составляется реестр. Это дает возможность вести учет по каждой единице продукции, по покупной стоимости и продажной.
Единого образца, по которому ведется учет товара, нет. Торговая организация самостоятельно составляет форму документа «Реестр цен», где содержится полная информация о продукции и ее реквизиты. Такая бумага составляется ежедневно на весь поступающий товар. Утверждает розничную стоимость руководитель компании.
Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.
Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.
Порядок составления акта передачи документов
Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:
- название документа;
- место и дата его составления;
- наименование юридического лица;
- полное имя составителя самого акта
- полное имя лица, которому переходят документы, а также наименовании его компании, если это не внутренний документ;
- непосредственно перечень документов;
- указание их регистрационного номера;
- подпись лица и печать компании при необходимости.
Правила передачи документов
Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.
Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов. Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.
В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.
Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.
В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.
Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.
Ниже расположен типовой бланк и образец реестра передачи документоввариант которого можно скачать бесплатно.
Опись документов - образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.
Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья .
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье .
Итоги
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
