К сожалению, иногда случается, что бухгалтерские документы теряются. Утрата бухгалтерских документов влечет за собой не только работу по их восстановлению, но и, если это случилось не по форс-мажорным обстоятельствам, ответственность руководителя и штраф.
Согласно пункту 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, при утрате документов директор должен создать комиссию по расследованию. Комиссия составляет акт, в котором перечисляются все пропавшие бумаги, и указывает причину их утраты.
Если в результате расследования выяснится, что документы пропали при форс-мажорных обстоятельствах, например, аварии, пожаре и т.п., то нужно иметь доказательство случившегося. Доказательством может служить справка из органов внутренних дел или, например, МЧС. Такая справка позволит организации в случае требования налоговыми органами документов получить отсрочку их представления (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона № 212-ФЗ от 24.07.2009 г.).
Не лишним будет напомнить, что если произошла утрата бухгалтерских документов , то компания обязана провести инвентаризацию.
Ответственность за непредставление документации при ее исчезновении в результате обстоятельств непреодолимой силы организация нести не будет, но только при наличии доказательства, что данное обстоятельство свершилось по не зависящим от нее причинам.
Однако восстанавливать документы все же придется. И усилия, прикладываемые предприятием в этом направлении, могут служить аргументом в спорах с контролирующими органами. Более того, чиновники из Минфина России даже настаивают на необходимости восстановления утраты (письмо №03-02-07/1-288 от 11.08.2011 г.).
Восстанавливаем бухгалтерские документы.
Законом не установлены правила восстановления утраченной документации. И поэтому, если в новых документах будут содержаться неточности, это будет трактоваться в пользу организации. Судьи поддерживают эту точку зрения, например, в Постановлении ФАС Московского округа по делу № КА-А40/80-09 от 09.02.2009 года.
Если первичные документы были утрачены без уважительных причин, то восстановление их необходимо. Ведь при проведении налоговой проверки контролеры не смогут убедиться в точности расчетов налогов и будут обязаны привлечь фирму за непредставление документов.
В случае не подтверждения первичной документацией правомерности применения вычетов по НДС, обоснованности своих расходов для налогообложения прибыли, других налоговых расчетов, организации будет трудно оправдаться перед налоговыми органами, и контролеры будут вправе вычислить эти налоги расчетным путем, так указано в пп. 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.
При рассмотрении таких дел суды обычно встают на сторону налоговых инспекторов, так что спорить с ними в такой ситуации сложно.
Какая ответственность?
Если при проведении проверки организация не представляет первичные документы, ссылаясь на то, что они потеряны, но уважительной причины утраты нет, то её могут привлечь к ответственности (статья 126 НК РФ). Штраф за каждый непредставленный документ – 200 рублей.
Так же за отсутствие документации по статье 120 НК РФ компания будет оштрафована на 10 000 рублей. Если же первички нет за несколько налоговых периодов, то штраф увеличится до 30 000 рублей.
Должностные лица фирмы даже могут быть привлечены к уголовной ответственности по ст. 199 УК РФ за утрату документов. Это произойдет, если сумма налога была не уплачена в особо крупном размере. Конечно, для этого суду надо будет доказать, что финансовые документы были уничтожены умышленно и таким образом предприятие пыталось уклониться от уплаты налогов.
Исходя из изложенного, организация, утратившая бухгалтерскую документацию должна как можно скорее восстановить учетные сведения, подлежащие хранению до истечения установленного законодательством срока.
Создание и поддержание архива организации в должном состоянии - объемная работа, важность которой порой нивелируется директорами организаций. Работники небольших компаний, как правило, занимаются делами архива по остаточному принципу. И это совершенно неправильно, а порой даже опасно для организации: велика вероятность при первой же проверке получить штраф, причем как за некорректное исполнение обязанностей, так и за бездействие.
В соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.11.2015; далее - Федеральный закон № 125-ФЗ) за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.
Судебная практика по нарушениям правил и сроков хранения документов обширна и разнообразна, касается организаций всех форм собственности и самых разнообразных документов, включая дела по личному составу. В зависимости от степени тяжести вины решения суда по подобным делам различны - от предупреждения до сотен тысяч рублей штрафных санкций. Примеры реальных судебных дел рассмотрим далее.
Важно!
Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения плановых выездных проверок, реже - по факту неисполнения запросов. При этом проверки может инициировать как вышестоящий архив, налоговая или Пенсионный фонд, так и сама организация в рамках очередного внутреннего аудита.
Виды споров
Правоприменительную практику по вопросам нарушения правил хранения архивных документов условно можно разделить по видам споров.
1. Споры, связанные с непредоставлением запрашиваемой документации по причине их утери в ходе стихийных бедствий (землетрясение, наводнение, ураган, пожар и т.п.). В решении подобных споров суды все чаще встают на сторону налогоплательщиков. Организация может избежать штрафа за утерю документов, если представит доказательства, что такая утеря произошла вследствие форс-мажора. Подтвердить такие факты можно справками из соответствующих органов.
Обратите внимание!
Если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей: если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить.
2. Непредоставление документов по причине их хищения. Единого мнения судов по решению таких споров нет. Так, ФАС Западно-Сибирского округа согласился с отсутствием вины налогоплательщика в непредоставлении документов по указанной причине, а ФАС Центрального округа в схожей ситуации принял противоположное решение, т.к. «хищение стало возможным из-за действий должностных лиц самой организации, не обеспечивших сохранность бухгалтерских документов».
3. Непредоставление документов по причине их отсутствия.
Извлечение
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, -
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.
Пример
ОАО «ППП» в ходе проверки его деятельности не предоставило приказ директора о назначении лица, ответственного за архив. Личные карточки уволенных работников (по форме № Т-2), личные дела и приказы по личному составу хранились в неупорядоченном виде, за что организация была оштрафована на 300 руб.
4. Уничтожение документов ранее требуемого срока. За несоблюдение норм архивного хранения или за неправомерное уничтожение документов ранее установленной даты ликвидации с организации и лично с руководства компании могут взыскать административный штраф. Размер штрафа может составлять сумму до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
Обратите внимание!
Представители проверяющих органов составляют акт о нарушении норм архивного хранения, который можно оспорить только в судебном порядке.
При совершении двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности, при этом уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.
Извлечение
из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
Статья 15.11. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов -
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
Примечания:
1. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:
занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.
2. Должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, в следующих случаях:
представление уточненной налоговой декларации (расчета) и уплата на основании такой налоговой декларации (расчета) неуплаченных сумм налогов и сборов, а также соответствующих пеней с соблюдением условий, предусмотренных пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса Российской Федерации;
исправление ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
Пример
В 2009 г. в ходе плановой выездной проверки деятельности в одном из ЗАО Краснодарского края был выявлен вопиющий факт нарушения норм хранения и утилизации архивных документов. Главный бухгалтер вывез в подвальное помещение гаража все документы общества о текущей бухгалтерской отчетности, включая входящую и исходящую корреспонденцию, папку с протоколами Совета директоров, решениями общих собраний (за прошедший год). До этого данная документация хранилась дома у главного бухгалтера (!).
В конце января 2009 г. подвал затопило, и все находящиеся в нем документы ЗАО пришли в негодность: текст был размыт, информация стала нечитаемой. Поэтому главный бухгалтер выбросил документы, без составления каких-либо описей и подтверждения факта случившегося. Документы следовало хранить до сдачи в архив в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа , а в случае утраты или повреждения оригиналов документов - заверенные в установленном порядке копии с составленным актом. Этого сделано не было. В итоге общество было оштрафовано на 200 000 руб. (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ от 11.03.2010; постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А32-4676/2010 от 28.05.2010).
В.С. Туркина,
Секретарь-референт
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале
Чем чревато отсутствие первичных документов? Какие меры должна предпринять компания в случае утраты документов? По ряду причин компания может утратить первичные документы. Нужно ли их восстанавливать и как это сделать? Какие проблемы могут возникнуть у компании, если не предпринимать никаких мер по восстановлению утраченных документов?
Последствия утраты первичных документов
Отсутствие первичных учетных документов не только служит основанием для отказа в признании осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, но и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. За грубое нарушение правил учета
(к которому относится отсутствие первичных документов), не повлекшее занижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции (п.1-п.3 ст.120 НК РФ).
За отсутствие первичных учетных документов должностные лица компании могут быть привлечены к административной ответственности (ст.15.11 КоАП РФ).
Кроме того, налоговики могут истребовать документы как в рамках проведения выездной, так и камеральной проверках и оштрафовать по ст.126 НК РФ.
Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Если компания не сможет документально подтвердить произведенные расходы, то налоговики могут доначислить налог на прибыль, снять вычеты по НДС, оштрафовать компанию и начислить пени.
При этом судами не принимаются доводы налогоплательщика о том, что в случае утраты первичной документации размер вычетов по НДС может быть установлен на основании иных (кроме счетов-фактур) документов, в частности, налоговых деклараций по НДС, выписок о движении денежных средств по расчетному счету и дополнительных листов к книгам покупок.
НАПРИМЕР
В одном из дел налоговики доначислили компании 12,7 млн рублей НДС вследствие необоснованного применения вычетов по НДС по утраченным счетам-фактурам. Компания не смогла документально подтвердить хищение запрашиваемой налоговиками документации.
При указанных обстоятельствах, с учетом того, что компанией не были предприняты меры по восстановлению утраченных документов, суды пришли к выводу об отсутствии у компании права на применение налоговых вычетов по НДС по утраченным и не восстановленным счетам-фактурам (Постановление АС Волго-Вятского округа от 30.01.2017 г. №А11-10636/2015). Данный вывод согласуется с правовой позицией Президиума ВАС РФ, сформулированной в постановлении от 09.03.2011 г. №14473/10 и определении ВС РФ от 23.03.2017 г. №305-КГ16-21304.
Если компания не представила доказательств, свидетельствующих об отсутствии у нее возможности в силу объективных причин своевременно представить утраченные первичные документы, то налоговики вправе определить налог на прибыль расчетным методом (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 27.10.2016 г. №А45-16029/2015).
Однако компанию нельзя привлечь к налоговой ответственности по ст.126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она сможет документально подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам (Постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 г. №Ф05-2554/2013).
Что делать в случае утраты документов
Порядок восстановления утраченных документов прописан в п.6.8 «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. №105.
Шаг 1. Составить перечень утраченных документов, которые необходимо восстановить.
Сразу отметим, что восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.
Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов - не менее пяти лет. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее по тексту - Перечень).
При применении Перечня следует учитывать, что установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) - не менее 5 лет.
Отдельные сроки хранения установлены для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов), - не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст.24 НК РФ).
Шаг 2. Назначить приказом руководителя компании комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Шаг 3. Собрать справки, подтверждающие факт утраты документов.
Например, если документы утрачены вследствие:
- пожара, урагана, наводнения или иных катаклизмов (например, в результате падения метеорита в г.Челябинске) – справка МЧС либо Гидрометцентра РФ;
- хищения – справка МВД РФ;
- коммунальной аварии (например, затоп) – справка ЖЭО.
Шаг 4. Оформить результаты работы комиссии.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Форма акта - произвольная.
Шаг 5. Восстановление утраченных документов.
Как показывает судебная практика, компания может подтвердить заявленные расходы восстановленными копиями документов. Способ же восстановления документов компания определяет сама, исходя из применяемых способов бухгалтерского учета (например, распечатывает из программы перечень недостающих документов в разрезе их непосредственных кураторов).
Сам порядок оформления копий документов регламентирован пп.23,25 п.3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ».
Это первый вопрос, который возникает в такой ситуации. Ведь, как известно, и налоговое, и бухгалтерское законодательство вменяет в обязанность организации обеспечить сохранность первичных документов.
Так, в налоговом законодательстве срок хранения документов определен в четыре года, а в бухгалтерском - пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ , ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Если первичные документы утрачены, какая ответственность может грозить строительной компании и ее должностным лицам? Давайте разбираться.
Ответственность организации - юридического лица
Начнем с того, что законодательство предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о статье 120 Налогового кодекса РФ. Таким нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.
Руководствуясь этой статьей, налоговики в случае отсутствия первичных документов требуют от организации заплатить штраф в размере 5000 руб.
А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Кроме того, налоговики могут оштрафовать компанию и по статье 126 Налогового кодекса РФ - по 50 руб. за каждый непредставленный по требованию инспекции документ.
Ответственность должностных лиц
За утрату бухгалтерских документов может быть наказана не только организация, но и ее должностные лица - директор и главный бухгалтер.
Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания должностных лиц установлен штраф в размере от 2000 до 3000 руб.
Привлечь к ответственности в виде наложения штрафа может только суд.
Вину должны доказывать инспекторы
Когда налоговики хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым организация не представила запрашиваемые бумаги.
Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать фирмы в случаях, когда бухгалтерские документы были утрачены не по ее вине.
При этом обязанность по доказыванию вины организации лежит на налоговиках (п. 6 ст. 108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц компании в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит.
Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств (затопления, пожара и т. п.). Чтобы оштрафовать организацию, налоговики должны будут доказать, что она не приняла соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс, который к тому же проверяющим нужно тщательным образом документировать.
Что поможет защититься
Защититься организации помогут следующие аргументы.
Во-первых, можно предъявить в суде принятое в компании положение о документообороте, архивном деле.
Во-вторых, организация может подтвердить, что она предпринимала все необходимые меры по сохранности документов. Например, что помещения офиса были оборудованы пожарной сигнализацией, в них проводился ремонт, установлены металлические решетки на окнах и т. д.
Еще одним доказательством по принятию мер для сохранности документов послужит страховой полис, если до наступления чрезвычайного происшествия организация успела застраховать помещения, где хранились документы.
Решения арбитражных судей
В судебной практике есть случаи, когда рассматривались дела о документах, сгоревших во время пожара. Возьмем, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 января 2003 г. по делу № А05-7969/02-430/11 . Суд признал, что в подобной ситуации вина фирмы отсутствует, и отказал инспекции во взыскании штрафа.
К аналогичному выводу судьи пришли при рассмотрении дела, связанного с утратой документов во время весеннего паводка (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2003 г. по делу № А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).
Однако есть и отрицательный пример постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу № А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1 .
Правда, следует отметить: в данном случае суд взыскал с фирмы штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ, а не по статье 120 (то есть за неуплату налогов). Другими словами, фирма была оштрафована не за отсутствие бухгалтерских документов, а за долги перед бюджетом. Причем фирма не принимала никаких мер к восстановлению сгоревших бумаг.
Действия бухгалтера при утрате «первички»
Что же следует предпринять, если первичные документы утрачены?
Подготовка оправдательных документов
Наличие документов, подтверждающих факт несчастного случая, поможет организации избежать ответственности. Например, в случае пожара - это справка из органа противопожарной службы, в случае затопления - справка из жилищной конторы, обслуживающей организацию. Если речь идет о каком-то стихийном бедствии, это может быть документ, выданный территориальным управлением МЧС России.
Если же документы были украдены - справка местного органа внутренних дел (если виновные не установлены - копия постановления о приостановлении уголовного дела).
Принятие мер для восстановления утраченных бумаг
То, как это сделать, определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждены
С 1 января 2013 года вступил в силу новый закон «О бухгалтерском учете», который регламентирует правила хранения бухгалтерских документов. Однако это лишь верхушка айсберга. Для того чтобы правильно определить порядок и сроки хранения финансовой документации, важно также учитывать требования архивного и налогового законодательства, а также возможные санкции КоАП, наступающие в результате несоблюдения правил хранения и уничтожения документов.
Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов
При определении порядка хранения документов должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права, поскольку управление бухгалтерскими документами связано как с налоговым законодательством, так и частными положениями архивного закона Российской Федерации. Среди основных нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить:
Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105.
Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002 г.;
Федеральный закон от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.
Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения. Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.
Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн» , который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень от 25 августа 2010 г.
Не стоит забывать о том, что с 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, однако эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (см. ст. 29). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, содержится аналогичное требование.
В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет . Это относится к документами, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение и несением дохода, уплата (удержание) налогов. Данная норма должна быть соблюдена индивидуальными предпринимателями , применяющими упрощенную систему налогообложения, если другие сроки хранения документов не предусмотрены российским законодательством.
Юридические лица (открытые и закрытые акционерные общества) должны обеспечить сохранность документов, которые образуются в их деятельности, согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденному постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. N 03-33/пс. Для обществ с ограниченной ответственностью такое требование установлено Федеральным законом от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях. Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», к архивным документам относятся все документов безотносительно к виду носителя (см. ст. 5). Таким образом, архивный сотрудник (или бухгалтер) обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов .
Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов.
Способы хранения бухгалтерских документов
Для того чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива. Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов - в своем архиве или на территории специализированно архивной компании.
Организация собственного архива
В том случае если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то согласно законодательству под архив необходимо выделить отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), а также системами безопасности и климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.
Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:
Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В обратном случае важнейшие документы организации рискуют выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.
В целях предотвращения рисков несанкционированного доступа на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах, на входе можно установить металлическую дверь.
Номенклатура дел - это то, что позволит сэкономить сотрудникам организации время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел, которая представляет собой систематизированный перечень дел, должна храниться непосредственно в архиве организации.
Внимание! Не допускается выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан, если на то есть разрешение главного бухгалтера.
Внеофисное хранение бухгалтерских документов
Сегодня на рынке архивных услуг представлен сервис внеофисного хранения документов, при котором функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании. В отличие от собственного архива, который, как правило, находится в запущенном состоянии, профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием с соблюдением всех требований архивного законодательства.
К внеофисному хранению документов обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием ( площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). Но, пожалуй, главное преимущество, которое делает внеофисное хранение более предпочтительным для самого бухгалтера, - это снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (поиск, копирование и т.п.) специалистам архивной компании.
Выбор способа хранения бухгалтерских документов во многом определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.
Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов
Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки или визита налоговой инспекции организация понесет ответственность за его отсутствие. В первую очередь, вина ляжет на руководителя организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с ним также разделит .
Ответственность за невыполнение требований к хранению бухгалтерских документов может быть как административной, так и налоговой. Административный штраф в размере от 300 до 500 руб. может быть назначен за несоблюдение архивных требований (см. ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях), а за грубое нарушение правил бухгалтерского учета, если по причине отсутствия документов в конечном итоге было искажено содержание бухгалтерской отчетности, предусмотрено наложение штрафа на должностных лиц от 2000 до 3000 руб. (см. ст. 15.11 КоАП).
В ситуациях, когда бухгалтерскиедокументы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийные бедствия) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), в обоих случаях данный факт должен быть подтвержден сотрудниками правоохранительных органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора.
Самой дорогой потерей для организации может стать утрата первичных учетных документов . Согласно ст. 120 Налогового кодекса РФ, отсутствие первичных документов признается грубым нарушениям правил учета доходов и расходов. К ним относятся отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета и систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105, по факту утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты.
Налоговый кодекс предусматривает ответственность главного бухгалтера за сохранность первичных документов. Именно он принимает решение о выдаче документов сотрудникам других структурных подразделений организации. В случае утраты первичных документов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учета минимальный штраф составит 5000 руб., сумма максимального может достигать 150 000 руб.
Уничтожение бухгалтерских документов
Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.
Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.
При ликвидации компании (негосударственной организации) необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Следует отметить, что, если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу - только после подписания руководителем.
После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке. В акте должны присутствовать все реквизиты, признанные обязательными Федеральным законом от 08.08.2001 г. N 129 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Общая процедура уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.
Внимание! Документы могут быть уничтожены только при условии проведения за указанный период инвентаризации. В том случае если период не был обревизован, проводить уничтожение нельзя. При этом началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.
Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов, целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение. Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут составлены согласно требованиям архивного законодательства.
Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения, равно как и их утрата, влечет административную ответственность. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции в виде предупреждения или наложения административного штрафа.
