Универсальный передаточный документ (акт) представляет собой особый бухгалтерский документ, который можно использовать для различных целей. В этом и заключается его универсальность.
Универсальный передаточный документ начал активно использоваться участниками экономических правоотношений с 2014 года, когда его использование было утверждено Федеральной налоговой службой в качестве одного из универсальных отчетных документов для правильного расчета суммы , подлежащего уплате в госбюджет.
Так как использование универсального передаточного документа возможно взамен других финансовых и платежных документов, начать использовать такой документ участники налоговых отношений могут в любой момент времени, как только у них появилась техническая возможность правильно заполнять его в зависимости от того, кем является их контрагент.
Правила заполнения
Ключевое правило заполнения УПД заключается в необходимости отобразить информацию о том, в качестве какого документа будет использоваться форма универсального передаточного документа.
Если УПД планируется использовать в качестве счета-фактуры, в статусе документа указывается цифра «1», если в качестве иного первичного платежного документа, статус УПД обозначается цифрой «2».
Исходя из того, в качестве какого документа будет использован , будут варьироваться и требования к его заполнению, однако некоторые из них являются универсальными:
- наименование участников сделки (указываются данные как на продавца, так и на покупателя);
- описание переданного товара (наименование или указание артикулов);
- количество единиц товара, переданного от продавца к покупателю (указание в штуках, упаковках или, если речь идет о выполненных работах, квадратные метры таких работ или задействованные человекочасы);
- сведения о стоимости товара (указываются в отдельных графах общая стоимость, размер НДС, подлежащий уплате, стоимость без учета НДС);
- данные о лицах, отпустивших и принявших передаваемый товар.
Считаете, что вы достойны более высокой оплаты? Тогда быстрее пишите служебную записку своему начальнику. Образец вы найдете в .
Преимущества УПД
Ключевым преимуществом в использовании универсального передаточного документа является возможность использовать его в качестве различных документов, применяемых при осуществлении товарооборота.
Кроме того, универсальный передаточный документ может использоваться в качестве подтверждающего документа при подаче отчетности о доходах и уплаченных налогах в налоговые органы.
Универсальный передаточный документ также может быть использован с различными участниками экономических правоотношений ввиду того, что он включает в себя сведения, используемые в различных подтверждающих совершение сделок документах, а его форма включена практически во все электронные бухгалтерские системы.
Универсальный передаточный документ был разработан Федеральной налоговой службой в качестве документа, который может быть использован участниками налоговых правоотношений и товарооборота для замены большого количества используемых передаточных и платежных документов.
Для того, чтобы УПД отвечал целям своего создания, он должен быть оформлен в соответствии с рекомендациями Федеральной налоговой службы.
Форма универсального передаточного документа менялась в 2017 году дважды: с 1 июля появился новый обязательный реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а с 1 октября 2017 образец УПД поменялся снова: появилась графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, изменились названия строки 8 и графы 11. В 2019 году в документе опять изменения.
Бланк, правила и пример заполнения УПД - на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.
С 1 января 2019 года в УПД надо указывать ставку НДС 20%. Ее нужно вписывать в графу 7 «Налоговая ставка» в табличной части документа.
Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.
Скачайте образец заполнения УПД:
Изменения в УПД с 1 июля 2017 года
Образец УПД с 1 июля 2017 изменился вслед за счетом-фактурой. Теперь в этих документах должна быть строка для указания сведений о госконтракте - ее номер 8. Если вы не знаете, что в ней писать, то скорее всего вам заполнять ее и не придется. Но сама строка «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» в УПД должна быть в любом случае.
Подробнее о заполнении строки 8
Изменения в УПД вступили в силу 1 июля 2017 года. То есть все документы, датированные этим или более поздним числом, должны содержать новый реквизит.
Изменения в форме УПД с 1 октября 2017 года
Внимание!
С 1 октября 2017 действуют формы счета-фактуры и УПД, утвержденные постановлением Правительства от 19.08.17 №981. Вот список изменений, которые нужно внести в форму:
Скачать новый образец УПД с 01.10.2017
Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта?
Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.
Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.
Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.
Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 гг, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).
Правила заполнения УПД по новому образцу
Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:
- 1 - если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
- 2 - если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).
Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.
УПД со статусом 1
Подраздел со счетом-фактурой
Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры - пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.
Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.
Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).
Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.
Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.
Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).
Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) - в строке ставится прочерк.
А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.
Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров - артикул, для работ - код по ОКВЭД, для услуг - код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.
Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС - в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).
Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить - ставится прочерк.
Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.
Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.
Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».
Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».
Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».
Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.
Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».
УПД со статусом 2
Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД - они заполняются только для операций, облагаемых НДС).
Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.
Остальные поля заполняются как описано выше.
Часто задаваемые вопросыПри оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?
Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.
Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.
Где взять код товара в УПД?
Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.
Кто подписывает УПД?
Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.
Подписи в УПД со стороны продавца:
- В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
- В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
- В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.
Подписи в УПД со стороны покупателя:
- В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
- В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.
Какие документы заменяет УПД?
УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.
Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?
Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.
Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?
Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.
Можно ли выписывать УПД на услуги?
Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.
УПД на услуги: нужен ли акт?
Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.
Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно?
Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД - вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур - 5 календарных дней с момента отгрузки).
О выставлении одного счета-фактуры на всю отгрузку см. письмо ФНС №ЕД-4-15/17910 от 23.09.2016.
Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?
Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.
С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?
Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.
Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.
УПД – сводный первичный документ, который совмещает в себе признаки счета-фактуры и приходной накладной. Цель введения в бухгалтерский учет УПД - сокращение количества дублирующих друг друга документов, сопровождающих хозяйственные операции. Фактически - это фискальная уступка бизнесу.
Но пользоваться этим послаблением нужно осторожно, поскольку ошибки, неточности и просрочки заполнения УПД могут лишить продавца права на полную оплату отпущенного товара, а покупателя – возможности оприходовать приобретенные активы в своем учете (со всеми вытекающими налоговыми последствиями).
Что такое УПД в бухгалтерии?
По универсальному передаточному документу предприятия могут продавать товары/услуги, формировать НДС-обязательства и вычеты, оплачивать поставленную продукцию и оприходовать ее на складе. Если продавец вовремя составил УПД и направил его вместе с товаром, то для него этого достаточно, чтобы:
- зафиксировать факт выбытия товаров в своём учете;
- сформировать на сумму продажи НДС-обязательство;
- требовать от покупателя оплаты поставленного товара.
Компания-покупатель, получившая от продавца вместе с товаром УПД, имеет право:
- принять товар;
- оплатить его стоимость;
- отразить расходы на оплату в учете по налогу на прибыль и получить вычет по НДС.
При этом УПД может существовать как самостоятельно, заменяя собой приходные документы и счет-фактуру, так и просто являться усовершенствованной формой товарной накладной. То есть может идти в комплекте со счетом-фактурой.
Если вы получили от своего поставщика только УПД – это законно. Если вы получили УПД + счет-фактуру – это тоже в рамках налоговых правил.
Правомерность универсального передаточного документа обусловлена следующими нормами:
- ст. 9 ФЗ О бухгалтерском учете - дает предприятию право самостоятельно выбирать формы документов для регистрации хозяйственных операций;
- письмо ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г. - предлагает УПД как альтернативу счету-фактуре;
- гл. 21 НК РФ - не устанавливает ограничительных требований на содержание счета-фактуры, и налогоплательщик имеет право корректировать предложенную форму под особенности своего учетного процесса.
Важно: основание для применения УПД на предприятии – локальный приказ об учетной политике. Если вы хотите оформлять первичные документы на свои операции универсальным передаточным документом, то обязательно утвердите его форму приказом администрации.
Когда можно применять УПД?
Применение УПД оправдано на предприятиях с большим товарооборотом: на складах, торговых базах и т.д. Введение единого первичного документа и для налоговой отчетности, и для отпуска товара позволяет экономить трудовой ресурс.
Плательщики НДС имеют право оформлять УПД в следующих случаях:
- при продаже товаров, кроме объектов недвижимости;
- при передаче имущественных прав (по договору коммерческой концессии, при передаче кредитором права требования и т.д.);
- при реализации услуг/работ;
- при выполнении договоров комиссии.
Если объектом налогообложения НДС выступают другие хозяйственные операции (импорт, выполнение СМР для собственных нужд и т.д.), их оформление по УПД не производится. Не могут быть заменены на УПД товарно-транспортные накладные. Предприятие, которое ведет либо на основании чеков, обязано подтверждать свои транспортные затраты правильно оформленными ТТН.
И расходные, и другие кассовые документы, подтверждающие правильность обращения с наличными денежными средствами, пока не заменены на универсальную документацию и оформляются в прежнем режиме.
Предприятия, которые не ведут учет НДС и находятся на упрощенной системе налогообложения, фактически не получают никаких организационных преимуществ, используя УПД. Для них такая новация не принесет практической пользы. Для правильного учета хозяйственной деятельности упрощенцам достаточно обычных товарных документов.
Как заполняется универсальный передаточный документ?
УПД можно оформлять как в бумажном виде, так и в электронном. Если нужно откорректировать информацию в уже зарегистрированном документе, составляется исправление. Рекомендованная форма УПД и исправления к нему утверждены письмом ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г. Электронная форма УПД введена в действие с 01.07.2017 года Приказом ФНС №ММВ-7-15/155@ от 24.03.2016 г.
В УПД должны быть включены все обязательные реквизиты счета-фактуры. Также в него может вноситься другая информация, необходимая в бухгалтерском учете. В соответствии с рекомендованной формой в УПД включаются данные:
- о продавце и покупателе (их адреса, регистрационные коды и платежные реквизиты);
- наименование каждой позиции продукции и ее код (кодировка товаров указывается в соответствии с расшифровкой Классификатора ТН ВЭД);
- страна происхождения (цифровой код и наименование);
- количество и единица измерения;
- информация о платежном документе, по которому оплачивался товар (полностью или частично);
- цена за единицу и общая стоимость;
- данные о договоре и доверенности;
- данные товарно-транспортной накладной на перевозку;
- сведения о лице, сдавшем товар, и о лице, принявшем его.
Как следует из обязательных реквизитов, на момент составления УПД поставщик и покупатель должны:
- заключить между собой договор (поставки, выполнения работ и т.д.);
- определить порядок оплаты и транспортировки товара;
- назначить ответственных должностных лиц за ведение хозяйственной операции.
Важно : все условия поставки товаров/услуг, внесенные в УПД, должны соответствовать условиям заключенного между сторонами договора. Если будут установлены разночтения, то сделка может быть признана недействительной.
Порядок действий следующий:
- ответственное должностное лицо поставщика формирует УПД, вносит все необходимые данные и подписывает документ;
- осуществляется фактическое выполнение поставки;
- ответственное лицо получателя товаров/услуг проверяет всю внесенную информацию, сверяет с фактической операцией, подписывает документ со своей стороны;
- если во время приемки возникли расхождения с фактической операцией, стороны составляют и подписывают исправление.
Важно: УПД отправляется только вместе с товаром или же передается поставщиком принимающей стороне сразу же после фактического выполнения обязательства по поставке.
Чтобы при оформлении операции не возникало разногласий с партнерами, рекомендуется на этапе заключения контракта дополнительно договориться про возможность применения УПД для документирования поставок. Также можно согласовать , доверенностей и другой исполнительной документации по сделке.
Подводим итоги
Несмотря на то что цель введения в учет универсального передаточного документа – упрощение бухгалтерского документооборота, на первом этапе работы с новой формой у предприятия может возникнуть много вопросов по ее оформлению и легитимности.
Правомерность УПД невозможно оспорить, если эта учетная форма утверждена приказом по предприятию и контрагент согласился на ее применение. Порядок оформления УПД практически ничем не отличается от заполнения счета-фактуры и акта выполненных работ.
Для облегчения ведения бухучета и сокращения количества документации ФНС (налоговая служба) разработала УПД. Мы рассмотрим, что такое УПД (универсальный передаточный документ), в каких случаях он применяется, как внести в него исправления. Также изучим, как заполнять бланк правильно.
Причины разработки УПД
Счет-фактура и любой из документов первички (к примеру, накладная) включают одинаковые данные, поэтому они дублируются. Решено было создать новый документ, чтобы сократить временные рамки, необходимые для поиска и обработки информации. Но возможность сделать новую форму появилась только 2013 году, поскольку ранее законодательство обязывало применять однотипные бланки первички.
Новый закон “О бухучете” № 402-ФЗ вышел в декабре 2011 года. Для обсуждения форумчанам сообщества для бухгалтеров на сайте ФНС РФ был выложен проект будущего документа. Изначально его наименование звучало как единый отгрузочный документ, затем оно было откорректировано. Поэтому расшифровка УПД в бухгалтерии стала звучать как универсальный передаточный документ.
Для создания бланка Федеральная налоговая служба привлекла специалистов, которые ранее разрабатывали приложения “1С”. В конце октября 2013 года окончательный вариант был опубликован на официальном портале ФНС. С того времени его разрешалось использовать. Дополнительно сотрудники налоговой приложили письмо, в котором разъяснялось, для каких операций применяется УПД, как делается оформление универсального передаточного документа и заполняются его отдельные графы.
Для чего нужен документ
Универсальный передаточный документ - это альтернативная форма, объединившая накладную на товар или акт выполненных работ и счет-фактуру. На его основе ведется бухучет, списываются затраты по налогу, заявляется вычет по НДС. Документ собрал в себе все функции отведенные первичке, необходимые для учета по бухгалтерии и в ФНС.
В налоговом законодательстве прописаны следующие положения по определению вычетов по НДС. Для этого необходимы:
Счет-фактура. На его основании покупатель принимает имущественные права на услуги, товары. Согласно документу и определяются суммы налога.
Первичные документы. Они становятся основанием для выплат по НДС после принятия на учет услуг и товаров.
При исчислении налога на прибыль первичка играет такую роль:
Расходы подтверждаются только при наличии документации, оформленной по законодательству Российской Федерации. То есть, УПД отлично подойдет для этой цели.
Данные при ведении налогового учета также подтверждаются наличием первичной документации учета.
УПД имеет функции, которые позволяют использовать его для всех видов отчетности.
Согласно законодательству в первичной документации обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:
название документа;
число, месяц, год, когда был оформлен документ;
полное название организации или паспортные данные индивидуального предпринимателя, который принимал участие в оформлении документации;
наименование продукции или услуг;
размеры или стоимость полученной продукции и услуг;
должность ответственного за сделку лица;
ФИО, подпись и другие реквизиты лиц, ответственных за сделку и оформление документации.
Формы первички должны быть утверждены дирекцией компании. Допускается составление документации на бумаге и в электронном виде. На виртуальной документации ставится электронная подпись.
Использование УПД
УПД может заменить традиционный счет-фактуру или происходит их совместное использование. Основой для создания универсального передаточного документа послужил именно счет-фактура, в который были добавлены дополнительные графы, обозначенные в законодательстве.
Когда выставляется УПД:
при приеме/передаче продукции;
при отгрузке продукции посредником;
при оказании разного рода услуг;
при передаче имущественных прав или итогов выполненных работ.
Мы выяснили, для чего нужен УПД (универсальный передаточный документ), но возникает вопрос: обязательно ли его применение? Законодательство гласит, что можно пользоваться и другими формами, информацию о которых можно найти в статье 9 Закона №402-ФЗ . УПД был создан лишь для упрощения работы бухгалтеров и уменьшения документооборота.
Какие реквизиты включены в документ
Большую часть документа занимает счет-фактура, который внесен в УПД в неизменном виде. Он обведен жирной линией. Также в документе есть обязательные реквизиты УПД, которые указаны в Законе №402-ФЗ:
Точное название документа (универсальный передаточный документ).
Дата, когда был составлен документ (число, месяц, год). Эта дата должна совпадать с датой составления счет-фактуры.
В поле 14, а также 19 прописывается наименование экономического субъекта, который составил документацию.
Указание фактов хозяйственной жизни (сведения об отгрузке, передаче товара, оказании услуг, выполнении работ).
Стоимость товаров и услуг или указание величины (объема). Обязательно указываются единицы измерения.
Должность лица, которое несет ответственность за совершение и оформление сделки. Графы 10 и 13 заполняет продавец, а 15 и 18 - покупатель.
Подписи ответственных за сделку лиц. Указываются их фамилии и инициалы.
Кто расписывается в УПД (ответственный за правильность оформления факта)?
Со стороны продавца это будет лицо, ответственное за ведение документации. Оно ставит подпись в пункте 13. А в строке 10 расписывается лицо, отгрузившее товар (водитель, экспедитор, грузчик и т. д.) Со стороны покупателя подписи ставятся подобным образом: в 18 строке расписывается оно или несколько лиц, ответственных за проведение сделки, а в графе 15 ставит подпись непосредственно сам покупатель или лицо, у которого есть полномочия это делать. Тех, у кого есть право ставить подпись, руководитель предприятия определяет заранее.
Статус 1 и 2 в УПД
В УПД есть графа “Статус”. В значении можно поставить цифру 1 или 2. Рассмотрим, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2. Важно запомнить значения, чтобы в дальнейшем не путаться при оформлении документации.
УПД статус 1 - это документ, используемый одновременно как первичка и счет-фактура. То есть он служит основанием для удержания НДС и дополнительно не нужно создавать счет-фактуру.
Что означает УПД статус 2? Это значит, что документ может быть применен только в качестве первичной документации. Такой документ удобен в использовании лицам, которые применяют упрощенную форму налогообложения. Поскольку он не обязывает “упрощенца” платить НДС при поступлении УПД. Кроме этого УПД со статусом 2 применяется при отгрузке товаров посредникам.
Когда документ применяется со статусом 2, то следующие поля можно не заполнять:
сумма акциза;
налоговая ставка;
штрих-код страны, из которой прибыл товар;
к платежно-расчетному документу (№... от…);
страну происхождения товара;
№ таможенной декларации.
У универсального передаточного документа со статусами 1 и 2 имеются значительные отличия при использовании, поэтому важно не перепутать значения при заполнении реквизитов. Если случайно была допущена ошибка: вместо статуса 1 был указан 2, но реквизиты заполнены как для первого статуса, то можно внести исправление непосредственно на бланке. Для этого одна цифра зачеркивается, пишется другая. Исправление заверяется подписью лица, ответственного за правильность составления документации.
Если в УПД со статусом 2 были допущены ошибки при заполнении, то их тоже можно исправить. Правда, законодательство по бухгалтерскому учету не дает четких рекомендаций на этот счет. Указывается только, что рядом с исправлением ставят фамилию и подпись сотрудники, ответственные за правильное заполнение документации. Но можно просто распечатать новый документ с правильными данными.
В документе со статусом 1 от руки править нельзя. Обязательно выставляется новый откорректированный документ, а в поле 1а прописывается номер и дата, когда были внесены исправления.
Номер универсального передаточного документа
Как присвоить номер УПД? При присвоении номера УПД следует обращать внимание на его статус. Присвоение номера счету-фактуре регламентировано налоговым законодательством РФ. При его выставлении нужно обязательно вписать в первой строке номер счета-фактуры, который присваивается в порядке хронологии. Законом также определен принцип нумерации документации подразделениями предприятия.
Если УПД используется только в качестве первички, то номер ему присваивать не обязательно. Можно сделать выводы, что:
если УПД со статусом 1, номер его зависит от номера предыдущего счета-фактуры, то есть он будет следующий по порядку;
если документ имеет статус 2, то номер ему можно присвоить таким же способом, как это делается на предприятии для накладных или актов проведения работ.
Заполнение даты
В универсальном передаточном документе есть три поля для заполнения даты. Поэтому возникает вопрос: как заполнить дату УПД и что вписывать в каждую строку? В строке под номером 1 вписывается дата, когда был составлен документ. В строку под номером 11 нужно вписать дату, когда произошел факт хозяйственной жизни (была отгружена продукция, начата передача имущественных прав и др.) В строке 16 надо вписать дату получения товаров или услуг, приемки работ, которые были выполнены ранее.
Согласно законодательству дата оставления УПД увязывается с возникновением у покупателя прав на вычет. Правила составления счетов-фактур гласят:
нельзя выставлять счет-фактура позднее, чем через пять суток после оказания услуг, отгрузки продукции и др.;
если документ был составлен до отгрузки, то он не имеет никакой силы и не может считаться основанием для вычета;
если определяется налоговая база НДС по факту сдачи произведенных работ, то это будет дата подписания акта заказчиком.
В третьей части статьи 9 Федерального Закона №402 указано, что УПД составляется в тот момент, когда совершается факт хозяйственной жизни. Но если этого сделать нельзя, то он может быть составлен и после завершения отгрузки продукции или окончания работ. Поэтому даты в документе могут быть проставлены следующим образом:
все операции могут быть произведены в один день, поэтому даты в строках 1, 11 и 16 будут одни те же;
дата составления документации и отгрузки продукции может быть одна и та же, а приемка товара или работ может проходить на несколько дней позже, то есть в строке 16 будет другая дата.
Для отгрузки товаров дату для определения налоговой базы нужно смотреть в строках 1 и 11, но если речь идет о завершении работ, то определяющей будет дата, поставленная в строке 16. Когда УПД вступил в силу, все эти моменты были отражены в налоговом законодательстве.
Если не было возможности составить УПД до окончания совершения факта хозяйственной жизни, то для определения налоговой базы берется дата, вписанная в поле под номером 11 (для работ - в поле 16). Но покупатель может вполне заявить вычет по НДС согласно даты в строке 16, поскольку именно в этот период он получил товар или принял акт о завершении работ.
Подписи в УПД
Рассмотрим, кто должен расписываться в УПД, в каких строках ставятся подписи уполномоченных лиц.
Поля, где должен расписаться руководитель или главбух всегда нужно заполнять. Даже для документов со статусом 2 исключения не делаются.
В поле по номером 10 ставятся ФИО и подпись, а также должность лица, которое отгрузило продукцию или в его компетенции находится подписание актов по факту свершившихся работ или оказанных услуг. Это лицо может быть одновременно уполномоченным подписывать счет-фактуру, поэтому далее оно может просто писать должность и ФИО, не ставя подписи.
В поле под номером 13 указываются реквизиты должностного лица (со стороны продавца), которое является ответственным за оформление документации, подтверждающей факт хозяйственной жизни. Если в строках 10 и 13 указывается один и тот же человек, то второй раз ему можно не расписываться.
В поле под номером 15 свои инициалы, фамилию, должность проставляет лицо, которое получило товар или имеет право подписывать акты завершения работ (оказания услуг).
В поле под номером 18 расписывается человек, ответственный за оформление документации со стороны покупателя. Также он вписывает свои инициалы и должность. Повторно он может не расписываться, если сам принимал товар.
В 2013 году законодательством были ужесточены требования к первичке. Согласно поправке к № 402-ФЗ нельзя принимать к бухгалтерскому учету документацию, в которой отражены фальшивые или не свершив
Нужно ли ставить печать на УПД
Печать на УПД ставить не нужно. В 2002 году ее исключили из обязательных реквизитов для счета-фактуры. Для первичики изначально печати не были предусмотрены. Поэтому ее отсутствие никак не повлияет на вычет НДС или подтверждение расходов.
Но если печать обеих сторон (продавца и покупателя) все-таки будет стоять на документе, то нет необходимости в заполнении полей номер 14 и 19. В строке 14 вписываются сведения об экономическом субъекте, который составил документ (продавец, исполнитель, агент, бухгалтер). В строке 19 вписываются аналогичные данные, но со стороны покупателя.
Поля необязательные для заполнения
В УПД много дополнительных полей, которые можно не заполнять, но в некоторых случаях их заполнение оказывается полезным для продавца и покупателя. К их числу относят:
Номер п/п (поле А). Номер по порядку ставится в таблице исключительно для удобства при ее заполнении.
Код товара/услуг (поле Б). Заполняется, если товар поставляется в другую страну, или при использовании льготных тарифов. Где взять код товара, работ, услуг в УПД? Посмотреть его можно в единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.
Поле 8. В нем указываются номера договоров и соглашений о сотрудничестве сторон. Это помогает узнать условия сделки прямо из первички.
Поле 9. В него вписываются параметры груза, особые указания экспедитору, реквизиты транспортных накладных, но это делается не на каждом предприятии.
Поле 12. Сюда вносится дополнительные сведения о товаре (номера паспортов или сертификатов), также в это графу можно внести особую информацию, касающиеся проведения сделки.
Поле 17. Оно предназначено для вписания претензий или сведений о документах, которые оформил покупатель (получатель услуги).
Заполнение УПД в 1С
Универсальный передаточный документ, заменяющий акт приемки-передачи, счет-фактуру и первичку, пользователи 1С также формировать непосредственно в программе.
Как выписать УПД в 1С 8.3:
Заходим в меню продаж, затем переходим в раздел реализации (накладные, акты).
Вводим номер документа реализации.
Выбираем выписать счет-фактуру и жмем на кнопку “Провести”.
Нажимаем на надпись “Печать” и выбираем УПД.
Распечатать универсальный передаточный документ можно только со статусом 1. Программа самостоятельно заполнит большинство полей, но некоторые данные придется вписывать самостоятельно, включив режим редактирования.
Если случайно в УПД была допущена ошибка, то нужно сделать корректировку реализации на основании документа. Операция: исправление в первичке. Сначала вносятся корректировки, затем счет-фактуру регистрируется на исправление. Потом выбирается форма для печати, где нужно нажать на исправленную версию.
Хранение и регистрация документации
Бухгалтера предприятий задаются вопросом, где хранить УПД? Нужно ли их положить в папку со счетами-фактурами, или с первичкой? Специалисты считают, что лучше складывать УПД отдельно от остальной документации. Это будет удобно, особенно если компания недавно перешла на использование универсальных передаточных документов. В отдельной папке нужный УПД можно будет быстрее найти при проверках.
Продавец регистрирует УПД в журнале учета, где записываются выставленные и полученные счета-фактуры. Его номер записывается в части 1.
Покупатель вписывает УПД в части 2 журнала учета.
Преимущества и недостатки использования УПД
Мы выяснили, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ, как правильно заполнять форму, какие поля можно пропустить. Теперь рассмотрим плюсы и минусы применения УПД.
Преимущества:
Существенно сокращается документооборот, вследствие использования только одного бланка вместо нескольких.
Одна и та же форма применяется сразу для отгрузки продукции, оказания услуг, проведения работ. Это позволяет избежать путаницы с бланками.
При разработке УПД из него были исключены лишние реквизиты, которые сложно заполнять (например, ОКПО, номера банковских счетов и др.)
Бланк легко заполнять, некоторые поля дублируются, поэтому большинство из них можно оставлять пустыми.
Данные в первичной документации и счете-фактуре будут совпадать, поскольку оформление идет на одном бланке. Поэтому у налоговой инспекции не возникнет никаких претензий.
Несмотря на обилие преимуществ, есть и некоторые минусы:
По электронной почте УПД пока передать нельзя, поскольку электронная версия находится в разработке.
Не предусмотрена замена транспортной накладной универсальным передаточным документом, поэтому ее тоже придется напечатать.
Полей для заполнения больше, чем в простой первичке, поэтому можно запутаться, где ставить подписи, куда вписывать фамилии продавца и покупателя, а также ответственных лиц.
На некоторых предприятиях форма введена недавно, поэтому надо контролировать правильность заполнения реквизитов.
Если в УПД были допущены серьезные неточности, то возникнут проблемы с налоговой службой.
Напрашивается вывод, что если научится правильно заполнять поля и не допускать ошибок, то можно существенно уменьшить объем документации. Отчетность в этом случае будет составляться быстрее. Чтобы избежать вопросов: что такое код товара в УПД, сколько ставить подписей, какие даты вносятся в документ, нужно внимательно прочесть нашу статью.
03.08.2018
